2.2. Правовые основания для предоставления доступа к архивным документам

Дата: 2025-06-15; Просмотры: 1

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Приложение

к приказу ММБУ «УОДОМС

города Мурманска»

от 26.06.2018 г. № 26

Порядок

обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива

1. Общие положения

1.1. Порядок обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива (далее – Порядок) устанавливает порядок и стандарт обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела (далее – Архив) Мурманского муниципального бюджетного учреждения «Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска» (далее – Учреждение).

1.2. Заявителями на предоставление доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним являются юридические и физические лица (далее – Заявители).

1.3. Информирование и консультирование о порядке обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним осуществляется Архивом.

1.3.1. Сведения о местонахождении и графике работы Архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Учреждения в сети Интернет (http://www.uodoms.ru).

1.3.2. Информация предоставляется по следующим вопросам:

- наличие в Архиве интересующих Заявителей документов;

- порядок составления и оформления запросов;

- перечень документов, необходимых для обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним;

- сроки рассмотрения и исполнения запросов.

1.3.3. При ответах на телефонные звонки и письменные обращения сотрудники Архива подробно, со ссылкой на соответствующие нормативно-правовые акты, информируют Заявителей о перечне документов, необходимых для обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним.

1.3.4. По письменному обращению Заявителя информация о порядке обеспечения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним излагается в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, инициалов и номера телефона исполнителя и направляется простым почтовым отправлением в адрес Заявителя в срок до семи дней со дня регистрации обращения.

1.3.5. При информировании по обращению, направленному по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя в срок, не превышающий трех дней со дня регистрации обращения.

1.4. Конечным результатом работы с обращением является:

- получение Заявителем доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива;

- получение Заявителем информационного письма об отказе в предоставлении доступа к архивным документам (далее – Информационное письмо).

2.1. Срок подготовки ответа на обращение

2.1.1. Срок подготовки ответа на обращение Заявителя составляет не более трех дней со дня регистрации для запроса о предоставлении доступа к архивным документам.

2.1.2. Обращения, поступившие от органов государственной власти, органов местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством Российской Федерации сроки или в сроки, согласованные с Заявителем.

2.2. Правовые основания для предоставления доступа к архивным документам

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[1];

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[2];

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3];

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059[4]);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный номер 10291[5]);

- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 01.11.2017, регистрационный номер 48765);

- Закон Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»[6];

- Закон Мурманской области от 18.11.1996 № 39-02-ЗМО «Об информационном обеспечении органов государственной власти Мурманской области»[7];

- Устав Мурманского муниципального бюджетного учреждения «Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска», утвержденный постановлением администрации города Мурманска от 29.09.2011 № 1775.

2.3. Перечень документов, необходимых

для предоставления доступа к архивным документам

2.3.1. Для получения доступа к архивным документам Заявитель самостоятельно представляет в Архив личное заявление (приложение № 1) или письмо направившей его организации (далее – Запрос) о необходимости получения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале Архива, в котором должно быть указано фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. Пользователи, не достигшие совершеннолетия, допускаются для работы в читальном зале с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение порядка несовершеннолетним пользователем.

2.3.2. Запрос не подлежит исполнению в следующих случаях:

1) если Запрос Заявителя не содержит наименования юридического лица (для физических лиц – фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии); почтового адреса и/или электронного адреса Заявителя;

2) если в Запросе Заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

3) если Запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение руководителю Архива, о чем сообщается лицу, направившему Запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

4) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть представлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

5) если в Запросе обжалуется судебное решение;

6) если в Запросе содержится вопрос, на который Заявителю ранее неоднократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Архива вправе принять решение о безосновательности очередного Запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный Запрос и ранее направляемые Запросы направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший Запрос;

7) если в Запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Архив вправе оставить Запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

8) отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.4. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении доступа к архивным документам

Предоставление доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним осуществляется Архивом бесплатно.

2.5. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о доступе к архивным документам

Личное посещение Заявителем Архива при подаче Запроса о предоставлении доступа к архивным документам не требуется, Запросы принимаются по почте и по электронной почте. Информацию о результатах рассмотрения Запроса Заявитель также получит по почте. Если Заявитель желает подать Запрос лично, максимальный срок ожидания в очереди не должен превышать 15 минут.

2.6. Срок регистрации запроса Заявителя

Запрос Заявителя подлежит регистрации в течение трех рабочих дней с момента поступления в Архив.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения делопроизводственных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Общие положения

Порядок предоставления доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним включает в себя следующие делопроизводственные процедуры:

- прием и регистрация Запросов;

- рассмотрение Запросов руководителем Архива;

- предоставление доступа к архивным документам либо информирование Заявителей об отказе в предоставление доступа к архивным документам.

3.2. Прием и регистрация запросов

3.2.1. Основанием для начала исполнения делопроизводственной процедуры является поступление в адрес Архива по почтовому, электронному адресу Запроса, указанного в пункте 2.3. настоящего Порядка.

3.2.2. Сотрудник Архива, ответственный за делопроизводство, принимает Запросы, поступающие как в виде писем на бумажных носителях, так и по электронной почте.

3.2.2.1. Прием и первичная обработка Запросов, поступивших в виде писем на бумажных носителях, состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и вложенных в них документов и производится в день получения запроса.

3.2.2.2. Прием и первичная обработка Запросов, поступивших по электронной почте, состоит из:

- распечатки поступивших Запросов;

- проверки полноты информации, внесенной в Запрос.

Производится в день получения Запросов.

3.2.3. Сотрудник Архива, ответственный за делопроизводство, регистрирует поступившие Запросы в течение трех рабочих дней с момента поступления.

3.3. Рассмотрение Запросов руководителем Архива

3.3.1. Руководитель Архива рассматривает Запрос в течение одного рабочего дня со дня его регистрации. Результаты рассмотрения излагаются в резолюции. Резолюция проставляется на запросе и содержит:

- фамилию исполнителя;

- решение о предоставлении доступа к архивным документам (разрешение на работу Заявителя в читальном зале[8]) или об отказе в предоставлении доступа к архивным документам (указание о запросе дополнительных сведений или о составлении информационного письма о причинах отказа в предоставлении доступа к архивным документам);

- срок исполнения;

- подпись;

- дату.

3.3.2. Руководитель Архива передает Запрос с резолюцией сотруднику Архива, ответственному за делопроизводство в день рассмотрения Запроса.

3.4. Предоставление доступа к архивным документам

либо информирование Заявителей об отказе в предоставлении

доступа к архивным документам

3.4.1. Основанием для начала исполнения делопроизводственной процедуры является поступление сотруднику Архива, ответственному за предоставление доступа к архивным документам, от сотрудника Архива, ответственного за делопроизводство, зарегистрированного Запроса для исполнения.

3.4.2. Сотрудник Архива, ответственный за предоставление доступа к архивным документам, в соответствии с запросом, подбирает в архивохранилище документы согласно Запросу и передает в читальный зал.

Сроки выдачи документов не должны превышать трех рабочих дней со дня регистрации Запроса.

Описи дел, справочно-информационные и другие печатные издания, хранящиеся в читальном зале, выдаются Заявителю в день получения Запроса сотрудником Архива, ответственным за предоставление Муниципальной услуги.

3.4.3. Заявитель под расписку знакомится c Правилами работы с архивными документами в читальном зале.

3.4.4. Заявитель заполняет анкету (приложение № 2 к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику Архива, ответственному за предоставление доступа к архивным документам, для идентификации личности.