Тема: Документация по личному составу и кадрово-

Дата: 2025-06-14; Просмотры: 1

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Лекция

Тема: Документация по личному составу и кадрово-

контрактным вопросам

План

1 Первичные документы трудоустройства: резюме, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, заявление.

2 Документы по кадровым вопросам: личный листок по учету кадров, приказ по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, контракт, трудовое соглашение.

Задание для самостоятельной работы:

Подготовить и составить резюме.

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ

1) Первичные документы трудоустройства: резюме, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, заявление.

Сейчас для участия в конкурсе на замещение вакантной должности лица, которые претендуют на ту или иную должность, присылают резюме - документ, в котором претендент сообщает краткие сведения об образовании, трудовой деятельности, профессиональный опыт и достижения и тому подобное.

Требования к резюме - полнота и объективность, достоверность сведений о претенденте, четкость, структурированность, краткость (объем не более одной страницы), грамотность и аккуратность изложения.

Обычно нужно подавать же сведения: цель, образование, опыт работы, профессиональные навыки, достижения, личные сведения, рекомендации. На конкретную вакансию желательно составлять отдельное резюме.

Различают такие типы резюме:

· хронологическое - указывают перечень мест работы в хронологической последовательности, указывая должностные обязанности, такое резюме демонстрирует карьерный рост и профессиональный опыт;

· функциональное - отмечают направление деятельности, обязанности, навыки и достижения, этот тип резюме акцентирует внимание на успехах претендента.

· комбинированное - не только демонстрирует квалификацию и достижения, но и позволяет получить точное представление о хронологии трудовой биографии.

Структура резюме

1. Название вида документа (посредине).

2. Текст документ, содержащий следующую информацию:

а) контактные данные (домашний, электронный адрес, телефон (рабочий, домашний, сотовый);

б) фамилия, имя (в именительном падеже) выделяют жирным шрифтом; лучше писать сначала имя, а потом фамилия; отчество указывают, если претендент профессор или академик.

в) цель написания документа (замещение вакантной должности, участие в конкурсе, проекте);

г) опыт работы подают в обратном порядке: от последнего места работы к предыдущему, указывая период работы, название организации, сферу ее деятельности, должность, должностные обязанности, достижения; сведения о временную работу, работу по совместительству, если они соответствуют должности, на которую претендует лицо.

Если опыт работы отсутствует, акцентируют внимание на образовании и навыках.

г) образование: полное название учебного заведения, специальность, год поступления и год окончания; факультативные тренинги, курсы, семинары, которые касаются ожидаемой должности;

д) профессиональные умения и навыки (описание каждого навыка должен быть подкреплен соответствующим фактом: отмечают скорость печатания, категорию водительского удостоверения, компьютерные навыки (конкретные пакеты программ), владение иностранным языком (количество баллов TOEFL, GM AT, IELTS, TSE или других официальных тестов) и тому подобное;

е) личные сведения (год рождения, семейное положение);

есть) дополнительная информация (сведения об общественной деятельности, о членстве в профессиональных объединениях, указание возможности командировки, ненормированного рабочего дня);

ж) указание на возможность предоставления рекомендаций (высказывания Рекомендации будут предоставлены по требованию или По необходимости представлю рекомендации можно вмешивать только тогда, когда такие рекомендации на самом деле есть).

Автобиография - это документ с незначительным уровнем стандартизации, в котором лицо сообщает основные факты своей биографии, является обязательной составляющей личного дела работника.

Реквизиты:

1. Название вида документа (Автобиография пишется посередине строки, чуть ниже верхнего берег).

2. Текст, в котором указывают:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· сведения об образовании (полное наименование всех учебных заведений, в которых пришлось учиться, названия полученных специальностей, как указано в дипломе);

· сведения о трудовой деятельности (кратко, в хронологической последовательности названия мест работы и должностей);

· сведения об общественной работе;

· краткие сведения о составе семьи (фамилия, имя, отчество, год рождения, должность, место работы (учебы); неженатые указывают сведения о родителях, сестер, братьев, которые не имеют своей семьи; в женаты сообщают о членах своей семьи -муж / жена, дети).

3. Дата (оформляют слева, без абзацного отступа под текстом: 17 августа 2010года или 07.09.2010).

4. Подпись (без расшифровки - справа под текстом).

Автобиография имеет две формы:

- автобиография-рассказ с элементами описания и характеристикой упоминаемых в ней людей.

- автобиография-документ с точным предоставлением фактов.

Характеристика - это документ, в котором в официальной форме высказано общественное мнение о работнике, оценены его деловые и моральные качества. ее составляют по требованию лица или письменный запрос другого учреждения.

Реквизиты:

1. Название вида документа.

2. Текст состоит из 3 структурных частей:

1) Анкетные сведения лица, которому выдается характеристика (фамилия, имя, отчество в родительном падеже без предлога, должность, ученая степень и научное звание, год рождения, образование).

2) Собственно текст, содержащий оценку трудовой деятельности работника (с какого времени работает в этом учреждении, на какой должности), отношение к служебным обязанностям и трудовой дисциплины (указывают наиболее значимые достижения, уровень профессиональной компетентности), моральных качеств (черты характера, отношение к другим членам коллектива).

3) Заключение; назначение характеристики (при необходимости).

3. Дата.

4. Подпись.

5. Печать.

Рекомендательное письмо - это документ, который подают в ситуации ходатайство о должности, устройства на новую ответственную работу, представление на получение стипендии, гранта и тому подобное. Лицо-претендент желает заручиться солидной рекомендацией, когда устраивается на работу или подает ходатайство о материальном поощрении.

В отличие от характеристики, рекомендация не обязательно подается с места работы, заинтересованной в рекомендации может быть либо сам человек, или же организация или учреждение.

За рекомендательным письмом можно обращаться к лицу, которая хорошо знает претендента, его профессиональные и моральные качества, научные/профессиональные достижения, круг интересов и прочее, а также имеет авторитет и признание в своей отрасли. Тот, кто рекомендует, несет ответственность за рекомендованную лицо, поэтому информация должна быть объективной и правдивой.

Рекомендательные письма составляются обычно из двух частей.

В первой части указываются минимальные сведения о рекомендуемом: с какого времени, откуда, как его знаете, с какими его трудами или достижениями знакомые и тому подобное.

Во второй части должно быть четко сформулировано то, ради чего пишется рекомендация: рекомендую или не рекомендую. В конце концов выражается готовность нести определенную ответственность за рекомендованное лицо.

Заявление - это письменное прошение, оформленное по определенным образцом, которое подают на имя официального лица или учреждения или организации с целью реализации прав или защиты интересов.

Заявление пишут собственноручно в одном экземпляре.

По месту возникновения различают заявления внутренние и внешние, по происхождению - личные и служебные, по сложности - простые и сложные (мотивированы).

Состав и оформление реквизитов заявления:

1. Адресат. Сведения об адресате указывая название организации или должностного лица, кому адресовано заявление, в дательном падеже.

2. Адресант. Сведения о заявителе размещают под реквизитом адресат, во внешнем заявлении - фамилия, имя, отчество в родительном падеже, домашний адрес; во внутреннем заявлении - должность, фамилия, имя, отчество в родительном падеже без предлога от).

3. Название вида документа пишут с большой буквы посередине строки, точку не ставят.

4. Текст начинают с абзаца, соблюдая в изложении такой структуры: просьба (прошу предоставить, прошу зачислить, прошу перевести, прошу уволить и т. п) и обоснование просьбы (в связи с, так, за, для, из-за т. п).

5. Приложение подают в сложной заявлении, оформляют несколькими способами: а) после текста заявления с большой буквы пишут К заявлению прилагаю и подают полные названия документов в форме винительного падежа; б) после текста пишут К заявлению прилагаются следующие документы или Приложение и указывают названия документов в форме именительного падежа.

К заявлению прилагаю:

1. Копию диплома о высшем образовании.

2. Трудовую книжку. Приложение:

1. Копия диплома о высшем образовании.

2. Трудовая книжка.

6. Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом слева, без абзацного отступа.

7. Подпись заявителя без расшифровки - справа.

2) Документы по кадровым вопросам: личный листок по учету кадров, приказ по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, контракт, трудовое соглашение.

Личный листок по учету кадров - это обязательный документ, который заполняет лицо при принятии на должность, обучение, для участия в определенном конкурсе и тому подобное. Он обобщает автобиографические сведения работника путем таблицы-анкеты.

Реквизиты:

1. Название вида документа.

2. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения.

3. Фотография (фотография лица, которая заполняет документ.

4. Сведения об образовании, ученая степень, ученое звание.

5. Какими языками владеет.

6. Трудовая деятельность.

7. Государственные награды.

8. Отечественные, зарубежные и международные научные награды.

9. Сведения о семье.

10. Паспортные данные.

11. Домашний адрес.

12. Подпись.

13. Дата заполнения.

Личный листок по учету кадров заполняет лично работник чернилами или шариковой ручкой, разборчиво, без исправлений. Правильность заполнения личного листка по учету кадров (даты, наименования предприятия, должность, квалификация, населенный пункт) обязательно сверяют с записями в трудовой книжке, дипломе, военном билете и тому подобное.

Приказ - это распорядительный документ, который издает руководитель предприятия, учреждения. Приказы по личному составу регламентируют назначение, увольнение, командировки, отпуска, поощрения и взыскания работников.

Реквизиты:

1. Название предприятия или учреждения, издает приказ.

2. Название вида документа.

3. Место издания приказа.

4. Номер документа.

5. Дата подписания.

6. Заголовок к тексту.

7. Текст документа, в котором выделяют констатаційну и распорядительную части.

8. Подпись руководителя учреждения.

Приказы по личному составу, за исключением отдельных видов, имеют лишь распорядительную часть. В приказах по личному составу в конце каждого пункта указывается основание для его составления. Проект приказа в случае необходимости согласовывают с соответствующими должностными лицами, которых определяет руководитель учреждения.

В групповом приказе, которым предусмотрено несколько вопросов, размещают их в такой последовательности:

– принятие на работу (назначении на должность);

– перевод на другую постоянную работу;

– увольнение с работы;

– предоставления отпусков;

– поощрение;

– взыскания.

Трудовая книжка - это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность человека и служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

Работник отдела кадров в пятидневный срок аккуратно, шариковой ручкой или чернилами черного, синего или фиолетового цветов заполняет трудовую книжку, занося в нее следующую информацию:

· сведения о работнике записывают на первой странице трудовой книжки: фамилия, имя и отчество, дату рождения указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении;

· сведения о приеме его на работу, увольнения, перемещения;

· сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами и отличиями страны;

· сведения об открытиях, на которые выданы дипломы и тому подобное. Взыскания в трудовую книжку не заносят.

Хранится трудовая книжка в отделе кадров предприятия, где работает ее владелец, и возвращается ему в связи с увольнением, выходом на пенсию. Согласно действующему законодательству работник имеет право взять трудовую книжку из отдела кадров на время по заявлению.

Трудовые книжки оформляются на всех работников предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по основному месту работы.

Трудовой договор - соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом (далее-собственник), по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник - выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор считается заключенным, когда стороны достигли согласия по всем условиям, в том числе из обязательных и дополнительных.

При заключении трудового договора гражданин обязан подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, - также документ о образовании (специальность, квалификацию), о состоянии здоровья и другие документы.

Трудовой договор заключается как в устной, так и письменной форме.

Письменная форма трудового договора в современных условиях является наиболее оптимальной. Особенно ее значение увеличивается с ростом договорного регулирования труда и расширением прав предприятий в регулировании трудовых отношений, отношений относительно дополнительного социального обеспечения работников.

Трудовой договор может быть:

- бессрочным то есть таким, что заключается на неопределенный срок;

- срочным, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательными актами;

- может заключаться на время выполнения определенной работы.

Прекращение трудового договора - это юридический факт, который является основанием для расторжения трудовых правоотношений. Основаниями прекращения трудового договора являются: 1) соглашение сторон; 2) истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; 3) призыв или поступление работника на военную службу, направление на альтернативную (невоенную) службу; 4) расторжение трудового договора по инициативе работника, по инициативе собственника или уполномоченного им органа или по требованию профсоюзного, или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа; 5) перевод работника по его согласию на другое предприятие, в учреждение, организацию или переход на выборную должность.

Особой формой трудового договора является контракт, направление которого создавать условия для проявления инициативы и самостоятельности работника.

Контракт (от лат. contractus - сделка) - это правовой документ, который удостоверяет определенную договоренность между предприятием, организацией или учреждением и работником об условиях совместной производственной и творческой деятельности, обусловленную определенным сроком.

Реквизиты:

1. Название вида документа.

2. Дата и место заключения.

3. Текст.

4. Юридические адреса сторон.

5. Подписи сторон - составителей контракта.

6. Печать, удостоверяющая подпись работодателя.

В тексте контракта указывают орган, который нанимает работника; должность, фамилия, имя, отчество, кого нанимают; срок действия контракта; общие положения; функции и обязанности сторон; компетенция и права специалиста; материальное и социально-бытовое обеспечение работника; ответственность сторон, разрешение споров; изменение и расторжение контракта.

Контракт может заключаться как по инициативе руководителя предприятия, так и лица, которое нанимается на работу, является основанием для издания приказа о принятии работника на работу со дня, установленного в контракте.

Документ, заключенный в двух экземплярах (по одному для каждой стороны), вступает в юридическую силу с момента его подписания или с даты, оговоренной сторонами в контракте, и действует в течение определенного в нем срока: до 5 лет, но не меньше чем год. Контракт может быть изменен только по письменному соглашению сторон.

Условия контракта, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством, соглашениями и коллективным договором, считаются недействительными.

Трудовое соглашение - это документ, которым регламентируются отношения между учреждением и внештатным сотрудником, когда в организации не хватает специалистов по определенной отрасли.

Трудовое соглашение, заключенное со штатным работником, определяет круг его поручений, которые выходят за пределы непосредственных служебных обязанностей.

Реквизиты:

1. Название вида документа.

2. Заголовок.

3. Место укладки.

4. Дата.

5. Текст с перечнем полномочий и обязательств сторон.

6. Юридические адреса сторон.

7. Подписи.

8. Печать учреждения.

Закрепление новых знаний, контрольные вопросы:

1 Перечислите требования к резюме.

2 Какие типы резюме различают?

3 В чем заключается структура резюме?

4 Раскройте определение «автобиографии».

5 Какие основные реквизиты содержит такой документ, как «автобиография»?

6 В каких ситуациях подают рекомендательное письмо?

7 Кем готовятся данные для рекомендательного письма?

8 Какие заявления различают?

9 Какие документы прилагают к заявлению о приёме на работу?

10 Кто заполняет личный листок по учёту кадров?

11 Что регламентируют приказы по личному составу?

12 Перечислите, какие данные заносятся в трудовую книжку.

13 Какие документы обязан подать работник при заключении трудового договора?

14 Раскройте сущность определения «контракт».

15 В чем отличие контракта и трудового договора?