2. С помощью документа Excel, при открытии которого запускается программа.
3. Щелкнуть на значке Excel на рабочем столе.
После запуска программы на экране появляется окно, основными элементами которого являются: строка заголовка, панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки, строка состояния, заголовки строк и столбцов, строка формул, ярлычки листов (Рисунок 1). Excel имеет стандартный интерфейс Windows. Строка меню отличается от меню в Word заменой пункта "Таблица" на пункт "Данные", предназначенный для выполнения операций сортировки, фильтрации и некоторых других над табличными данными.
На панели форматирования следует отметить кнопку "Объединить и поместить в
центре", а также "Денежный формат" и "Процентный формат".
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно
нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Оформление таблицы
Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.
Перед выполнением команды в Excel следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Это справедливо и для команд форматирования. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена, например: A1 или DE234. Обозначение ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
На данные, расположенные в ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например A1:C15. Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов (текст, число или формула), а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка A1) и содержащую все заполненные ячейки. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа "=" (знак равенства).
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.
Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат —› Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять видом рамок, задавать фоновый цвет.
Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в сроке формул. Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно легко выполнить "в уме". Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
41. Команды конструирования в Ехсеl: вставка, копирование, перемещение, транспонирование, удаление, очистка. Специальная вставка при копировании.
При перемещении и копировании ячеек описанным способом учитывается вся содержащаяся в них информация. Это относится как к формулам и примечаниям, так и к параметрам форматирования. В Excel предусмотрена возможность вставки данных в отформатированную таблицу. Чтобы избежать повторного форматирования вставленных данных, нужно вставлять значения без параметров форматирования.
Данная возможность реализуется только при использовании команды Копировать.
Например, если вы хотите скопировать только формулы или значения, сначала выделите исходный диапазон ячеек и активизируйте команду Копировать из меню Правка, а затем переместите указатель ячейки в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором планируете выполнить вставку, и выберите в меню Правка команду Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно для определения типа вставляемой информации. Установив соответствующий переключатель в диалоговом окне Специальная вставка, можно вставить всю содержащуюся в ячейке информацию (все), только формулы (формулы), значения (значения), параметры форматирования (форматы) или примечания (примечания).
При активизации переключателя значения из исходного диапазона копируется не сама формула, а только результат ее вычисления. Например, если ячейка в исходном диапазоне содержит формулу =10+56, то в месте назначения будет вставлено число 66.
Вставить только заполненные ячейки позволяет опция Пропускать пустые ячейки.
Транспонирование таблицы
С помощью команды Специальная вставка легко транспонировать таблицы, т.е. менять местами строки и столбцы. Для этого нужно выделить всю таблицу и активизировать команду Копировать из меню Правка. Затем установить указатель ячейки в незаполненной области рабочего листа и выбрать в меню Правка команду Специальная вставка. В открывшемся диалоговом окне установить опцию Транспонировать и закрыть окно нажатием кнопкиОК. В результате на рабочем листе появится транспонированная таблица.
Вставка и удаление ячеек
Вставка ячеек также связана с выделением, поскольку количество вставленных ячеек зависит от количества ячеек в выделенном диапазоне. Например, чтобы вставить в таблицу столбцы, следует с помощью заголовков выделить столько столбцов, сколько нужно вставить, и выбрать команду Столбцы в меню Вставка. Удалять столбцы позволяет команда Удалить из меню Правка. Строки вставляются и удаляются аналогично.
При вставке столбца следующие за ним столбцы сдвигаются на одну позицию вправо; при вставке строки следующие за ней строки сдвигаются на одну позицию вниз. В процессе вставки ячеек в диалоговом окне Добавление ячеек определяется способ смещения существующих ячеек.
Для выполнения операции удаления необходимо сначала выделить удаляемые ячейки, а затем выбрать команду Удалить в меню Правка. При удалении ячеек открывается диалоговое окно для указания способа смещения соседних ячеек.
Оформление таблицы
Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.
Перед выполнением команды в Excel следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Это справедливо и для команд форматирования. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.
42.Типы данных в Ехсеl. Форматирование данных.
При задании группе ячеек определенного формата можно изменить формат отдельных ячеек.
Основные средства для форматирования в Microsoft Excel расположены в группах Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная, в диалоговом окне Формат ячеек (открывается при щелчке по значку групп Шрифт, Выравнивание, Число или из контекстного меню) и на мини-панели,вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши.
2. Форматирование данных
Настройка параметров шрифта
По умолчанию данные, введенные в рабочую книгу, отображаются шрифтом Calibri, обычным начертанием, размером 11, черным цветом на белом фоне. При необходимости пользователь может изменить эти настройки.
Для задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер, видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели,группы Шрифт вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек.
Выравнивание данных. Объединение ячеек
Если в ячейку вводится текст, то автоматически он выравниваются по левому краю ячейки, а если же число – то по правому краю. Такой тип выравнивания установлен по умолчанию. При необходимости пользователь может выравнивать данные по левому краю, по центру или по правому краю.
Для изменения типа выравнивания необходимо:
1)выделить ячейку или диапазон ячеек, для которых требуется изменить тип выравнивания;
2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;
3)при необходимости перейти на вкладку Выравнивание;
4)задать тип выравнивания по горизонтали и вертикали, выбрав нужный вариант из соответствующих раскрывающихся списков;
5)для изменения направления текста в ячейке указать угол поворота текста в области Ориентация;
6)для переноса текста на новую строку по достижению правого края ячейки нужно включить флажок Переносить по словам;
7)если включить флажок Автоподбор ширины, то при изменении ширины столбца масштаб отображения текста в ячейке будет изменяться автоматически и текста всегда будет виден на экране (размер шрифта при этом не изменится);
8)если требуется объединить две или более ячеек в одну, то надо включить флажок Объединение ячеек;
9)щелкнуть на кнопке ОК.
Также для задания большинства из этих параметров можно воспользоваться элементами управления группы выравнивание, кнопки минипанели инструментов.
Форматирование числовых данных
Для форматирования (изменения внешнего вида) числовых данных необходимо:
1)выделить ячейки, которые надо отформатировать;
2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;
3)при необходимости перейти на вкладку Число;
4)в поле Числовые форматы выбрать нужный формат (при этом в нижней части диалогового окна появится его описание) и выполнить дальнейшие действия, которые зависят от выбранного формата:
-при выборе форматов Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Экспоненциальный нужно задать число десятичных знаков;
-при выборе формата Числовой включить флажок Разделитель групп разрядов, если требуется;
-при выборе форматов Числовой, Денежный выбрать формат представления отрицательных значений, используя список Отрицательные числа,
-при выборе форматов Денежный или Финансовые нужно выбрать параметр в поле Обозначение, который задает знак денежной единицы, если требуется чтобы он выводился на экран;
-при выборе форматов Дата, Время, Дробный из списка Тип выбрать параметры отображения даты, времени и дробей;
5)щелкнуть на кнопке ОК.
Форматы Финансовый, Процентный и С разделителями можно установить с помощью кнопок группы Число. Для увеличения или уменьшения разрядности числовых значений можно также воспользоваться соответствующими кнопками этой группы. С помощью раскрывающейся кнопки Числовой формат, также расположенной в группе число можно выбрать один из предлагаемых форматов.
4. Форматирование ячеек
Чтобы привлечь внимание к содержимому ячеек можно изменить цветовой фон ячейки. Для этого необходимо:
1)выделить ячейки, подлежащие форматированию;
2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;
3)перейти на вкладку Заливка;
4)в области Цвет фона выбрать желаемый цвет или задать узор;
5)щелкнуть на кнопке ОК.
Цвет фона ячейки можно также изменить, воспользовавшись кнопкой Цвет заливки группы Шрифт.
Для разделения ячеек и выделения данных в таблице применяются рамки. Чтобы задать обрамление ячейки или диапазона ячеек, нужно:
1)выделить ячейки, подлежащие форматированию;
2)открыть диалоговое окно Формат ячеек;
3)перейти на вкладку Граница (рис. 16);
4)в области Линии выбрать тип линии и цвет линии;
5)в области Все задать наличие внешних и внутренних границ, щелкая на соответствующей кнопке;
6)в области отдельные выбрать границы для выделенных ячеек, щелкнув на соответствующих этим границам кнопкам;
7)щелкнуть на кнопке ОК.
Задать границы ячеек можно также с помощью кнопки Границы, расположенной в группе Шрифт вкладки Главная ленты инструментов.
4.Изменение ширины столбца и высоты строки
Влекции 3 было отмечено, что по умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов и одинаковую высоту всех строк таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста). Но введенное данное при этом находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. Также в лекции 2 было рассказано как можно автоматически или вручную изменить ширину столбца (высоту строки).
Однако изменить ширину столбца или высоту строки можно с помощью элементов управления группы Ячейки.
Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо выполнить следующие действия.