Планирование проведения совещаний.
1. Подготовка совещания. Начинается с определения целесообразности его проведения.
На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Итак, решения о целесообразности проведения совещания принято. Следующий элемент - определение повестки дня. Здесь необходимо определить:
- содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания.
- кто и какую подготовительную работу должен вести
Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников.
Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса.
Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.
Назначение дня и времени проведения совещания. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг. Совещания лучше проводить во второй половине дня, т.к. из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течении рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый- с 11 до 12 ч и второй- между 16 и 18 ч.
Подготовка участников совещания. Менеджер - организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимым материалом.
2. Проведение совещания. Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 мин.
В случае, если совещание продолжается 2ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение.
Регламент - порядок ведения заседания, собрания, совещания.
Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения.
3. Подведение итогов и принятие решения. Обычно решение на деловом совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности.
Решения могут вырабатываться двумя способами:
- специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования.
- председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.
4. Контроль, за выполнением решения. Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.
Контрольное задание: Составьте список факторов, которые, по Вашему мнению, оказывают наиболее существенное влияние на успех деловой беседы (не менее 5 пунктов).