Тема 6. Морфологические нормы деловой речи.

Дата: 2025-06-14; Просмотры: 1

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

ОСОБЕННОСТИ УПОТРЕБЛЕНИЯ ИМЕН СУЩЕСТВИТЕЛЬНЫХ, ПРИЛАГАТЕЛЬНЫХ, ЧИСЛИТЕЛЬНЫХ, ГЛАГОЛОВ И МЕСТОИМЕНИЙ В ДОКУМЕНТАХ.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

План

1. Существительные в документах.

1.1.Род существительных.

1.2.Число существительных.

1.3.Отглагольные существительные.

2. Прилагательные в документах.

2.1.Полные и краткие формы прилагательных.

2.2.Разряды прилагательных.

3. Числительные в документах.

3.1.Количественные числительные.

3.2.Порядковые числительные.

3.3.Склонение и сочетание числительных.

4. Глаголы и глагольные формы в документах.

4.1. Значение и самые распространенные формы глаголов в ОДС.

4.2. Трудности в образовании глагольных форм.

4.3. Особенности образования и употребления причастий.

4.4. Особенности образования и употребления деепричастий.

5. Местоимения в документах.

6. Особенности составления объяснительных записок.

Литература

Литература

1. Бабаева Т. Б. Культура речи и деловое общение: учебное пособие / Т. Б. Бабаева. — Таганрог: Таганрогский институт управления и экономики, 2020. — 132 c. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/108085.html.

2. Вранчан Е. В. Русский язык и культура речи : практикум / Е. В. Вранчан. — 2-е изд. — Новосибирск : Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ», 2020. — 164 c. — ISBN 978-5-7014-0974-1. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/106164.html.

3. Решетникова Е. В. Русский язык и культура речи: учебное пособие / Е. В. Решетникова. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 118 c. — ISBN 978-5-4486-0064-7. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/70278.html .— Режим доступа: для авторизир. пользователей. - DOI: https://doi.org/10.23682/70278.

4. Чечет Р. Г. Культура речи: учебное пособие / Р. Г. Чечет. — Минск : Республиканский институт профессионального образования (РИПО), 2019. — 244 c. — ISBN 978-985-503-972-4. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/94314.html . — Режим доступа: для авторизир. пользователей

1.Существительные в документах

При составлении документов возникают определенные трудности не только в выборе нужных слов, но и в выборе соответствующей грамматической формы.

1.1. Род существительных

Чаще всего возникают сомнения относительно использования рода существительных, когда это касается названий лиц по профессии, поскольку в русском языке существуют слова: работник – работница, преподаватель - преподавательница, лаборант – лаборантка и т.д.

Необходимо помнить, что в деловой речи для официальных названий должностей, званий, профессий принято использовать существительные (и все зависимые от них слова) только в форме мужского рода, например: старший преподаватель Петрова Надежда Ивановна, научный сотрудник Агафонова Галина Владимировна, главный врач Лидия Петровна Дорошенкова.

Если же после таких сочетаний идет глагол, то он согласуется с фамилией и употребляется в форме женского рода. Например: Старший преподаватель Гаевская Г.И. отвечала на наши вопросы. Главный прокурор Ткаченко Л.И. огласила приговор. Но! Главный прокурор огласил приговор ( даже если речь идет о женщине).

При отсутствии в предложении фамилии женщины глагол стоит в форме мужского рода, например: Главный прокурор огласил приговор (речь идет о женщине-прокуроре). Не употребляют в документах согласования типа: наш председатель приказала, главный технолог отдала распоряжение и т.д.

При назывании лиц по месту жительства и профессии не рекомендуется употреблять в деловой речи слова типа: горожане, сельчане, заводчане, почтальоны, а следует употреблять словосочетания: жители города, жители села, работники почты (отделения связи), работники завода.

1.2.Число существительных

Довольно часто в официально-деловом стиле для обозначения совокупности однородных предметов вместо множественного числа употребляется единственное число. Например: Фермер Павел Антонов собрал большой урожай сахарной свеклы, подсолнечника, картофеля.

Иногда в документах существительные, обозначающие вещество (вода, масло, соль, нефть, вино и др.), употребляются в форме множественного числа. Например: На этом предприятии можно купить сухие вина, минеральные воды, технические масла.

В именительном падеже множественного числа существительных мужского рода возможны окончания Ы/И или А/Я. Часто возникают трудности при выборе нужной формы слова.

Следует помнить, что в современном литературном языке закрепились следующие формы на Ы/И: бухгалтеры, выборы, годы, договоры, инженеры, инструкторы, инспекторы, лекторы, приговоры, ректоры, секторы, слесари и т.д.

Формы на А/Я, которые соответствуют нормам деловой речи: ордера, отпуска, паспорта, профессора, сорта, штемпеля и т.д.

В случае затруднения в выборе формы следует обратиться к словарю.

1.3.Отглагольные существительные

В официально-деловой речи преобладают конструкции с отглагольными существительными. Главное их преимущество – краткость. Сравните: Когда наступила весна, развернулись полевые работы. – С наступлением весны развернулись полевые работы. Если появятся первые симптомы болезни, обратитесь к врачу. – При появлении первых симптомов болезни обратитесь к врачу.

Использование данных конструкций является типичным признаком деловой речи. Они создают общее представление о действии, обеспечивают однозначность, придают документам официальность, например: проверка состояния здания, осуществление проекта строительства, обесценивание национальной валюты, создание благоприятных условий и т.д.

Однако при употреблении отглагольных существительных нужно стараться не создавать из них однотипных цепочек, которые делают предложения громоздкими и неблагозвучными (нанизывание падежных форм), например: вопрос выражения отношения улучшения использования реинвестирования. В таких случаях следует одно из существительных заменить глаголом в неопределенной форме (улучшить использование) или придаточным предложением (чтобы улучшить использование).

2. Прилагательные в документах

2.1.Полные и краткие формы прилагательных

В официально-деловом стиле наиболее употребительны краткие прилагательные со значением модальности (указывают на долженствование или предписание), например: Каждый гражданин обязан. Сделки должны быть подписаны лицами, их совершившими. Вызов экспертов обязателен.

В документах прилагательные этой группы составляют 75% от всех кратких форм, в то время как в научных и художественных текстах они употребляются реже.

Из двух вариантных форм прилагательных на -ен/-енен в текстах документов рекомендуется употребление кратких форм на –ен, заменивших устаревшие формы на –енен, например: бездействен, нельзя: бездейственен.

В качестве сказуемого в деловой речи наиболее употребительны краткие формы прилагательных. Полные формы в этой позиции являются неуместными и воспринимаются как разговорные.

Сравните:

2.2. Разряды прилагательных (качественные, относительные и притяжательные)

В русском языке качественные, относительные и притяжательные прилагательные употребляются с разной частотностью.

Относительные прилагательные преобладают в официально-деловом стиле над остальными разрядами прилагательных: деловая переписка, трудовой договор, служебная записка, аттестационная характеристика и т.д. Они обозначают признак предмета через его отношение к другому предмету.

Среди качественных прилагательных в деловой речи наиболее употребительны аналитические формы, которые образуются при помощи слов более/менее, наиболее/наименее, например: более/ менее эффективный (сравнительная степень сравнения), наиболее/ наименее эффективный (превосходная степень сравнения).

Притяжательные прилагательные (на -ов/ев, -ин/-ын, -ский) не характерны для официально-делового стиля и в случае необходимости вытесняются формами родительного падежа существительных: приказ директора, заявление Степаненко, стипендия студента.

3. Числительные в документах

В устной деловой речи, при подготовке доклада или отчета, числительные надо записывать прописью и проставлять ударение. Лучше строить предложения так, чтобы числительные употреблялись в именительном падеже.

В письменной деловой речи количественная информация может отображаться словесным или цифровым способом. При составлении документов следует учитывать правила употребления имен числительных в официально-деловом стиле, которые требуют специального оформления.

3.1. Количественные числительные

1. Если число в документе сопровождается наименованием единиц измерения, оно пишется цифрами: весом 3 кг, объемом 7 л, стоимостью 9 руб. и т.п.

2. Если числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами: в одном направлении, с тремя болтами и т.д. Исключение: составные числительные – На горный факультет принято 156 студентов.

3. Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 200 тыс. экз., 20 тысяч руб.

4. Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире: протяженностью 10 м (протяженностью в 10 м – неверно).

5. Однозначные количественные числительные падежных окончаний не имеют, например: Приложение: акт списания аппартауры на 3л. в 2 экз. (не пишется на 5-ти, в 3-х).

6. Числительное 0 при буквенной записи имеет две формы – ноль и нуль. В терминологическом значении преимущественно употребляется форма нуль: Температура не должна превышать нуля градусов.

7. Дробные числительные, как правило, записываются в цифровой форме. Дробная часть числа в текстах документов записывается с косой чертой: 1/4 (одна четвертая). После простых дробных чисел слова «часть», «доля», как правило, не употребляются: 4/5 объема, 1/3 литра, 1/2 поля (не рекомендуется: 4/5 части объема, 1/3 часть литра).

8. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 3,5 тыс. метров.

9. Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

10. Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой:

3.2. Порядковые числительные

1. Порядковые числительные в документах записываются словесным способом или при помощи цифры и падежного окончания: На первом этаже строящегося здания будет размещен выставочный центр. – Собрание будет проведено на 1-ом этаже.

2. Порядковые числительные не имеют падежных окончаний, если они:

а) стоят после существительного: на рис. 2, на стр. 41;

б) они выражены римскими цифрами: на IV Международной конференции «Язык и речь».

3. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные окончания ставятся только при последнем: 1, 2, 3-й.

4. Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишут смешанным способом – через дефис ( без падежных окончаний): 200-тонный, 300-летие, 40-миллиметровый, 3-месячный (срок).

3.3. Склонение и сочетание числительных

1. В числительных – названиях десятков и сотен – склоняются обе части: нет пятидесяти рублей, доволен пятьюдесятью процентами.

2. В составных числительных склоняются все составляющие их слова: вынужден был расстаться с тремя тысячами пятьюстами рублями.

3. Формы восьмью (разговорная форма) и восемью (книжная форма) различаются стилистической окраской. Разговорный оттенок имеет также числительное полтораста.

4. Собирательные числительные сочетаются:

а) с существительными мужского рода: двое сослуживцев (наряду с формой – два сослуживца), пятеро студентов (но! пятеро студенток – неверно, женский род);

б) с существительными, имеющими только формы множественного числа: двое суток;

в) с существительными в значении «человек» (лицо, люди, участники и пр.): четверо незнакомых лиц, трое людей (но! пятеро автобусов – неверно, неодушевленное существительное);

г) с личными местоимениями: нас трое, их было пятеро.

5. В словосочетаниях, обозначающих даты, числительное всегда должно управлять родительным падежом существительного: Администрация обещает ликвидировать задолженность по зарплате к 15 декабря (не декабрю); Письмо датировано двадцать третьим декабря 1943 года (не 23 декабрём).

4. Глаголы и глагольные формы в документах

4.1. Значение и самые распространенные формы глаголов в ОДС

1.В официально-деловом стиле главная роль отводится глаголам со значением долженствования: следует, надлежит, вменяется, обязуется и отвлеченным глаголам, указывающим на наличие: имеется, является, например: Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны предоставлять содержание лицам, фактически их воспитавших, если последние являются нетрудоспособными и не могут получить содержания от своих детей или супругов.

2.Форму инфинитива совершенного вида используют в ряде документов, в частности протокола, приказа, распоряжения и т.п., для выражения приказа, например: утвердить в должности, принять информацию к сведению, допустить к участию в конкурсе, лишить льгот, установить доплату в размере.

3. В деловой речи распространены глаголы настоящего времени, выраженные формами 1-го лица множественного числа, 3-го лица единственного и множественного числа, например: считаем целесообразным обратиться к ректору университета с предложением отозвать; уровень инфляции составляет; банк внедряет новые формы работы с клиентами; допускают к участию в конкурсе лиц.

4. Настоящее время может употребляться в значении будущего, если необходимо подчеркнуть обязательность выполнения действия, например: Совещание начинается в 11 часов!

4.2. Трудности в образовании глагольных форм

1. Следует помнить, что в русском языке есть недостаточные глаголы, которые имеют недостаточную парадигму (систему форм одного и того же слова, образец склонения или спряжения). Например, такие глаголы как дерзить, победить, убедить, очутиться, ощутить, чудить, шелестеть, галдеть, затмить и др., не имеют 1-го лица единственного числа настоящего/будущего времени, что связано с нормой и эстетическим представлением о благозвучности русского слова.

2. Необходимо запомнить глаголы, которые представляют трудности в образовании повелительного наклонения, например: бежать – беги, взглянуть – взгляни, выйти – выйди, закупорить – закупорь, класть – клади, лечь – ляг, уведомить – уведомь. Не имеют повелительного наклонения следующие глаголы: мочь, хотеть, видеть, слышать, жаждать.

4.3. Особенности образования и употребления причастий

Большая часть действительных причастий прошедшего времени образуется с помощью суффикса -вш от основы инфинитива (прошедшего времени), оканчивающейся на согласную букву: писать – писавший, решать – решавший. Суффикс -ш используется в том случае, если основа инфинитива заканчивается на согласную букву: нести – несший, везти – везший.

В деловой речи распространенной ошибкой является использование действительных причастий вместо страдательных, и наоборот. Например, в предложении: У меня был один выигранный билет – грамматически правильным будет использование действительного причастия (выигравший билет), поскольку определяемое существительное не испытывает, а производит действие.

Следует также помнить, что в русском языке нет и не может быть причастий будущего времени. Нельзя использовать причастия по отношению к будущему. Поэтому грамматически некорректными будут конструкции типа: Уже через несколько лет мы будем иметь целый комплекс предприятий, могущих вызвать экологическую катастрофу.

4.4. Особенности образования и употребления деепричастий

Деепричастия несовершенного вида образуются от основы настоящего времени глаголов несовершенного вида с помощью суффиксов -а/-я: брать – берут – беря; плакать – плачут – плача..

Ряд глаголов несовершенного вида образует также деепричастия с помощью суффикса -учи/-ючи: будучи, едучи, жалеючи, играючи.

Деепричастия совершенного вида образуются от основы инфинитива (прошедшего времени) глаголов совершенного вида в основном с помощью суффикса -в: купить – купив, решить – решив.

Основной ошибкой при образовании деепричастий является использование одного суффикса вместо другого. Например: Я набирала номер, положа трубку – ошибочно использована форма деепричастия с суффиксом –а. От глаголов с основой на шипящую деепричастия совершенного вида обычно образуются с помощью суффикса –а, но нормативным вариантом будет форма с суффиксом –в (положив трубку).

Достаточно частотными являются ошибки такого рода при употреблении фразеологизмов. Во многих из них встречаются устаревшие формы деепричастий (положа руку на сердце).

5. Местоимения в деловой речи.

1. В официально-деловом стиле употребление местоимения я подчеркивает личность говорящего, поэтому оно употребляется только в некоторых документах (автобиография, расписка, доверенность). В служебных документах во избежание субъективности высказывания местоимение я опускается, что придает высказыванию категорический характер (например, Приказываю).

2. При употреблении местоимений он, она, они возможно двоякое понимание текста в том случае, когда местоимение может быть соотнесено с несколькими предшествующими ему существительными. Например: После присоединения фабрики к отраслевой фирме «Ниструл» ей (неясно: фабрики или фирме) было передано ценное оборудование (следует: Фабрике было передано ценное оборудование после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»; или: Ценное оборудование было передано фабрике после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»).

3. В официальных письмах местоимение мы, как правило, не употребляется и текст начинают словами: просим, сообщаем, высылаем.

4. Местоимение Вы употребляется в устной и письменной деловой речи. При обращении к конкретному лицу в официальных и личных документах местоимения Вы и Ваш и их производные формы пишутся с прописной буквы для выражения вежливости, например: Сообщаем Вам...; В ответ на Ваш запрос...; Прошу Вас.... При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы, например: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам...; Уважаемые коллеги, ваше письмо....

5.Стилистическое значение имеет употребление (так же как и пропуск) личного местоимения при некоторых формах глаголов. Обороты речи типа предлагаю явиться, прошу уточнить, требую привлечь выражают категоричные требования; употребление в них местоимений смягчает требование, например: Предлагаю Вам явиться...; Прошу Вас уточнить...

6. В официально-деловом стиле находят применение местоимения таков, таковой, какой, иной, некто, нечто, некий. Часто вместо слов этот, такой, некоторый используются прилагательные и причастия: данный, указанный, вышеуказанный, вышеупомянутый, следующий, нижеследующий, определенный, известный, например: Известный интерес представляет следующая точка зрения.

7. Неясность возникает в тех случаях, когда указательное местоимение это может быть соотнесено с разными явлениями. Например: Выступившие на совещании говорили и об успехах коллектива, и об имеющихся трудностях в работе. С этим нельзя не считаться (неясно: нельзя не считаться с успехами или с трудностями). Подобные неточности должны устраняться.

8. Определительные местоимения каждый, любой, всякий близки по смыслу, но в некоторых случаях их взаимозаменяемость невозможна. Например: Совещание может быть назначено на любой день недели (т.е. на один из дней, безразлично какой); Совещания проводились каждый день (т.е. все дни); Проводились всякие совещания (т.е. различные совещания). Об этих смысловых различиях не всегда помнят. Кроме того, не всегда учитывается стилистическая окраска этих местоимений. Неправильно: Механик использует всякий свободный час (следует: каждый свободный час или любое свободное время), чтобы устранить мелкие неполадки в машинах. Документы к нам поступают не всякий (следует: не каждый) день. Здесь местоимение всякий имеет разговорную окраску.

6. Особенности составления объяснительных записок.

Объяснительная записка – это документ, который составляется по требованию руководителя для пояснения ситуаций, возникающих в процессе производственной или трудовой деятельности.

Обычно необходимость в таких документах возникает в случае нарушений производственной дисциплины, дисциплинарных нарушений, проступков и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку, которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

Работник не обязан писать объяснительную записку, но если он этого не сделает по требованию руководства, то работодатель может составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения необходимо: возможно, никакой вины на работнике нет.

Работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания. Кроме того, поскольку установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня, работодатель может письменно уведомить работника о необходимости написания объяснительной записки. Такое уведомление будет свидетельствовать об отправной дате, а также о том, что права работника не были нарушены.

В случае, когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка обычно пишется от руки и адресуется руководителю, который ее потребовал. Оформление даты составления объяснительной записки крайне важно, поскольку дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске.

Внутренние объяснительные записки традиционно оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4. Если же документ внешний –направляется за пределы учреждения – его оформляют на бланке предприятия и регистрируют.

Реквизиты объяснительной записки (личный вариант):

1) адресат (название должности, фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже; располагается в правом верхнем углу листа;

2) адресант (фамилия и инициалы, наименование должности составителя в родительном падеже без предлога);

3) название вида документа (если документ печатный, то все буквы прописные)

4) заголовок к тексту (является кратким содержанием текста и начинается с предлогов О, Об);

5) текст (располагается под заголовком) и состоит обычно из 3-х частей:

- описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

- аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты;

- предложения автора документа (факультативная часть).

6) приложение (список прилагаемых документов);

7) подпись автора документа.