Правила приема-передачи документов в архив организации

Дата: 2025-06-15; Просмотры: 11

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила приема-передачи документов в архив ООО «ОЛИМП» (далее — Правила) определяют порядок организации, оформления и проведения передачи архивных документов структурными подразделениями ООО «ОЛИМП» (далее — Общество), и приема их на хранение Службой делопроизводства Общества.

1.2. Настоящие Правила подлежат применению в центральном офисе Общества.

1.3. Порядок подготовки к передаче на хранение, установленный для специальных систем документации в нормативных, методических документах Российской Федерации, локальных нормативных актах Общества, является приоритетным для этих систем документации, если они противоречат положениям настоящих Правил.

1.4. Настоящие Правила составлены на основании следующих нормативных и методических документов:

— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526);

— локальные нормативные акты Общества.

1.5. Настоящие Правила обязательны для исполнения всеми работниками Общества.

1.6. Методические руководство и контроль за соблюдением настоящих Правил осуществляются Службой делопроизводства Общества.

1.7. Ответственность за соблюдение настоящих Правил в структурных подразделениях Общества возлагается на их руководителей, которые определяют работников подразделений, ответственных за делопроизводство, а также работников, их замещающих в случае кратковременного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).

1.8. Работник, ответственный за хранение документов Общества, несет дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за выполнение возложенных на него функций по обеспечению приема документов в архив Общества для хранения.

1.9. Настоящие Правила утверждаются генеральным директором Общества. Внесение изменений в Правила, их дополнение и отмена осуществляются приказом генерального директора Общества.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

3.1. В архив Общества передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Дела передаются в архив не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве.

3.2. Работники структурных подразделений Общества передают дела на бумажном носителе на архивное хранение в упорядоченном виде: разделенными на тома (в одном томе не более 250 листов документов), с указанием индекса дела, заголовка дела по номенклатуре дел, крайних дат каждого тома.

3.3. Электронные дела постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Общества записанными на компакт-диски, при этом каждое дело передается в двух экземплярах (на двух дисках): основном и рабочем.

4. ГРАФИК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ

4.1. Передача дел в архив Общества осуществляется по графику. График передачи документов ежегодно не позднее 1 февраля составляется работником, ответственным за хранение документов, согласовывается с Руководством Общества и утверждается генеральным директором Общества.

4.2. График передачи документов в архив обязателен для соблюдения всеми работниками Общества. Прием документов в архив вне графика не допускается.

4.3. В случае, если структурное подразделение Общества по уважительным причинам пропустило срок передачи документов в архив, он может быть перенесен на другое время только по согласованию с работником, ответственным за хранение документов Общества, при наличии свободного времени.

5. ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ

5.1. Передача документов в архив Общества оформляется Описью дел и документов, передаваемых на архивное хранение (Приложение 1). Электронные документы помещаются в опись наряду с документами на бумажных носителях с проставлением соответствующей отметки в графе «Примечание».

5.2. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение, составляется работниками структурного подразделения Общества, передающего документы в архив. при передаче в архив документов за несколько лет допускается составление одной описи, при этом в заголовке описи указываются крайние годы передаваемых документов, например:

5.3. При передаче в архив документов за несколько лет заголовки дел в описи группируются по годам.

5.4. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение, заполняется по следующим правилам:

5.4.1. В графе 1 описи указывается порядковый номер заголовка передаваемого дела.

5.4.2. В графе 2 указывается индекс дела по номенклатуре дел Общества. При отсутствии номенклатуры дел на год, за который передаются документы, графа 2 не заполняется.

5.4.3. В графе 3 указывается заголовок дела, передаваемого в архив. Заголовок дела должен полностью соответствовать номенклатуре дел Общества за соответствующий год (например, заголовки документов за 2018 год указываются по номенклатуре дел 2018 года). При отсутствии номенклатуры дел на год, за который передаются документы, заголовок дела формулируется так, чтобы максимально полно отражать состав документов дела.

5.4.4. Если в архив передается несколько томов дела, то заголовок каждого тома дополняется порядковым номером тома. При внесении в опись первого тома после номера тома указывается общее количество томов дела, а при внесении в опись последнего тома добавляется слово «последний», например:

Приказы генерального директора Общества по основной деятельности, т. 1 из 3

Приказы генерального директора Общества по основной деятельности, т. 3 (последний)

5.4.5. В графе 4 проставляются крайние даты (самого раннего и самого позднего) документов в каждой единице хранения (томе, компакт-диске), внесенной в опись.

5.4.6. В графе 5 проставляются отметки о том, что дело представлено в копиях, о том, что дело электронное, гибридное и т.д., а при приеме-передаче документов — отметка о наличии дела.

5.5. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится в структурном подразделении, 2-й — в архиве Общества.

6. ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

6.1. На основании Описи дел и документов, передаваемых на архивное хранение, работник, ответственный за хранение документов Общества, проводит предварительный осмотр дел, подготовленных для передачи в архив. Неупорядоченные дела и некорректно оформленные описи передаются работникам структурных подразделений для правок. Предварительный осмотр дел проводится в структурном подразделении Общества, передающем документы.

6.2. Прием дел в архив Общества проводится работником, ответственным за хранение документов, в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи отметок о наличии каждого дела. в конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи работника, ответственного за хранение документов, и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

6.3. Дела и два экземпляра Описи дел и документов, передаваемых на архивное хранение, доставляются в архив сотрудниками структурного подразделения Общества. Вместе с делами в архив передаются учетные формы, журналы регистрации документов, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала) или базы данных включается в опись.

6.4. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.

6.5. После приема-передачи дел опись регистрируется работником, ответственным за хранение документов Общества. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на каждом экземпляре описи.

Приложение 1 к п. 5.1.

Форма описи дел и документов, передаваемых на архивное хранение

СОГЛАСОВАНО:

…

С ПРАВИЛАМИ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

…