Воркшоп: как организовать ивент онлайн
В. В. Альвили, В. В. Малардырова
Северо-Восточный федеральный университет имени М. К. Амосова
Российская Федерация, 677000, Республика Саха (Якутия),
г. Якутск, ул. Белинского, д. 58
E-mail: alvilivera@mail.ru
В данной статье описывается технология проведения онлайн-воркшопа на примере проекта «Мир внутри». Были выявлены особенности проведения такого ивента, а также проведена оценка эффективности данного мероприятия. В результате были сформированы рекомендации будущим организаторам онлайн-воркшопа.
Ключевые слова: связи с общественностью, ивент, воркшоп, мастер-класс, социальный проект, ментальное здоровье.
WORKSHOP: HOW TO ORGANIZE AN ONLINE EVENT
V. V. Alvili, V. V. Malardyrova
M. K. Ammosov North-Eastern Federal University
58, Belinsky Str., Yakutsk, 677000,
Republic of Sakha (Yakutia), Russian Federation
E-mail: alvilivera@mail.ru
This article describes the technology of conducting an online workshop on the example of the project “The World Within”. The features of holding such an event were identified, and an assessment of the effectiveness of this event was carried out. As a result, recommendations were formed for future organizers of the online workshop.
Keywords: public relations, event, workshop, master class, social project, mental health.
Event-индустрия на протяжении нескольких лет считается одной
из самых прибыльных и быстрорастущих сфер деятельности в мире. С помощью мероприятий компании могут выполнить огромное количество
задач – от информирования целевой аудитории о новом товаре или виде услуг, до формирования практических навыков у общественности и решения социальных проблем. Современные интернет-технологии позволяют ещё больше расширить спектр возможностей, которые открываются перед PR-специалистом в сфере организации мероприятий [2].
В связи с этим возникает потребность в разработке инструкции
и рекомендаций по проведению различных ивентов, что облегчит работу организаторам мероприятий, а также поможет развитию событийного маркетинга и трансформации ивент-индустрии.
Одним из современных и мало изученных форматов ивента является воркшоп. В переводе с английского языка, workshop – коллектив, группа работников, созданная для дискуссии по какой-либо теме или для ее разработки [3].
Основная теоретическая база и методика проведения воркшопа берёт истоки из педагогики, так как данный формат мероприятия по своей сущности относится к обучающим мероприятиям. Воркшоп определятся как интенсивное учебное мероприятие, на котором участники учатся прежде всего благодаря собственной активной работе. В центре внимания находится самостоятельное обучение участников и интенсивное групповое взаимодействие. Акцент делается на получении динамического знания. При этом участники сами определяют цели обучения [4].
По своей методике проведения воркшоп имеет сходства с другим форматом мероприятия – мастер-классом. Мастер-класс – это эффективная форма передачи знаний и умений, обмена опытом обучения и воспитания, центральным звеном которой является демонстрация оригинальных методов освоения определённого содержания при активной роли всех участников занятия [5].
Основное отличие заключается в том, что в большинстве случаев мастер-класс – единовременная акция, а воркшоп может иметь продолжительность в несколько дней, как обучающие курсы. Воркшоп сочетает в себе черты семинара, тренинга и группового консультирования [1, с. 3].
Традиционно воркшопы проводятся в оффлайн-формате, потому что они подразумевают получение практических навыков «здесь и сейчас». Однако, современные реалии диктуют нам свои условия и с учётом того, что новые технологии позволяют нам расширить круг возможностей
в проведении ивентов, возникает вопрос – возможно ли провести воркшоп в онлайн-среде?
Во время реализации проекта «Мир внутри» было доказано, что такой формат мероприятия успешно справился с поставленными целями проекта, а также имеет большой потенциал в дальнейшем развитии.
«Мир внутри» является социальным, некоммерческим проектом, который был реализован в ноябре 2021 года при поддержке ГБУ Республики Саха (Якутия) «Центр социально-психологической поддержки семьи и молодежи». Целью данного проекта было информирование широкого круга лиц о психологической помощи, доступной в г. Якутске и Республике
в целом, избавление общества от стигматизации понятия «психологическая помощь», «обращение к психологу».
Задачи проекта «Мир внутри»:
1. Разработка мероприятия, определение основных этапов и выбор наиболее эффективных средств коммуникаций;
2. Рекламное и PR-сопровождение в социальных медиа, мониторинг общественного мнения о своей работе;
3. Формирование устойчивого представления целевой аудитории
о психологической помощи в Республике Саха (Якутия), в целом, и в городе Якутске, в частности;
4. Создание максимально возможных благоприятных условий, обеспечивающих комфортное пребывание участников на мероприятии;
5. Продвижение благоприятного имиджа профессии «психолог»;
6. Развитие и поддержание у целевой аудитории знаний о необходимости коррекции эмоционального состояния с помощью специалистов Центра.
Определение концепции данного мероприятия началось с личной заинтересованности сферой психологической поддержки, Далее, мы провели исследования (анкетированный опрос, коммуникационный аудит, информационный аудит, SWOT-анализ), которые показали, что в Республике
Саха (Якутия) наблюдается тенденция повышения заинтересованности сферой психологической помощи, однако большое количество респондентов по прежнему показывают недоверие к психологам ввиду негативного окраса понятия «психологическая помощь», неудачного прошлого опыта или высоких цен на услуги психологов.
Первичной целевой аудиторией для нашего проекта безусловно являются специалисты по психологии, заинтересованные в данной сфере люди (потенциальные спикеры). Вторичной же аудиторией являются жители
г. Якутска и Республики Саха (Якутия), заинтересованные улучшением своего психоэмоционального состояния и в приобретении новых знаний
о сфере психологических услуг.
После проведения исследований и описание портрета целевой аудитории, мы сформулировали гипотезу проекта – “Общественность получит новые знания о том, где и как можно получить психологическую помощь, а также некоторые практические навыки расслабления и де-стресса, если провести воркшоп с участием психологов и других спикеров”.
Исходя из полученной теоретической базы, готовой концепции мероприятия и обоснования проблемной ситуации, мы начали поиск партнёров, спонсоров, спикеров и СМИ, с которыми мы в дальнейшем сотрудничали. На данном этапе мы изменили оффлайн-формат мероприятия на онлайн,
в связи с ограничениями на проведение массовых мероприятий.
Сформировав рабочую команду и утвердив список людей, причастных к реализации проекта, мы приступили к коммуникациям с целевой аудиторией. Рекламное и PR-сопровождение было осуществлено в Instagram-аккаунте мероприятия, также были проведены рекламные рассылки в мессенджере WhatsApp среди целевой аудитории.
После проведения рекламной и PR-кампании мы собрали предполагаемое количество заявок от участников. В день проведения мероприятия всё прошло по написанному заранее сценарию, без технических неполадок.
Далее для оценки эффективности мы провели опрос среди участников нашего мероприятия. Результаты были следующие:
– 94,4 % респондентов изменили своё мнение об обращении к психологу;
– 83,3 % респондентов изменили в положительную сторону своё мнение о необходимости своевременного уделения внимания ментальному здоровью;
– 72,2 % респондентов оценили свою удовлетворённость организацией и форматом мероприятия (воркшоп) на 5 из 5 баллов;
– 100 % респондентов обратятся за советом к психологу при необходимости.
Таким образом, мы доказали, что проведение онлайн-воркшопа является эффективным методом в достижении различных целей PR. Этапы подготовки к проведению онлайн-воркшопа можно свести к следующим пунктам:
1. Подготовка теоретической базы (проведение исследований по выбранной теме, описание портрета целевой аудитории, формирование гипотезы, концепции, цели и задач, написание необходимой документации).
2. Поиск ресурсов (выбор и переговоры с рабочей командой, партнёрами, спонсорами, спикерами, СМИ, поиск и выбор каналов коммуникации, площадки мероприятия).
3. Коммуникационная компания (разработка фирменного стиля, воздействие на целевую аудиторию через выбранные вами каналы).
4. Проведение воркшопа (координация участников мероприятия, спикеров, спонсоров и организаторов во время и после ивента).
5. Оценка эффективности (сбор и анализ данных, определение уровня выполнения цели и задачи проекта, рефлексия).
Некоторые рекомендации для тех, кто в будущем планирует организовать онлайн-воркшоп:
– тщательный отбор рабочей команды облегчит вам процесс подготовки, так как сплочённый коллектив всегда будет работать продуктивнее, чем какой-либо другой:
– отработанный механизм взаимодействия со СМИ поможет вам привлечь больше внимания и новых участников к мероприятию;
– заранее проверенное техническое обеспечение позволит вам избежать ошибок в день проведения мероприятия;
– сохранение дружественного, позитивного настроя в коллективе
и в работе с другими людьми поможет вам не выгореть и довести работу до конца.
Библиографические ссылки
1. Абросимова Н. В. Воркшоп (Workshop) : методика подготовки и проведения / Департамент культуры Ярославской области ; Ярославская областная универсальная научная библиотека имени Н. А. Некрасова ; сост. Н.В. Абросимова. Ярославль, 2012. 14 с.
2. Карпова М. К., Куренева А. А. Организация специальных мероприятий в онлайн-формате: возможности социального взаимодействия // Наука. Общество. Государство. 2020. № 4 (32). [Электронный ресурс].
URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-spetsialnyh-meropriyatiy-v-onlayn-formate-vozmozhnosti-sotsialnogo-vzaimodeystviya (дата обращения: 05.04.2022).
3. Комлев, Н. Г. Словарь иностранных слов : [Более 4500 слов и выражений]. М. : ЭКСМО, 2006. 669 с.
4. Крайнова Ю. Н. Современные технологии: метод workshop // Проблемы и перспективы развития образования в России. 2012. № 13. [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-tehnologii-metod-workshop (дата обращения: 05.04.2022).
5. Санникова Т. И. Технология проведения мастер-класса // Наука и современность. 2014. № 29 [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/ article/n/tehnologiya-provedeniya-master-klassa (дата обращения: 05.04.2022).
References
1. Abrosimova N. V. Vorkshop (Workshop) : metodika podgotovki i provedeniia / Departament kultury Iaroslavskoi oblasti, GAUK IaO «Iaroslav-skaia oblastnaia universalnaia nauchnaia biblioteka imeni N. A. Nekrasova», sost. N.V. Abrosimova. Iaroslavl, 2012. 14 s.
2. Karpova M. K., Kureneva A.A. Organizatsiia spetsialnykh meropriiatii v onlain-formate: vozmozhnosti sotsialnogo vzaimodeistviia // Nauka. Obshchestvo. Gosudarstvo. 2020. № 4 (32). [Elektronnyi resurs] URL: https:// cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-spetsialnyh-meropriyatiy-v-onlayn-for-
mate-vozmozhnosti-sotsialnogo-vzaimodeystviya (data obrashcheniia: 05.04.2022).
3. Komlev, N. G. Slovar inostrannykh slov : [Bolee 4500 slov i vyrazhenii]. M. : EKSMO, 2006. 669 s.
4. Krainova Iu. N. Sovremennye tekhnologii: metod workshop // Problemy i perspektivy razvitiia obrazovaniia v Rossii. 2012. №13. [Elektronnyi resurs] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-tehnologii-metod-workshop (data obrashcheniia: 05.04.2022).
5. Sannikova T. I. Tekhnologiia provedeniia master-klassa // Nauka i sovremennost. 2014. № 29 [Elektronnyi resurs] URL: https://cyberleninka.ru/ article/n/tehnologiya-provedeniya-master-klassa (data obrashcheniia: 05.04.2022).
© Альвили В. В., Малардырова В. В., 2022
УДК 60.8