4 составление ответа деловому партнеру для внешнего взаимодействия по правилам деловой беседы Г. М. Шеламовой
В этой части студент составляет диалог переговоров с деловым партнером (клиентом) на приведённую ниже ситуацию делового общения.
«Между вами и деловым партнером происходит диалог.
Твердым, уверенным голосом, без намека на отрицательные эмоции Вы обращается к партнеру из другой фирмы: «Вы уже третий день не можете отдать подготовленные мной документы на подпись вашему начальнику. Поймите, что мы ждать не можем»
На повышенных тонах деловой партнер отвечает: «Во – первых, надо предупреждать, что документы срочные! Во – вторых не надо разговаривать со мной таким тоном и перекладывать на меня ответственность за свою нерасторопность».
2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВОЙ ЧАСТИ
ОТЧЕТА ПО ПРАКТИКЕ
Содержание текстовой части отчета по практике представляется в виде собственно текста, таблиц, иллюстраций, графиков, диаграмм и других составляющих.
Пояснительная записка выполняется в соответствии со стандартом 7.32 – 91.
Текстовые документы выполняются на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210´297) с применением печатающих и графических устройств вывода ПЭВМ с использованием текстового редактора Microsoft Word для Windows.
Объем отчета 10 – 15 листов, без приложения (в нумерацию включаются страницы от титульного листа до списка литературы).
Для набора текста используется шрифт Times New Roman – 14, название части – 16 полужирный, название раздела – 14 полужирный, в заголовках частей и разделов все буквы прописные (заглавные). Межстрочные интервалы 1,5.
Расстояние между заголовками частей и разделов, разделов и таблиц, приложений и их наименований, частью (разделом) и текстом должно быть равно одному 1,5 интервалу, на протяжении всей работы выбранный интервал сохраняется.
Текстовая часть на листе пояснительной записки имеет рабочее поле слева – 30 мм, справа – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм.
Частями считаются листы: СОДЕРЖАНИЕ, ВВЕДЕНИЕ, ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ, ПРИЛОЖЕНИЕ. Каждая часть должна начинаться с нового листа.
Разделы в пояснительной записке следуют друг за другом.
Лист должен быть заполнен не менее чем на 2/3 части его формата. Выравнивание текста производится по ширине. Для того чтобы текст равномерно заполнял всю плоскость листа необходимо применять перенос. В заголовках переносы не допускаются.
Текст документа делится на части и разделы. Части должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и расположенные по центру листа.
Разделы должны иметь нумерацию в пределах части, номер раздела состоит из номера части и раздела, разделенных точкой. Выравнивание наименований производят по центру. После наименования части или раздела точка не ставится.
Расстояние между наименованием части и раздела, а также наименованием раздела и текстом – один 1,5 интервал.
В текстовой части пояснительной записки перечисления по пунктам можно обозначать черточками, цифрами или точками, но при этом можно использовать только два варианта (например: точки и цифры), выравнивание данных элементов производится по красной строке.
При ссылках в тексте на структурные элементы пояснительной записки или другие формы представления материала необходимо указывать их название и порядковый номер. Например: «… в разделе 2 были рассмотрены...», «… в соответствии с табл. 1...», «...на рис.1», «...в прил. А». Повторная ссылка на рис.1 оформляется следующим образом (см. рис. 1).
Если в тексте приводится только единожды таблица, рисунок, приложение их порядковый номер не указывают «… на рисунке», «… в приложении».
Текст пояснительной записки может сопровождаться иллюстрациями.
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого материала. Мелкие иллюстрации могут быть расположены по тексту документа как можно ближе к соответствующим частям документа, в приложении представляют крупные иллюстрации, занимающие большую часть листа. Под иллюстрациями понимают непосредственно рисунки, а также графики, диаграммы и чертежи. Все иллюстрации нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией и обозначают «Рисунок 1», за исключением рисунков в приложениях, если рисунок по тексту один – его не подписывают и не нумеруют. Иллюстрации могут иметь пояснительные данные. Слово «Рисунок» и его наименование помещают после пояснительных. Для выполнения надписи для иллюстраций, расположенных в тексте необходимо использовать шрифт 12 размера.
Цифровой материал пояснительной записки оформляют в виде таблиц. Таблицы в зависимости от их размера располагают после текста, в котором они упоминаются впервые или на следующей странице, при необходимости в приложении. Слово «Таблица» помещают над таблицей в левом верхнем углу, нумеруют таблицы сквозной нумерацией по всему тексту проекта Таблица 1 – Классификация цветов или Таблица В.1, если она размещается в приложении. Если таблица переносится на другую страницу, над другими частями пишут «Продолжение таблицы 1», или «Окончание таблицы 1» на последней странице, если таблица занимает несколько страниц. Наименование таблицы указывают один раз на первой странице. Графу номер по порядку в таблицу не включают, если есть необходимость в нумерации, порядковый номер указывают в первой графе рядом с наименованием показателя. Нумерацию граф таблицы выполняют только в тех случаях, когда выполняют перенос таблицы на следующую страницу. Если все показатели, приведенные в таблице выражены в одной физической величине, то ее обозначение помещают над таблицей справа, применяя предлог «В», если в разных, то в заголовке или подзаголовке каждой графы (столбца). При заполнении таблиц допускается уменьшать размер шрифта, но при этом все таблицы документа должны быть заполнены шрифтом одного размера. Выравнивание в таблице выполняется в зависимости от эстетического восприятия, если текст в столбце составляет 1-2 слова, тогда выравнивание выполняется по центру, в остальных случаях оно производится по левому краю или по ширине столбца.
СОДЕРЖАНИЕ
Слово содержание помещают по центру листа и прописывают в виде заголовка части СОДЕРЖАНИЕ.
Структурные элементы документа: введение, приложение – номеров не имеют.
Нумерация страниц в содержании строго соответствует нумерации страниц в пояснительной записке отчета.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
Текст пояснительной записки отчета необходимо выстраивать по законам логики. Одна идея органично переходит в другую. Этому способствуют текстовые связки. Однако текст не должен быть слишком наукообразным, не следует растягивать, утяжелять его многочисленными оборотами. Письменная речь должна быть четкой, понятной, стройной. Текст должен быть разбит на абзацы, они облегчают восприятие при чтении.
Повторы в тексте нежелательны ни в смысловом, ни в словесных вариантах. Полезно постоянно пользоваться словарем синонимов.
Нельзя допускать в работе орфографических ошибок. Следует помнить, что в работах не принято употреблять личные местоимения «я», «мы». Фразы формулируются в безличной форме.
Объем теоретической части должен составлять 6-10 страниц.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа. Каждое приложение следует начинать с нового листа с указанием наверху посередине листа слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» следует буква, обозначающая его последовательность. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа с указанием их обозначений и заголовков. Количество листов в приложении зависит от объема информации заложенной в него. Количество приложений определяется необходимостью.
Если в представленном приложении несколько листов, в таком случае каждый последующий обозначается следующим образом:
В конце листа по центру пишется строчными буквами шрифт 14 размера.
На одном листе может располагаться несколько рисунков, в этом случае под каждым рисунком размещается прописная буква, а в конце листа оформление производится следующим образом:
Рисунок А.2 – Макет брендбука:
а – логотип; б – Правила использования логотипа.
Если в данном приложении несколько страниц, тогда каждый последующий лист оформляется следующим образом:
Рисунок А.1 – Цветовое решение фирменного стиля:
а – вариант 1; б – вариант 2
Рисунок А.1.1 – Цветовое решение фирменного стиля:
а – вариант 1; б – вариант 2
Рисунок А.1.1.1 – Цветовое решение фирменного стиля:
а – вариант 1; б – вариант 2
Рисунок А.1.2 – Классический стиль в интерьере офиса:
а – Интерьер юридической фирмы; б – Интерьер туристической фирмы
3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ МУЛЬТИМЕДИЙНОЙ