Структура деловой беседы
При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.
Деловая беседа - это устный контакт между деловыми партнерами, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивных подходов к их решению.
Главная задача деловой беседы - убедить собеседника принять конкретные предложения.
К числу важнейших функций деловой беседы относят:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
-совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Как форма общения деловая беседа подчиняется всем законам и правилам - психологическим и этическим межличностного общения. Вместе с тем у деловой беседы есть и свои особенности. Они касаются, прежде всего, структуры и типов деловой беседы.
Структура деловой беседы
1. Подготовка к деловой беседе.
Прежде чем вступить в контакт, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутой к собеседнику головой, несколько наклоненным вперед туловищем.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы.
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начать? С чего начать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые допускают ошибку, игнорируя начало беседы и переходя сразу к сути проблемы.
Нельзя!!!
А. Начинать с извинений или проявления признаков неуверенности: "Извините, если я помешал...", "Я бы хотел еще раз услышать...", "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать...", "Я не оратор...", "Я, конечно, не специалист..." и т.д.
Б. Начинать с проявления пренебрежения к собеседнику: "Давайте с вами быстренько рассмотрим...", "Я как раз случайно проходил мимо...", "Лично у меня на этот счет другое мнение..."
В. Вынуждать собеседника оправдываться, занимать оборонительную позицию и подыскивать контраргументы: "А что это вы тут устраиваете...".
4. Постановка проблемы и передача информации.
Информирование о деле, с которым вы пришли на встречу, должно быть предельно конкретным.
Излагая свою позицию, не следует бояться вопросов собеседников. Тогда у вас будет возможность узнать, что больше всего интересует оппонентов, что они сами знают о проблеме, чего боятся (опасаются) и куда будут пытаться вас склонить. Кроме того, на этом этапе деловой беседы и вы сами, получая информацию о мнении партнера по конкретному вопросу, должны активно его расспрашивать (информация не поступает к нам сама по себе, ее нужно "добывать" с помощью вопросов). Поэтому нужно знать, какие именно вопросы лучше всего использовать.
5. Аргументирование.
Наибольшее влияние на партнеров в деловой беседе оказывает аргументация (от лат. - суждение) - способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов. Она требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний, при этом ее результат во многом зависит от собеседника.
В аргументации, как правило, выделяют две основных конструкции:
- доказательная аргументация, с помощью которой можно что-то доказать собеседнику;
- контраргументация, с помощью, которой можно опровергнуть убеждения собеседника.
6. Парирование замечаний собеседника.
Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет вашу аргументацию и все обдумывает. Считают, что собеседник без замечаний - это человек без собственного мнения. Именно поэтому замечания и доводы собеседника не следует рассматривать как препятствия в ходе беседы. Они облегчают беседу, так как дают нам возможность понять, в чем еще нужно убедить собеседника и что вообще он думает.
Как высказать замечания собеседнику?
· Тон ответа должен быть спокойным и дружеским, даже если замечания носят язвительный или иронический характер. Раздражительный тон существенно затруднит задачу по убеждению вашего собеседника.
· К позиции и мнению собеседника следует относиться с уважением, даже если они ошибочны и для вас неприемлемы. Ничто так не затрудняет беседу, как пренебрежительное и высокомерное отношение к собеседнику.
· Следует избегать личных оценок. Например: "Будь я на вашем месте..." и т.д.
· Лаконичность ответа. Чем более сжато, по-деловому, вы ответите на замечания, тем это будет более убедительно.
.
7. Принятие решения и фиксация договоренности.
Если вам удалось переубедить собеседника, можно переходить к достижению договоренности. Прежде всего, нужно задавать вопросы, на которые собеседник ответит, скорее всего "да". Такие вопросы называются подтверждающими. Они настраивают собеседника на положительное отношение к вашему предложению. Последние вопросы нужно формулировать так, чтобы они давали возможность развернутого ответа.
Достигнутую договоренность надо зафиксировать. Можно предложить подписать подготовленный документ, можно зафиксировать и в устной форме. Главное, чтобы она прозвучала не только из ваших уст. Тогда собеседник будет чувствовать больше ответственности за выполнение совместной договоренности.
8. Завершение деловой беседы.
Если не удалось достичь договоренности, то необходимо красиво выйти из контакта. Если договоренность достигнута, то не следует злоупотреблять расположением и временем собеседника.
Оставить о себе хорошее впечатление необходимо при любом результате беседы. Хорошо воспитанный владеющий культурой общения человек умеет попрощаться так, чтобы с ним захотелось встретиться снова.
9. Анализ результатов деловой беседы.
Любую беседу после ее завершения необходимо анализировать. Это дает возможность осознать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее.
Д/з. читать; конспект (до 12.11)