Практическая работа 2. Формирование проектной команды
Цель работы: уяснить сущность понятия «команда проекта», рассмотреть основные факторы и организационные аспекты формирования эффективной команды, способной принимать и реализовать коллективные решения.
Общие положения
В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов (заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты – банки). У каждого из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. При этом, основные функции по разработке и реализации проекта лежат на проектной группе, или команде проекта.
Участники проекта – категория более широкая, чем команда проекта.
Команда проекта – группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается. Главная цель формирования команды – самостоятельное управление и преодоление возникающих проблем. Этот процесс может реализовываться в течение длительного времени.
Количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренных проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и (или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. При совместной работе определяются актуальные командные проблемы и появляется возможность достичь равновесного состояния, при котором устанавливается более высокий уровень личного участия и общекомандного климата.
Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков (компетенций), составляющих три категории:
– технические и/или функциональные, то есть профессиональные навыки;
– навыки по решению проблем и принятию решений;
– навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.).
Команда обладает такими существенными признаками, как:
– внутренняя организация, состоящая из органов управления, контроля и санкций;
– групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение;
– собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд;
– групповое давление, то есть воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности;
– стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, возникающих между людьми в ходе решения общих задач;
– закрепление определенных традиций.
Заключительным этапом работы при формировании команды проекта является разработка «Матрицы ответственности». По вертикали в матрице отражаются только основные работы проекта, но с достаточной степенью детализации для обеспечения возможности указывать разные функции, необходимые для выполнения этих работ. По горизонтали в матрице перечисляются группы/ роли внутри проектной команды. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности группы/роли, а не имена и фамилии отдельных членов коллектива. Персональное закрепление проектных работ производится позднее, на этапе разработки расписания проекта.
Таблица 2.1 – Пример составления матрицы ответственности
| Действия | Исполнители | |||||
| Менеджер проекта | Администратор проекта | Менеджер по финансам | Менеджер по коммуникациям | Исполнитель 1 | Исполнитель 2 | |
| Действие 1 | C | И | ||||
| Действие 2 | О | О | С | С | И | |
| Действие 3 | У | К | О | И | И | |
| Действие n | У | К | С | О | И | |
На пересечениях работ и ролей обозначают, имеет ли отношение данный человек к этой работе, и, если имеет, то какое. В литературе можно встретить множество обозначений, например, такие как «генератор идей». Однако, на наш взгляд, это создает излишнюю путаницу и усложняет применение инструмента. Практика показывает, что достаточно следующих понятий:
1. Ответственный. Для каждой работы обязательно должен быть указан один и только один ответственный.
2. Исполнители. Их может быть несколько, а может быть так, что сам ответственный является и исполнителем. Т.е. в одной ячейке может быть более одного обозначения.
3. Утверждающий. Тот человек, который утверждает некоторый документ (если данная работа связана с созданием документа). Он может быть только один.
4. Согласующий. Тот человек, который участвует в согласовании некоторого документа (если данная работа связана с созданием документа). Их может быть несколько.
5. Координирует. Координирует выполнение поставленных задач.
Порядок работы
1. Пройдите тест Белбина на определение групповых ролей (Приложение Б).
Этот тест состоит из 7 отдельных блоков по 8 вопросов или утверждений, с которыми вы можете согласиться или не согласиться. На каждый блок у Вас есть 10 очков. Присваивать очки можно не больше, чем 3-м или 4-м утверждениям в блоке. Если Вы согласны с каким- либо утверждением на все 100%, Вы можете отдать ему все 10 очков. При этом одному предложению можно присвоить минимум 2 очка. Проверьте, чтобы сумма всех очков по каждому блоку не превышала 10 баллов.
Проведите подсчёт баллов. Перенесите свои очки из каждого блока опросника в итоговую таблицу внизу. Проследите, чтобы общая сумма всех баллов в итоговой строке была равна 70. Если итог не равен 70, пересчитайте, пожалуйста, еще раз, где-то была допущена ошибка.
2. На основе результатов, полученных при тестировании, распределите роли в группе и отобразите основные задачи и действия членов группы в матрице ответственности.
3. Оформите в виде отчета.
Вопросы для самоконтроля
1. Назовите основные проблемы управления человеческими ресурсами проекта.
2. Назовите основные проблемы управления командой.
3. Дайте определение команды.
4. Назовите известные Вам типы команд. Приведите по одному примеру из окружающей жизни для каждого типа команды.
5. Назовите и опишите основные факторы формирования команды.
6. Перечислите этапы формирования команды.
7. Перечислите стадии развития команды.
8. Перечислите типы совместной деятельности.
9. В чем суть проблемы расформирования команды проекта?
10. Перечислите типы конфликтов.
11. Перечислите методы управления конфликтной ситуацией.