Правила ведения деловых бесед и производственных совещаний
Одной из важнейших форм управленческой деятельности являются деловые встречи.
Беседы.
Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От умелого ведения таких бесед часто зависит коммерческий успех предприятия.
Правила построения деловой беседы.
Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:
- Беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки.
- Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.
Любая деловая беседа состоит из трех этапов:
Первый этап - подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана, установление времени и выбор места, где будет проходить беседа.
Второй этап - ознакомительный. В течении этого этапа преодолевается психологический барьер у устанавливается атмосфера доверия.
Третий этап - основной состоит из 3 частей: вводная, основная, заключительная.
Тон беседы должен быть дружелюбно-деловым. Такой тон быстро создает атмосферу взаимного доверия.
Неизменным условием является пунктуальность. Она укрепляет атмосферу.
Подготовка к беседе. Если на беседу вы пришли впервые, то необходимо, войдя, назвать себя. Встретив посетителя, нужно встать из-за стола и пригласить собеседника сесть напротив. Перед началом беседы с незнакомым человеком рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы.
Беседа. Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию и почему именно так, а не иначе. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые могут помочь раскрыть мысли собеседника и как итог - правильно определить его точку зрения.
Непременным должно быть правило: первое слово за вашим собеседником, знаком он вам или нет.
Беседа может иметь сценарий, т.е. строиться по заранее подготовленным вопросам.
После соблюдения перечисленных требований можно убедительно и подробно высказать свою точку зрения.
В процессе беседы надо последовательно проводить основную мысль. Нужно научиться: слушать подтекст, не поддаваться на мысль, что именно собеседник заблуждается, выбирать правильные моменты для замечаний.
Окончание беседы. Как только точка зрения собеседника становится ясной и свою вы так же высказали, можно беседу завершать. Все вопросы согласованы, решения сформулированы, регламент беседы выполнен. Можно прощаться.
Совещание.
Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:
- сбор и переработка информации.
- координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников.
- принятие решения.
На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения.
Классификация деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:
По назначению:
- вырабатывающие и принимающие решения.
- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений.
- подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям.
- оперативные.
По периодичности:
- разовые.
- регулярные.
- периодические.
По количеству участников:
- узкий состав.
- расширенные.
- представительные.
По степени стабильности состава участников совещания:
- с фиксированным составом.
- с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания.
- комбинированные
По принадлежности:
· - общественных организаций.
· - административные.
· - научные и научно-технические.
· - объединенные.