Формирование навыка самоменеджмента и делегирования
Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).
Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).
Организация рабочего дня
Начало дня:
· позитивное настроение утром;
· на работу – без спешки;
· начало работы в одно и то же время (если рабочий день начинается в 9:00, лучше прийти на работу в 8:50);
· перед началом рабочего просмотреть план, составленный накануне;
· начинать с важных дел – без раскачки;
· делегировать;
· согласовать свои дела с секретарем, подчиненными, коллегами;
· не забывать про важные дела, чтобы их не поглотили мелкие.
Основная часть дня:
· хорошо подготавливать свои дела;
· установить реальные сроки и удобное время;
· доводить начатые дела до конца;
· избегать незапланированных, импульсивных действий;
· соблюдать размеренный темп;
· завершить начатое дело, чтобы не адаптироваться к нему вновь;
· использовать время без помех – «закрытый час» (в спокойные периоды делайте важные дела, в суматошные – мелкие дела);
· обязательно иметь обеденный перерыв;
· контролировать время и планы в течение дня.
Завершение дня:
· закончить несделанное;
· контроль результатов дня;
· проконтролировать делегированные дела;
· составить план на следующий день;
· запланировать домашние дела и общение с близкими;
· домой – с хорошим настроением!
Перенос навыка самоменеджмента и делегирования в рабочий процесс происходит после завершения тренинга, на следующий день. Я всегда рекомендую брать на работу учебную тетрадь, в которой были сделаны записи и пометки на тренинге по тайм-менеджменту. В этом смысле учебная тетрадь выступает «якорем» для памяти слушателя.
Участник приезжает на работу, открывает рабочую тетрадь и буквально по шагу строит свой рабочий день: сначала план, потом важные дела и делегирование, потом обед и устранение поглотителей, в завершение дня – контроль сделанного и делегированного и перенос несделанного на следующий день. Важно, чтобы в течение нескольких недель навык самоменеджента тренировался каждый день на рабочем месте, тогда возникнет привычка эффективно планировать рабочее время и вовремя уходить с работы.
Для переноса навыка участник тренинга, а теперь сотрудник, может предпринять такие действия.
· Преодолевать внешние и внутренние барьеры начала дня, делегирования, «закрытого часа» и т. п.
· Научиться самодисциплине и самомотивации контроля за рабочим и жизненным временем.
· Проводить регулярны й контроль времени с помощью фотографии рабочего дня (листка по учету времени).
· Заразить кого-то из коллег или подчиненных философией тайм-менеджмента.
· Получать дополнительную информацию от тренера по возникающим вопросам (в течение периода до полутора месяцев по телефону или электронной почте).
В некоторых случаях по предложению участника тренер может приехать в офис для осуществления наблюдения за контролем рабочего времени и дополнительной консультации по переносу и внедрению навыка самоменеджмента и делегирования в реальный рабочий процесс. Такой выезд очень помогает поддержать результаты, полученные на тренинге.
Кроме того, с целью облегчения переноса навыка самоменеджмента и делегирования в конце тренинга проводится мозговая атака для формулирования корпоративного стандарта по тайм-менеджменту (см. раздел «Обучение действием»).