В профессиональной деятельности
СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Е.В.МИХЕЕВА
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Допущено
Министерством образования Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов учреждений среднего профессионального образования
| 7- |
| е издание, стереотипное |
ACADEMA
Москва Издательский центр «Академия» 2008
УДК 303.6(075.32)
ББК 32.81я723 М695
Р е ц е н з е н т ы :
зам. директора Московского колледжа градостроительства
и предпринимательства по информатизации учебного процесса, руководитель регионального компьютерного центра,
член Экспертного совета по вопросам информатизации
Госстроя России, канд. техн. наук А. Е. Тимашова; зав. кафедрой «Информатизация банковской деятельности»
Московского банковского института, канд. техн. наук А. Н. Герасимов
Михеева Е. В.
М695 Информационные технологии в профессиональной деятельности : учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Е. В.Михеева. — 7-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 384 с.
ISBN 978-5-7695-5060-7
В учебном пособии излагаются основы базовых понятий по современным информационным технологиям, а также возможности практического применения в профессиональной деятельности программ обработки графической информации (CorelDraw); программ сканирования и распознавания информации (FineReader); программ автоматического перевода текстов (Promt, Lingvo); бухгалтерских информационных систем на примере программы «1С: Предприятие»; компьютерных справочно-правовых систем на примере «Консультант Плюс»; программ работы в сети Интернет.
Для студентов средних профессиональных учебных заведений.
УДК 303.6(075.32) f ; ' ББК 32.81 я723
Оригинал-макет данного издания является собственностью
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом без согласия правообладателя запрещается
© Михеева Е.В., 2004
© Образовательно-издательский центр «Академия», 2004
ISBN 978-S-7695-5060-7 © Оформление. Издательский центр «Академия», 2004
ПРЕДИСЛОВИЕ
В этой книге мы поговорим о самых разных вещах, но объединяются они одной большой, актуальной для нашего времени темой — информационные технологии.
Информационные технологии в своем развитии прошли несколько этапов. До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационной обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную, а для принятия управленческих решений не было никакой финансовой информации, кроме счетов, обрабатываемых также вручную. На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация общественной почты — все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации. «Механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.
Начало XX в. характеризуется появлением «электрических» технологий, основанных на широком использовании электрических пишущих машинок, копировальных машин на обычной бумаге (тип ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.
Появление во второй половине 60-х гг. XX в. больших производительных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.
Появление персональных компьютеров — это революционный прорыв на фронте развития информационных технологий. Компьютер является удивительно точным и своевременным ответом на потребность современного человека если не в постоянном, то в постоянно возможном доступе к информации и системам связи. С каждым годом число людей, которым компьютер необходим, неуклонно возрастает. Он нужен уже не только на работе, но и Дома, и нам уже иногда кажется, что так было и будет всегда.
3
Это учебное пособие написано для тех, кто хочет научиться эффективно использовать современные информационные технологии в профессиональной деятельности. При его написании автор постарался учесть типичные ошибки начинающего и уже имеющего определенный опыт работы пользователя. Было приложено максимум усилий для создания пособия, дающего реальную практическую пользу и устойчивые навыки работы с различными программами. Кроме того, для привития навыков практической работы с профессиональными программными продуктами можно использовать «Практикум по информационным технологиям» того же автора, изданный в Издательском центре «Академия».
.')•-.,- " ' I
ВВЕДЕНИЕ
Компьютер, компьютерные сети и их программное обеспечение являются фундаментом современных информационных технологий. Сегодня компьютер и помощник в нашем бизнесе, и источник свежих новостей из «всемирной паутины» — сети Интернет, и средство мобильной связи, позволяющее с помощью электронной почты быстро передать и получить информацию.
Еще десять лет назад бесспорным казался лозунг «Программирование — вторая грамотность», под которым подразумевалось умение каждого образованного человека создавать и программировать алгоритмы в своей предметной области на языках Fortran, Basic и т.п. Именно на это и были ориентированы учебные пособия предыдущего поколения.
Возможность алгоритмизировать свою деятельность всегда была привилегией профессионалов в любой области человеческой деятельности. Умение разбить задачу на подзадачи, распределение решений этих задач между членами коллектива, определение выходных параметров для каждой из подзадач — чем это не основы алгоритмизации и структурного программирования? Современные программные продукты (в том числе и фирмы Microsoft) подразумевают использование языков программирования и программных сред (MS Office и Internet Explorer). Именно поэтому основы программирования изучаются в курсе «Информатика».
Однако мощная лавина современных программных продуктов буквально за несколько лет создала ситуацию, когда «кустарное» программирование не только стало ненужным, но и невозможным. Наиболее актуальным для большинства специалистов становится не «классическое» программирование, а умение пользоваться существующими информационными технологиями.
Несмотря на быстрое развитие технических и программных средств обозначилась явная тенденция к стабилизации основных технологических подходов к обработке информации: функций клавиатуры и мыши, принципов организации и работы с файловой системой, обработки текстов, электронных таблиц, баз данных. Стандартизация пользовательского интерфейса в среде Windows значительно упростила общение с компьютером массы людей, которым ранее приходилось постоянно переучиваться при появлении новых программ.
СПИСОК СОКРАЩЕНИИ
АРМ — автоматизированное рабочее место
БД — база данных
ЖК-монитор — жидкокристаллический монитор
, ИБП — источник бесперебойного питания ИС — информационная система ; .
ИТ — информационная технология ;
ИК-порт — инфракрасный порт компьютера ,. <
КИС — корпоративная информационная система ; ,• КПК — карманный персональный компьютер .,••
ЛВС — локальная вычислительная сеть .ь
НПК — надеваемый персональный компьютер ОС — операционная система
ПЗС — прибор с зарядовой связью
ПК — персональный компьютер
ПО — программное обеспечение
ППП — пакет прикладных программ
ППП БУ — пакет прикладных программ бухгалтерского учета
САПР — система автоматизированного проектирования
СУБД — система управления базами данных СПС — справочно-правовая система
ЭВМ — электронно-вычислительная машина ;
ЭЛТ — электронно-лучевая трубка
MS — сокращенное название фирмы Microsoft
Глава 1
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
И ПРИМЕНЕНИЕ КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНИКИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Изучение любой дисциплины начинается с определений основных терминов и формулировки понятий. К XXI в. понятия информации и информационных технологий устоялись.
Термин «информация» имеет множество определений. Первоначально под информацией (лат. informatio — разъяснение, изложение) понимались сведения, передаваемые людьми различными способами — устно, с помощью сигналов или технических средств.
В наше время информация является общенаучным понятием, включающим в себя обмен сведениями между людьми и автоматами, обмен сигналами в растительном и животном мире, передачу признаков от организма к организму, от клетки к клетке.
1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ -
Основные понятия, определения и термины формулируются
ГОСТ 15971—90 «Системы обработки информации. Термины и определения».
Информация — это сведения о фактах, концепциях, объектах, событиях и идеях, которые в данном контексте имеют вполне определенное значение. Информация — это не просто сведения, а сведения нужные, имеющие значение для лица, обладающего ими. Можно при определении понятия информации оттолкнуться от схематичного представления процесса ее передачи. Тогда под информацией будут пониматься любые сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования. Информационное сообщение связано с источником сообщения (передатчиком), приемником (получателем) и каналом связи.
В одном терминологическом ряду с понятием информации стоят понятия «данные» и «знания».
Данные — это информация, представленная в виде, пригодном
Для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.
7
Знания — это информация, на основании которой путем логических рассуждений могут быть получены определенные выводы.
Важными характеристиками информации являются ее структура и форма. Структура информации определяет взаимосвязи между составляющими ее элементами. Среди основных форм можно выделить символьно-текстовую, графическую и звуковую формы. Основные требования, предъявляемые к экономической информации — точность, достоверность, оперативность, полнота.
Компьютер является цифровым устройством, значит любая информация представляется в виде чисел.
Для записи чисел люди используют различные системы счисления. Система счисления показывает, по каким правилам записываются числа и как выполняются арифметические действия над ними.
Мы используем в обычной жизни десятичную систему записи чисел, когда число записывается с помощью 10 цифр (0,1...9). Для счета времени в часах используется двенадцатиричная система счисления, в минутах и секундах — шестидесятиричная система счисления. И это никого из нас не удивляет.
В компьютере для записи чисел используется двоичная система счисления, т.е. любое число записывается в виде сочетания двух цифр — 0 и 1. Почему? Просто двоичные числа проще всего реализовать технически: 0 — нет сигнала, 1 — есть сигнал (напряжение или ток).
И десятичная и двоичная системы счисления относятся к позиционным, т.е. значение цифры зависит от ее расположения в записи числа. Место цифры в записи числа называется разрядом, а количество цифр в числе — разрядностью числа. Разряды нумеруются справа налево, и каждому разряду соответствует степень основания системы счисления.
Минимальной единицей информации в компьютере является 1 бит — информация, определяемая одним из двух возможных значений — 0 или 1.
На практике используется более крупная единица информации — байт. Байт — это информация, содержащаяся в 8-разрядном двоичном коде: 1 байт = 8 бит.
В одном байте можно хранить целые числа (десятичные) от 0 до 255.
Для хранения действительных чисел используются ячейки из
4 или 8 байт. При этом число представляется в экспоненциальной форме: 275,986 = 0,275986 Е + 3.
При хранении действительного числа в ячейке из 4 байт 7 бит занимает порядок числа, а 25 бит — мантисса.
Компьютер всегда округляет действительные числа, представляя их приближенно. Для уменьшения погрешности вычислений используют представление чисел с двойной точностью, когда число храниться в ячейках памяти из 8 байт.
Любая информация, кроме числовой, в компьютере кодируется т.е. представляется в виде чисел. Каким образом осуществляется'кодировка информации? Рассмотрим представление текстовой информации.
В одном байте можно хранить 256 различных чисел (от 0 до 255).
Для того чтобы закодировать прописные и строчные буквы латинского алфавита, необходимо 52 числа, а для русского алфавита необходимо еще 66 чисел. Кроме того, необходимо закодировать различные знаки препинания и специальные символы. Таблица такой кодировки носит название таблицы ASCII. Ее первая половина используется для хранения латинского алфавита и специальных символов, а вторая половина содержит символы псевдографики и буквы национальных алфавитов.
Для хранения больших объемов информации используются производные единицы измерения ее количества:
1 Кбайт = 1024 байт = 2Ш байт;
1 Мбайт = 1024 Кбайт = 2 ю Кбайт; 1 Гбайт = 1024 Мбайт = 2 ю Мбайт.
Если на одной странице текста содержится около 3000 знаков, то это 3 Кбайт информации, а в 1 Мбайт можно сохранить около 300 страниц текста.
Представление графической информации опирается на представление экрана монитора в виде массива цветовых точек размером M*N. Каждая точка имеет свой цвет, представляемый в виде комбинации оттенков трех основных цветов: красного, синего и зеленого. Для того чтобы цветопередача была приближена к реальной, необходимо не менее 256 оттенков каждого цвета. При представлении экрана монитора в виде массива 800x600 точек экран покрывает 480000 точек. Используя 8-битное кодирование каждого цвета, получим: 8x3x480000= 1 х 107бит =1,12 Мбайт.
В двоичном виде также можно закодировать и звуковую информацию. Понятие «информационная система» появилось в связи с применением новой информационной технологии, основанной на использовании компьютеров и средств связи.
| 8 9 |
Информационная система {ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работника любой профессии информацией для реализации функции управления. Другими словами информационная система — это упорядоченная совокупность Документированной информации и информационных технологий. Как и каждая система, ИС обладает свойствами делимости и Целостности. Делимость означает, что систему можно представлять из различных самостоятельных составных частей — подсистем. Возможность выделения подсистем упрощает анализ, разработку, внедрение и эксплуатацию ИС. Свойство целостности указывает на согласованность функционирования подсистем в системе в целом.
В зависимости от уровня автоматизации различают ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы.
Ручные ИС характеризуются выполнением всех операций по переработке информации человеком. В автоматизированных ИС часть функций управления или обработки данных осуществляются автоматически, а часть — человеком. В автоматических ИС все функции управления и обработки информации выполняются техническими средствами без участия человека.
Информационная система включает в себя информационную среду и информационные технологии, определяющие способы реализации информационных процессов.