Форма списка организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива
(продолжение)
Форма № 50
Список фондов, содержащих особо ценные документы
| № пп | № фонда | Название фонда | №№ описей, в которых содержатся особо ценные документы | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Итого на 01.01…. г. |
| фондов. | ||
| (цифрами и прописью) | ||||
|
| ||||
| Наименование должности работника |
| |||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (дата) |
| |||
Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
Формат А4 (210×297)
Форма № 51
| (название архива) |
| ФОНД № | |
| (№ и название фонда) | |
| ОПИСЬ № | |
| (№ и название описи) | |
|
| |
|
| |
|
| |
| (крайние даты) | |
Схема расположения реквизитов на титульном листе описи*
Формат А4 (210×297)
* Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
* Акт составляется отдельно на каждый вид носителя.
** Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед.хр. (микрофиш).
* При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и № указываются в примечании.
[*] Для документов, имеющих повреждения текста и повреждения носителя, составляются отдельные карточки
* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
* При наличии указания.
* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.
* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных документов вносятся соответствующие уточнения.
* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
** Запись с нарастающим итогом составляется после каждого копирования.
*** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму №51).
* Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей архивных документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел. К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
** Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
* Номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 – 1, 1 – 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например: 1/1, ½, 1/3, где 1 – номер единицы учета, 1,2,3 – номера единиц хранения.
** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).
* Раздельно указывается количество бумажных и электронных экземпляров (Б и ЭД).
** При отсутствии указанного вида документов графы не включаются в итоговую запись.
* Утверждение Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.
** Состоит из порядкового номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», Росархив, ВНИИДАД. М., 2012.
*** Для списка федерального архива приводится также гриф согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.
* На титульном листе могут быть указаны сведения о номере и дате протокола заседания ЭК, ЭПК.