11. 3. Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета
Что же должны уметь делать компьютерные бухгалтерские системы? Они должны уметь:
• правильно производить арифметические расчеты;
228
• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечат-ку первичных и отчетных документов произвольной формы;
• осуществлять безошибочный перенос данных из одной пе-чатной формы в другую;
• производить накопление итогов и исчисление процентов про-извольной степени сложности;
• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.
Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую БД по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.
Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы.
При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя.
Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и результаты одновременно заносились во все необходимые документы и таблицы.
В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов.
Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.
Что еще здесь важно? Конечно же возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах.
Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.
Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией).
При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение Данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.
Ведущие российские фирмы-разработчики оперативно выявляют основные неудовлетворенные потребности бухгалтеров и быстро приводят свои системы в соответствие с новыми требованиями и запросами.
Во многих компаниях есть собственные службы внедрения и сопровождения, которые при необходимости могут оказать помощь непосредственно на местах.
229