Хранение кассовых документов
Хранение кассовых документов Правильное оформление и хранение кассовых документов – одна из самых сложных задач при организации бухгалтерского учета на предприятии.
Основные виды документов:
приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
платежной ведомости.
Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством ДНР.
Сроки и правила хранения
Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.
Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:
документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
перед передачей дел в архив производится опись документов.
Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа.