Тайм-менеджмент. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач
Практическое занятие № 12
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. САМОМОТИВАЦИЯ КАК ЭФФЕКТИВНОЕ РЕШЕНИЕ БОЛЬШИХ ТРУДОЕМКИХ ЗАДАЧ
Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Но как стимулировать себя к действию.
Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.
Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.
Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации (склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам), вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.
Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.
Решение крупных, сложных задач
Если задача крупная, сложная и у нее нет жесткого срока исполнения, то очень сложно заставить себя ее решать. Такие задачи в терминологии тайм-менеджмента называются «слонами».
«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.
«Слонами» могут быть самые разнообразные задачи, стоящие перед нами, например:
- написать диссертацию;
- сделать ремонт в квартире;
- изучить иностранный язык;
- разработать бизнес-план развития предприятия на ближайшие пять лет;
- улучшить свою физическую форму;
- укрепить здоровье;
- написать книгу.
Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу, – привычка глобализировать, укрупнять проблемы. Очень часто в своем воображении мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, сами «раздуваем» нашего «слона» до невообразимых размеров, что в свою очередь приводит к возникновению страха перед решением такой проблемы.
Второй сложный момент при работе с крупными задачами – отдаленность результата во времени, когда нам сложно сразу увидеть конечный итог, даже сделав несколько шагов на пути к цели. Когда мы ставим перед собой задачу, например выучить иностранный язык, то не получим результат через день или неделю. Постепенно мотивация ослабевает, и нам становится все сложнее двигаться вперед, начинает казаться, что все наши усилия – это бег на месте: «Учу, учу, а свободно разговаривать на иностранном языке так и получается…» И тогда появляются страх и сомнение в решаемости и достижимости задачи.
Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были:
1. конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;
2. измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать
3. наизусть по десять иностранных слов»;
4. соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы; так, например, одному человеку будет по силам учить по пять иностранных слов в день, а другому – по 15 слов в неделю;
5. обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.
Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке.
Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д.
Такие «бифштексы» называются реальными.
Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык».
Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:
• иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);
• реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило.
Большую и крупную задачу можно решить и с помощью метода «швейцарского сыра». В этом случае мы работаем с частями, на которые разбиваем задачу, не в логическом, а в произвольном порядке: сегодня подбираем иллюстрации для диплома, завтра – пишем два наиболее простых и понятных абзаца в третью главу, послезавтра составляем список литературы и добавляем еще три страницы к четвертой главе… Постепенно от огромной задачи «Написание диплома» остается совсем маленький кусочек, который легко доделать. Нам остается только собрать все части вместе и – готово!
Важно отметить, что при использовании метода «швейцарского сыра» необходимо определять реальный размер каждого из кусочков решаемой задачи и устанавливать регулярность их исполнения (ежедневно или еженедельно).
Решение мелких неприятных задач
В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение подобных задач (например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т.д.) не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения.
Такие задачи в тайм-менеджменте принято называть «лягушками».
| «Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения. |
Главные признаки «дела-лягушки»:
1. его выполнение вызывает неприятные эмоции;
2. трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;
3. объективно (если отключить эмоции) оно несложное.
Лучший способ справиться с «лягушками» – каждый день с утра сделать одно маленькое неприятное дело.
Задание 1:
1. Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?
Задание 2:
1. Приведите пример своего «слона» и разбейте его на «бифштексы».
2. Приведите пример своих дел- «лягушек». «Съедайте» по одной в день. Запишите, сколько времени у Вас заняло выполнение этой задачи.