Практическая работа 3. Формирование жизненного цикла проекта
Цель работы: приобретение навыков формирования жизненного цикла проекта и процессов, осуществляемых на этапах.
Общие положения
Каждый проект имеет свой жизненный цикл (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения). Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на три основные фазы: предыинвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.
В рамках первой фазы производится предыинвестиционное исследование и планирование развития проекта, разработка концепции проекта, анализ условий воплощения первоначального замысла, предпроектное обоснование инвестиций и оценка жизнеспособности, выбор и согласование места размещения объекта, разработка проектно-сметной документации и плана проекта.
Инвестиционная фаза включает проведение торгов, заключение контрактов на закупки и поставки ресурсов и проведение строительно- монтажных работ. На этом этапе осуществляется ввод в действие разработанной системы управления проектом, средств коммуникации и связи участников проекта и системы их стимулирования, разрабатываются оперативные планы строительства, графики работы машин и механизмов, выполняются строительно-монтажные работы, проводится мониторинг, контроль и корректировка плана проекта. Завершается инвестиционная фаза пусконаладочными работами, сдачей объекта и демобилизацией ресурсов.
В рамках завершающей фазы осуществляется эксплуатация объекта, замена оборудования, расширение, модернизация и закрытие проекта. Накопленный на этом этапе опыт должен быть использован для внесения изменений в организационную или техническую систему управления проектом.
Порядок работы
1. Работа выполняется методом малых групп на основании сформированной ранее концепции проекта продукции, выполнения работ или предоставления услуги.
2. Разработайте схему этапов жизненного цикла применительно к выбранному проекту.
3. Определите процессы, протекающие на каждом из этапов жизненного цикла проекта, сформулируйте цель каждого этапа, а также установите состав участников проекта по отношению к выполнению этих этапов. По результатам работы заполните таблицу 3.1.
Таблица 3.1 – Жизненный цикл проекта
| Фаза | Инициация | Планирование | Исполнение и контроль | Завершение |
| Содержание фазы | ||||
| Перечень основных работ | ||||
| Сложности |
Для идентификации состава работ, осуществляемых на этапах проекта, необходимо учесть требования ГОСТ Р 54869 - 2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», а также можно использовать информацию по типовому составу видов работ по фазам проекта, приведенную в таблице 2.2.
4. Установите состав участников проекта и сформируйте на основе разработанного жизненного цикла таблицу 3.2, с указанием статуса их участия в проекте (внутренний - внешний; роль в проекте и т. д.).
Общая система условных обозначений роли и статуса для заполнения таблицы обсуждается под руководством преподавателя. Рекомендуется не ограничиваться выбором простых обозначений «участвует – не участвует», а применять более сложные формы, определяющие как степень, так и смысловую нагрузку участия каждого из них.
Таблица 3.2 – Фазы проекта
| Наименование фазы проекта | Примерный состав работ |
| Оценка или инициация | Проводится анализ: степени спроса; избытка ресурсов; инициативы предпринимателей; реакция на политическое давление; интересы кредиторов. Примеры причин отклонения проекта: маленький спрос и низкая конкурентоспособность проекта; чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, экологическая, социальная и др.); отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта; чрезмерный риск; высокая стоимость сырья. Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры: анализ потребности в реализации проекта и его актуальность; сбор информации; определение целей и задач проекта; стоимость; качество; риски; планирование управления персоналом. Коммуникации (определение базовой документации проекта; определение требований к коммуникациям; обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом; оценка альтернатив). Этап инициирования проекта характеризуется большой степенью неопределенности исходных и результирующих данных, возможностью их изменения и ограниченным временем для принятия решения. |
| Планирование или разработка | В этой фазе главным является разработка основных компонентов системы управления проектом, в частности сводного плана проекта. Общее содержание этой фазы: инициация работ фазы; назначение руководителя и формирование команды, в первую очередь ее ключевых членов; установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников; развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта; разработка сводного плана проекта, который есть ни что иное, как утвержденный документ, используемый для руководства при выполнении и контроле проекта; организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями; организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ; утверждение сводного плана проекта и получение ободрения на продолжение работ. |
| Осуществление (исполнение) | Содержание данной фазы проекта следует из ее наименования - выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта: организация и проведение торгов, заключение контрактов; полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; организация выполнения работ; ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта; ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта; детальное проектирование и технические спецификации; оперативное планирование работ; установление системы информационного контроля за ходом работ; организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе закупками, покупками, поставками; выполнение работ, предусмотренных проектом; руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта; решение возникающих проблем и задач; подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы. |
| Мониторинг | На стадии реализации проекта очень важна функция контроля. В технологии управления проектами принято выделять три вида контроля: предварительный - осуществляется до фактического начала работ. Его назначение - заранее проверить, насколько проект обеспечен материально-техническими и финансовыми ресурсами, а также в каком состоянии его кадровое обеспечение; текущий в течении выполнения стадий проекта. Поскольку проект планируется осуществлять поэтапно, каждый из этапов имеет определенные показатели выполнения. Это позволяет контролировать ход работ, не дожидаясь финальной стадии реализации проекта. Показатели, которые подлежат контролю, характеризуют соответствие проекта его реальному исполнению по срокам, расходам, ресурсам, качеству. заключительный - при завершении работ стоит задача дать интегральную оценку того, что достигнуто при реализации проекта в целом. С этой целью проводится заключительный контроль. Все выделенные виды контроля находятся внутри проекта: их производят те, кто работает в самом проекте, кто управляет им. Контроль призван зафиксировать состояние проекта на заранее обозначенных вехах, чтобы, во-первых, убедиться в том, что дело идет, а не стоит, во- вторых, принять корректирующие решения (а они почти всегда неизбежны из-за изменений внешней среды проекта), в-третьих, зафиксировать назревающие проблемы, которые не могли быть должным образом оценены на этапе разработки проекта, и предусмотреть их своевременное разрешение. |
| Закрытие или завершение | Достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы: планирование процесса завершения; эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта; подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию; оценка результатов проекта и подведение итогов; подготовка итоговых документов; закрытие работ и проекта; разрешение конфликтных ситуаций; реализация оставшихся ресурсов; накопление фактических и опытных данных для последующих проектов; расформирование команды проекта. Работы последних трех фаз проекта могут выполнятся как последовательно, так и параллельно. |
Этапы реализации проекта в таблице 3.3 приведены в качестве примера и могут быть интерпретированы в соответствии с выбранным проектом.
Таблица 3.3 – Участники проекта
| № п. п. | Этапы реализации проекта | Участники проекта | ||||
| Заказчик | Спонсор | Инвестор | Подрядчик | |||
| 1 | Разработка концепции | |||||
| 2 | Оценка жизнеспособности | |||||
| 3 | Планирование проекта | |||||
| 4 | Выбор земельного участка | |||||
| 5 | Базовое проектирование | |||||
| 6 | Заключение контрактов | |||||
| 7 | Поставки | |||||
| 8 | Строительно-монтажные работы | |||||
| № | Выход из проекта | |||||
5. Определив состав участников, постройте организационно- управленческую структуру проекта.
6. По результатам проделанной работы оформите отчет, который должен содержать следующие элементы:
- тему и цель работы;
- заполненные таблицы;
- схему организационно-управленческой структуры проекта;
- вывод.
Самостоятельная работа обучающегося
На основании информации, выданной на лекции по данной теме, а также с учетом изучения основной и дополнительной литературы по данной теме, проведите анализ существующих организационных структур проекта, сравните построенную на практическом занятии организационно-управленческую структуру и определите ее тип.
Проведите анализ на предмет пересмотра схемы управления проектом с целью обеспечения качества проектных работ.
Отчет о выполнении СРС представьте в виде эссе.
Вопросы для самоподготовки
1. Что такое жизненный цикл проекта и каковы его фазы?
2. Какие существуют классификационные признаки, на основе которых осуществляется систематизация всей совокупности проектов?
3. Какие средства контроля исполнения проекта имеют системы управления проектами?
4. Как можно сгруппировать процессы управления проектами и почему?
5. Что можно отнести к основным процессам планирования?
6. Какой документ является основным стандартом по управлению проектами?
7. Для решения каких задач используются системы управления проектами?