Алгоритм создания служебной (докладной, объяснительной) записки
1. Пуск.
2. Программа Microsoft Word.
3. Клавиша создания документа.
4. Вид - Линейка.
5. Набор адресата с выравниванием по правому краю.
6. Набор наименования вида документа и даты с выравниванием по левому краю.
7. Набор текста.
8. Оформление подписи.
Ситуация №2
Оформите акт о переоценке товара. Данные о наименовании товара, его количестве и причину переоценки возьмите из ситуации №1. Цены укажите произвольно, ближе к реальным. В состав комиссии по переоценке включите специалиста по приемке товара (товаровед или менеджер), бухгалтера и материально-ответственное лицо (зав.складом или зав.магазином). Основную часть текста, следующую после вводной, представьте в виде таблицы. В акт включите не менее 3-х наименований товара.
| № п/п | Наименование товара | Количество | % переоценки | Цена до переоценки | Цена после переоценки | Сумма переоценки |
Алгоритм создания акта
1. Пуск.
2.Программа Microsoft Word.
3. Клавиша создания документа.
4. Вид - Линейка.
5. Файл - Создать - Новый документ.
6. Клавиша Нарисовать таблицу - Вставить – Таблица – указать 1 строку и 2 колонки.
7. Заполнить текстом левую и правую колонки; выделить маркером.
8. Таблицы и границы – значок Нет границ – рамка должна стать бледной.
9. Щелкните по значку Предварительный просмотр – рамка стала невидимой.
10. Напечатайте текст.
11. Оформите подпись, используя таблицу (действия 6, 7, 8, 9 данного алгоритма)
5. Напечатайте документы и сдайте преподавателю.
6. Домашнее задание - повторить тему «Деловое письмо».
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ 6.30-2003 Госстандарт РФ.
2. Андреева В.И. «Образцы документов по делопроизводству» М.; «ЗАО «Бизнес-школа» 2000г.
3. ЗамыцковаО.И. «Делопроизводство» Ростов-на-Дону «Феникс» 2001г.
4. Басаков М.И. «Делопроизводство» М.; ИЦ «Маркетинг» 2002г.
5. ШейновВ.П. «Секретарь» Минск «Харвест» 2003г.
6. ГалаховВ.В. «Делопроизводство» М.; «Проспект» 2004г
7. МакароваН.В. «Компьютерное делопроизводство. Учебный курс» «Питер» 2004г.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4
ТЕМА: «Деловое письмо».
ЦЕЛЬ: Формирование навыков и умений оформления документов на компьютере.
ОСНАЩЕНИЕ: образцы документов, инструкционная карта.
Ситуация №1
Оформите деловое письмо-приглашение: СибЭкспоЦентр приглашает Пушно-меховую компанию принять участие в выставке «Меха Сибири».
Предполагаемые причины приглашения, которые Вы можете указать: долголетнее сотрудничество; лидерство на меховом рынке; новая коллекция меховых изделий и т.д.
При указании места проведения выставки укажите не только адрес, но и № павильона, комнаты, этажа и т.д. При указании времени проведения выставки укажите дату(ы), а также ежедненвное время начала и окончания. При приглашении иногородних участников выставки рекомендуется указать или приложить схему движения транспорта до места проведения.
Письмо оформите на бланке организации.
Схема создания бланка организации:
1.Нажмите клавишу «Пуск» и запустите редактор, выбрав пункт меню «Программы Microsoft Word ». На экране появится окно. В верхней части окна на панели инструментов нажмите клавишу создания документа. На панели главного меню выберите «Вид Линейка».
2. Выберите пункт меню Вид – Колонтитулы.
3. Введите в это поле название организации – автора документа. Выделите название шрифтом и размером, сцентруйте строку.
4. Справа и слева под автором напечатайте справочные данные по Вашему усмотрению. Для этого используйте пункт меню Таблица. Нарисуйте таблицу в 2 колонки и одну строку. Разбейте произвольно справочные данные на две части и заполните колонки.
5. Подчеркните напечатанное. Для этого выберите пункт меню Вид – Панели инструментов – Рисование. Щелкните на значке Линия и прочеркните под таблицей. Выделите линию и придайте ей необходимые свойства с помощью пункта меню Формат – Автофигура – Цвета и линии (можно сделать двойную, жирную и т.д.). Нажмите ОК.
6. Весь набранный текст будет отображен серым цветом. В окне предварительного просмотра Вы можете увидеть как будет выглядеть бланк на печати. Вносить изменения в эту часть письма Вы уже не сможете.
7. Нажмите 3-4 раза Enter , напечатайте реквизит Адресат и выровняйте по правому краю.
8. Нажмите 1-2 раза Enter, напечатайте дату, №, заголовок к тексту и выровняйте по левому краю.
9. Наберите текст на ширину всей строки.
10. Оформите подпись.