Понедельный график выполнения работ
В каждой строчке таблицы записываются все планируемые на эту неделю мероприятия. Допустим на неделю с первого по седьмое в:
-понедельник вся проектная команда определяется, с тем, какие ч/с могут быть спонсорами;
-среду Петрова Маша и Андреев Кирилл договариваются с этими спонсорами о встрече и встречаются с ними;
-субботу вся проектная команда встречается для разработки акции в детском доме.
После ее заполнения, вы сразу можете увидеть, равномерно ли распределены мероприятия. Может случиться так, что на одну из недель приходится в 2 или 3 раза больше работы, чем в остальные. Тогда есть смысл по-другому спланировать именно время выполнения этих работ. Причем, объем работ остается тот же, вы только перераспределяете их. В этом случае вы можете избежать ненужных перегрузок, и тем более, — практически неизбежных сбоев, которые происходят, когда в течение одной недели вам приходится выполнять намеченные дела в ущерб всем остальным.
Таким образом, составление графика позволяет вам, оптимально распределить время, как самый ценный резерв, который в отличие от других никогда и ни при каких обстоятельствах не восстанавливается. Такое распределение времени ‑ залог успешной реализации намеченного плана.
Шаг № 8
Определение обязанностей в группе и их распределение.
Содержание каждой обязанности следует описать ясно и четко, чтобы каждому были понятны требуемые от него действия.
Если один человек в проектной команде разрабатывает план работы,
ищет спонсоров, ведет переговоры с администрацией города или
района, проводит опросы, является ответственным за все мероприятия,
то вероятнее всего он сделает не всю свою работу или сделает
её не качественно. А кому это надо? Поэтому и существует разделение
труда, в том числе и в проектной деятельности. Необходимо будет
понять, кто и чем будет заниматься в силу своих возможностей
и способностей. Конечно, для того, чтобы разделять обязанности
команде, прежде нужна сама команда.
Шаг № 9
Составление бюджета проекта.
Требования к бюджету: реалистичность и экономичность, обоснованность затрат по проекту, наличие софинансированности, эффективность с точки зрения соотношения предполагаемых результатов и стоимости проекта.