Визуальное определение степени загруженности архивохранилища не допускается.

Дата: 2025-05-01; Просмотры: 4

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Расчет процента степени загруженности архива производится согласно пропорции:

степень загруженности архива = количество хранящихся дел : показатель вместимости архива х 100%

Пример:

В архиве 10 стеллажей по 14 полок (140 полок), из них 31 - пустые. Общее количество дел, хранящихся в архиве – 7 670.

140 - 31 = 109 - количество полок, занятых документами

7 670 :109 = 70 - среднее количество единиц хранения на одну полку

70 х 140 = 9800 - показатель вместимости архива

7670 : 9800 х 100%=78,3 % степень загруженности архива.

3.3. РАЗДЕЛ 2 «СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ»

Данный раздел паспорта отражает информацию о делах, находящихся на хранении.

В графе «А» указывается показатель вида документа: постоянного хранения, по личному составу.

Графа «Б» имеет код строки: 201 и 202.

Код строки 201 «Постоянного хранения» отражает информацию о делах с постоянным сроком хранения.

Код строки 202 «По личному составу» содержит информация о делах по личному составу (приказах руководителя о приеме – увольнении, личных карточках работников, документах по заработной плате), если данные документы ведутся в организации.

Строки 201 и 202 заполняются аналогично.

В столбце «С» «№ описи» указывается номер описи. Если в организации существует несколько описей дел, то для каждой описи заполняется отдельная строка, как для документов постоянного хранения, так и для документов по личному составу.

В графе 1 «Всего» указывается общее суммарное количество единиц хранения управленческой документации постоянного хранения (по личному составу), внесенных и не внесенных в описи, утвержденные Экспертно–проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (далее – ЭПК) и находящихся в архиве организации. Сведения вносятся в строку после поединичного подсчета единиц хранения и на основании учетных документов.

В данную графу также включаются:

­ литерные дела, обнаруженные и включенные в опись после утверждения ЭПК;

­ дела, не поступившие на постоянное хранение в Архивный отдел при передаче документов по истечении временного срока хранения в архиве организации в соответствии с актом приема-передачи документов на хранение (документы, хранящиеся сверх установленного срока).

Единицы хранения – это документы (дела), подготовленные к передаче на постоянное хранение в Архивный отдел, внесенные в описи и утвержденные ЭПК, но еще не переданные на 01 декабря текущего года.

Графы 2 и 3 отражают информацию о крайних датах документов.

В графе 2 «Начальная дата» указывается начальная дата дел (дата самого раннего из хранящихся в организации документов), включенных в графу 1.

Примечание: для тех организаций, которые не сдавали свои документы на хранение в Архивный отдел, отсчет начинается с момента образования организации.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел.

Установление года, по который должны быть учтены дела, рассчитывается по формуле n - 3, где n - отчетный год.

Например:

2019 – 3 = 2016, следовательно, в паспорт на 1 декабря 2019 года включаются сведения о документах по 2016 год включительно.

В графе 3 «Конечная дата» указывается конечная дата дел (дата самых поздних документов, внесенных в опись и находящихся на хранении в архиве организации), включенных в графу 1.

Графы 4, 5, 6 «Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) на ЭПК архивного учреждения» заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документации и на них составлены описи.

В графе 4 «Всего» указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения внесенных в описи, утвержденные ЭПК, но не поступивших на хранение при передаче документов по истечении временного срока хранения в соответствии с актом приема-передачи документов на хранение (находящихся на хранении в организации сверх установленного срока).

Количество дел в графе 4 не может быть больше количества дел указанных в графе 1.

В графе 5 «Начальная дата» указывается начальная дата дел, включенных в графу 4.

В графе 6 «Конечная дата» указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

Организация, не имеющая упорядоченных дел, в графах 4 – 6 ставит прочерк. При этом в пояснительной записке указывает причины несвоевременного упорядочения документов.

Пример:

Организация включена в список источников комплектования в 2019 году, документы откладываются с 2005 года, работа по описанию документов в установленном порядке за весь период деятельности будет включена в план работы на 2020 год.

В графе 7 «Хранятся сверх установленного срока» указывается суммарное количество единиц хранения, внесенных в описи, утвержденные ЭПК и хранящиеся в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём (сверх установленного срока).

Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

При заполнении данной графы следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:

­ для документов, отнесенных к федеральной собственности (документы территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций) – 15 лет;

­ для документов, отнесенных к государственной собственности (документы органов государственной власти, иных государственных органов и организаций субъекта РФ) – 10 лет;

­ для документов, отнесенных к муниципальной собственности (документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций) – 5 лет;

­ для записей актов гражданского состояния – 100 лет;

­ для записей нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, – 75 лет.

Для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года – 75 лет, законченных после 1 января 2003 года – 50 лет.

Установление года, по который дела постоянного хранения должны быть переданы на постоянное хранение в Архивный отдел, рассчитывается по формуле:

1) для территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций: n– 16, где n – отчетный год;

Пример: 2019 – 16 = 2003.

2) для органов государственной власти, иных государственных органов и организаций субъекта РФ: n– 11;

Пример: 2019 – 11 = 2008.

3) для органов местного самоуправления и муниципальных организаций: n– 6;

Пример: 2019 – 6 = 2013.

Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций по 2013 год включительно должны быть переданы на хранение в Архивный отдел. Документы за 2013 год и ранее, находящиеся в архиве организации, считаются хранящимися сверх установленного срока.

Графа 7 в строке «По личному составу» не заполняется, так как документы по личному составу хранятся в организации до момента ее ликвидации.

В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в деятельности организации за год.

В данную графу включается количество дел, образованных в организации за тот год, по который составляются сведения.

Например, по состоянию на 1 декабря 2019 года включаются документы за 2016 год.

Эти сведения можно взять из заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации на соответствующий год, или указать среднее количество дел постоянного хранения, которое образуется в делопроизводстве организации за последние 3 года.

Контроль показателей:

графа 1 = графа 4;

графа 4 = графа 4 из предыдущего паспорта + количество ед.хр., включенных в описи в текущем году – количество ед. хр. сданных в Архивный отдел в текущем году.

графа 8 = количество ед. хр., включенные в описи за предыдущие 3 года : 3.

Пример

3.4. РАЗДЕЛ 3 «КАДРЫ»

Данный раздел заполняется при наличии в организации штатного работника архива.

В строке 301 «Количество штатных работников» указывается количество штатных работников архива организации.

Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за ведение архива, то в этой графе ставится прочерк.

В пояснительной записке к паспорту указывается должность работника организации, на которого возложено исполнение обязанностей ответственного за ведение архива.

3.5. РАЗДЕЛ «УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов.

Данные паспорта заполняются, если в организации имеется архивохранилище.

Сведения об условиях хранения отмечаются в паспорте подчеркиванием.

В пояснительной записке указывается дополнительная информация, которая отражает особенности расположения архивохранилища (например, размещение в подвальных помещениях), оборудование (стеллажей, шкафов).

В случае, когда документы хранятся в структурных подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет. При отсутствии хранилища в пояснительную записку необходимо внести сведения, отражающие характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т.п.).

Если организация хранит более одного фонда, то к паспорту прилагается «Отчет о составе и объеме фондов на 1 декабря текущего года».

4. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К паспорту прилагается пояснительная записка (Приложение 3), которая дает разъяснение по разделам.

В пояснительной записке к паспорту:

1) приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно – правовом статусе или форме собственности организации (копии распорядительных документов предоставляются в Архивный отдел с паспортом);

2) указываются данные о предыдущих передачах документов на постоянное хранение в организацию (наименование организации, виды, объемы и крайние даты переданных документов, год передачи и др.);

3) объясняются и комментируются изменения сведений внесенных в графы раздела 2 «Сведения о документах»;

4) указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.);

5) сообщаются сведения о наличии научно – справочного аппарата к документам.

В случае не обнаружения (утраты) документов, поставленных на государственный учет (включенных в утвержденные описи ЭПК), указанные дела в обязательном порядке включаются в паспорт. В данном случае вместе с паспортом представляется справка с указанием причин и обстоятельств утраты, с подробным перечислением документов, их объема, крайних дат за подписью руководителя.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта.

Паспорт распечатывается в 2-х экземплярах на одном листе с оборотом:

- один экземпляр направляется в Архивный отдел;

- второй – хранится в деле фонда организации до ее ликвидации.

Паспорт подписывается руководителем организации, либо лицом, исполняющим обязанности руководителя.

В состав подписи входит личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Подпись заверяется печатью.

Ниже подписи руководителя организации проставляется отметка об исполнителе. Отметка включает должность и фамилию лица, ответственного за архив, а также номер контактного телефона.

Пояснительная записка к паспорту подписывается составителем паспорта архива организации, хранящей документы.

Начальник Архивного отдела Т. В. Егозина

Приложение 1