Последовательность действий, выполняемых с информацией, называют информационным процессом.
Основными информационными процессами являются:
– сбор (восприятие) информации;
– подготовка (преобразование) информации;
– передача информации;
– обработка (преобразование) информации;
– хранение информации;
– отображение (воспроизведение) информации.
Так как материальным носителем информации является сигнал, то реально это будут этапы обращения и преобразования сигналов (рис. 1).
Рисунок 1. Основные информационные процессы
На этапе восприятия информации осуществляется целенаправленное извлечение и анализ информации о каком-либо объекте (процессе), в результате чего формируется образ объекта, проводятся его опознание и оценка.
На этапе подготовки информации осуществляется ее первичное преобразование. На этом этапе проводятся такие операции, как нормализация, аналого-цифровое преобразование, шифрование. В результате восприятия и подготовки получается сигнал в форме, удобной для передачи, хранения или обработки.
На этапе передачи информация пересылается из одного места в другое (от отправителя получателю – адресату).
На этапах обработки информации выявляются ее общие и существенные взаимозависимости, представляющие интерес для системы. Преобразование информации на этапе обработки (как и на других этапах) осуществляется либо средствами информационной техники, либо человеком.
Обработка данных предполагает производство различных операций над ними, в первую очередь арифметических и логических, для получения новых данных, которые объективно необходимы (например, при подготовке ответственных решений).
На этапе хранения информацию записывают в запоминающее устройство для последующего использования. Для хранения информации используются в основном полупроводниковые и магнитные носители.
Этап отображения информации должен предшествовать этапам, связанным с участием человека. Цель этого этапа – предоставить человеку нужную ему информацию с помощью устройств, способных воздействовать на его органы чувств.
Любая информация обладает рядом свойств, которые в совокупности определяют степень ее соответствия потребностям пользователя (качество информации). Можно привести немало разнообразных свойств информации, так как каждая научная дисциплина рассматривает те свойства, которые ей наиболее важны.
2. Процесс накопления информации
Процесс накопления информации включает в себя следующие основные операции:
· формализацию данных,
· индексирование документов,
· комплектование информационных фондов.
Применяются и некоторые дополнительные операции, в их числе аннотирование, реферирование, контроль непротиворечивости формализованных описаний и др.
Формализация данных означает приведение данных, поступающих из различных источников, к одинаковой форме для того, чтобы сделать их сопоставимыми друг с другом, т.е. повысить их доступность. При формализации (преобразовании) информации осуществляется аналитико-синтетическое изучение содержания исходной информации, зафиксированной в первичном или выводном документе и подготовка в дополнение к ней вторичной информации, отражающей наиболее существенные элементы исходной информации;
Формализация информации является в большинстве случаев необходимым условием для осуществления ее эффективной автоматизированной обработки после оценки и отбора из соответствующих источников. Назначением процесса формализации является выделение и фиксация значений реквизитов, по которым будем производиться идентификация объектов учета при накоплении информации и ее поиск в ходе решения информационных задач. Основное правило при этом –адекватность формализованного представления сведений, т.е. его точное по смыслу соответствие данным в первичном документе. На основе наиболее существенных с позиций субъекта управления элементов содержания информации в отношении объектов учета осуществляется поиск и сопоставление данных, решение статистических задач.
Правила формализации сведения устанавливаются с помощью различного рода анкет, информационных карт, бланков, которые определяют структуру накапливаемой информации, а также инструкций по их заполнению. Инструкции уточняют толкование и назначение реквизитов, фиксируется способ их заполнения (текст или код), указываются номера используемых словарей, формулируются требования по заполнению различных входных документов, при необходимости устанавливается порядок записи слов и словосочетаний, составляющих наименования различных объектов учета, перечень допустимых сокращений и аббревиатур, правила применения знаков пунктуации, присоединительных союзов, правила транскрипции и транслитерации и т.д. Соответствующие инструктивные документы учитывают особенности информации в отношении различных объектов учета, а также ее формализованного представления. Использование подобного рода инструкций позволяет повысить адекватность формализованного представления информации, исключить противоречия в формализованном представлении информации об объекте, сократить ошибки при индексировании. Единство правил формализации информации, содержащейся в различных источниках и различающейся по содержанию и характеру, способам и приемам получения и закрепления, правовому значению, является залогом обеспечения ее сопоставимости и делает принципиально возможной дифференцированную обработку с учетом особенностей источников.
Индексирование документа - это процедура описания основного содержания документа в терминах информационно-поискового языка. Результат индексирования – это поисковый образ документа. По сути это - отображение текста документа в специальную форму (индекс документа), предназначенную для автоматической обработки. Документу назначается обычно от 6 до 20 терминов.
Существуют следующие виды индексирования:
· ручное
· автоматическое
· смешанное
Для процесса накопления информации наиболее критичными, т.е. максимально влияющими на ее качество, являются адекватность систематизации информации, а также непротиворечивость накапливаемых данных.
3. Документальный поток
Документальный поток – это непрерывно развивающееся, целостное множество содержательно связанных документов, являющееся универсальным средством хранения, накопления и передачи знания о внешнем мире. Документальный поток в некоторых отношениях шире объекта отражения – реального мира (включает в себя фантазии, прогнозы, гипотезы).
Для эффективного решения профессиональных задач специалист должен знать структуру и закономерности развития документального потока. Он должен владеть навыками расчета и сравнения тех индикаторов, которые характеризуют динамические процессы в потоке документов. Результаты прикладных исследований документального потока могут использоваться в двух основных направлениях:
1. Модернизация и развитие собственной организации, библиотеки, службы информации.
2. Выполнение запросов читателей, внешних специалистов и организаций в помощь их научной, профессиональной деятельности, самообразованию.
Поток документов может изучаться на уровне мирового потока в целом, отдельных документов и их совокупностей, фактов и фрагментов текста из документов, единичных понятий (ключевых слов, предметных рубрик, схем систематизации литературы). Незаменим анализ потока запросов, потока цитированной литературы. Для изучения документального потока применяются количественные (библиометрические) методы, содержательные (лингвистические, классификационные и др.), качественные методы анализа и синтеза информации.
Структура – это «закон» связи элементов (как признак долгосрочно функционирующей, развитой системы).
Структура документального потока – это устойчивые содержательные и функциональные связи документальных источников информации, явное или незримое объединение его элементов по каким-либо общим свойствам.
Выделены и давно изучаются авторская, видовая, тематическая структуры потока.
Контрольные вопросы:
1. Назовите функции информации.
2. Из каких этапов состоит поиск информации?
3. В чем разница между адресным и семантическим поиском информации?
4. С помощью поисковых систем Интернет найдите и запишите Электронные адреса крупнейших национальных библиотек мира:
- Российская государственная библиотека
- Российская национальная библиотека
- Британская библиотека