Сформированный список обладает следующим свойством: содержимое всех заполненных полей Карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.
Основные способы поиска документов — это поиск по реквизитам документов, полнотекстовой поиск и поиск по специализированным классификаторам.
Различают поиск конкретного документа или поиск информации по определенному вопросу.
269
Поиск конкретного документа начинается с введения данных о документе. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу.
Поиск информации по определенному вопросу начинается с максимально широкого запроса, и используются тематический поиск, поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. Для исправления ошибочно заполненного поля или при формировании нового запроса необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизитов, так и все ее поля в целом.
При формировании запроса для поиска документов необходимо заполнить поля Карточки реквизитов.
Общие правила организации поиска документов. Перед началом работы по составлению запроса необходимо убедиться, что задана нужная раскладка клавиатуры — русская, а также очистить карточку реквизитов.
В Карточке реквизитов следует стараться заполнять не более трех-четырех полей.
По мере заполнения полей происходит последовательное сокращение количества соответствующих запросу документов. Это количество отражается в информационной строке Карточки реквизитов. Желательно, чтобы после заполнения Карточки реквизитов запросу соответствовало не более 30...50 документов. Итогом
Рис. 12.5. Задание номера документа
270
заполнения Карточки реквизитов является формирование списка найденных по запросу документов.
\При поиске документов может возникнуть одна из двух основных ситуаций:
• известны какие-либо реквизиты документа (например, назва-ние, номер, дата принятия);
• о документе практически ничего не известно — известна лишьтематика интересующего вопроса. Алгоритм поиска строится в зависимости от типа ситуации.
Заполнение Карточки реквизитов. Поиск документов производится заданием различных реквизитов документа в Карточке реквизитов.
В левой части Карточки реквизитов расположены названия полей для задания различных реквизитов документов: вида документа, его номера и даты принятия, названия и др.
Самое большое отсечение при поиске производится по полю Номер
(рис. 12.5), поэтому, если вам известен номер документа, то для поиска, как правило, достаточно набрать только этот реквизит.
Вводить вид документа можно только в том случае, если вы уверены, что точно его знаете. К примеру, если документ на самом деле является не законом, как вам кажется, а постановлением, ошибка при заполнении поля Вид документа приведет к тому, что вы не найдете нужный правовой акт.
Рис. 12.6. Выбор вида документа
271
При вводе вида документа необходимо выполнить двойной щелчок по полю Вид документа (рис. 12.6) и в открывшемся окне начать набирать название вида документа, например слово «приказ». Поисковый механизм программы произведет поиск набираемого слова и установит курсор в словаре видов документов на нем. После чего необходимо нажать кнопку Выбрать или клавишу [Enter].