Пояснительная записка к паспорту архива
(наименование организации источника-комплектования Архивного отдела Администрации города Челябинска)
по состоянию на 01.12.20___ (текущий год)
В течение 20___ года (текущий год) изменения в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе, форме собственности организации и руководстве не производились (если произошли изменения необходимо указать основание (№ и дата распорядительного документа) и приложить копию документа к пояснительной записке).
1. Общие сведения
- Количество фондов – ___
по сравнению с 20___ годом (предыдущий год) показатель (увеличился, уменьшился, не изменился).
- Площадь архивохранилища - __ кв. м.
по сравнению с 20___ годом (предыдущий год) показатель (увеличился, уменьшился, не изменился).
увеличилось на __ кв. м. за счет выделения в 20__ дополнительного помещения.
- Загруженность архивохранилища составляет ___ %
по сравнению с 20___ годом (предыдущий год) показатель (увеличился, уменьшился, не изменился).
2. Сведения о документах
Код 201. В паспорте архива по состоянию на 01.12. 20___ г. (предыдущий год) числилось ___ ед. хранения документов постоянного хранения за 20___ - 20___ годы.
В 20___ году (текущий год) упорядочены документы 20 ___ года и внесено в опись постоянного хранения в количестве ___ ед. (протокол ЭПК от ____ №___).
Переданы в Архивный отдел Администрации города Челябинска, в связи с истечением срока хранения, документы 20___ года в количестве ___ ед. хранения (акт от ____ №___).
Итого по состоянию на 01.12.20___ года (текущий год) в организации находится ___ ед. хранения документов постоянного хранения за 20___ - 20___ годы.
Документов, хранящихся сверх установленного срока, в организации нет.
Образуется дел в год - ____.
Код 202. В паспорте архива по состоянию на 01.12. 20___ г. (предыдущий год) числилось ___ ед. хранения документов по личному составу за 20___ - 20___ годы.
В 20___ году (текущий год) упорядочены документы 20 ___ года и внесено в опись по личному составу в количестве ___ ед. (протокол ЭПК от ____ №___).
Итого по состоянию на 01.12.20___ года (текущий год) в организации находится ___ ед. хранения документов по личному составу за 20___ - 20___ годы.
3. Кадры
Обязанности по ведению архива организации возложены на штатного работника (должность, ФИО).
При отсутствии штатной единицы, указывается сведения об отсутствии и дается информация на кого возложены должностные обязанности по ведению архива организации (должность, ФИО).
4. Условия хранения документов:
1) Хранилище
- указывается его наличие либо отсутствие;
- влажность (указывается сухое либо сырое);
- освещенность (указывается светлое либо темное).
2) Отопление в хранилище
указывается имеется либо отсутствует,
тип отопления (при наличии указывается центральное либо печное).
3) Стеллажи
указывается имеются либо отсутствуют;
материал стеллажного оборудования (при наличии: металлические, деревянные либо комбинированные).
4) Шкафы
указывается материал шкафов и место их размещения (металлические или деревянные).
5) Сигнализация
указывается имеется либо отсутствует сигнализация в помещении
тип сигнализации (пожарная, охранная либо пожарная и охранная).
6) Читальный зал (указывается наличие или отсутствует).
7) Температурно–влажностный режим (указать соблюдается либо не соблюдается).
Должность исполнителя подпись ФИО
Приложение 4
Образец пояснительной записки
Пояснительная записка к паспорту архива