2.6. К паспорту составляется пояснительная записка.

Дата: 2025-05-01; Просмотры: 2

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Администрация города Челябинска

Архивный отдел

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ – ИСТОЧНИКА КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Челябинск

2019

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива организации (далее – паспорт), хранящей документацию централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (далее – Регламент);

- п. 3.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.

1.3. Инструкция предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Главная задача паспортизации – отражение фактического состояния обеспечения сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, а также документов по личному составу.

2.2. Организации – источники до передачи на государственное или муниципальное хранение обеспечивают сохранность и учет документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, а также дел по личному составу в соответствии с установленными сроками.

2.3. Паспорт составляется организациями – источниками комплектования Архивного отдела Администрации города Челябинска (далее – Архивный отдел) ежегодно и отражает состав и условия хранения документов в организациях по состоянию на 01 декабря текущего года. Форма паспорта установлена приложением № 4 к Регламенту (Приложение 1).

2.4. При заполнении паспорта следует обратить внимание на следующее:

1) паспорт заполняется на основании сведений учетных документов (описей дел, актов и др.) на документы постоянного хранения (управленческая документация) и документы по личному составу, находящимся на хранении в архиве организации.

2) в паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в организации документах сосредоточенных как в помещении архива организации, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения;

3) организации включают в паспорт учетные сведения по документам, находящимся на хранении в архиве организации, в том числе образовавшимся в деятельности организаций-предшественников, а также подведомственных организациях, если документы на хранение поступают в архив головной организации;

4) в паспорт архива включаются сведения по описанным документам, т.е. документам, включенным в описи постоянного хранения и по личному составу, и находящихся на ведомственном хранении, а также сведения обо всех находящихся на хранении документах, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные.

5) дела, переданные на хранение в Архивный отдел, в паспорт не включаются.

2.5. Исправления в паспорте не допускаются.

2.6. К паспорту составляется пояснительная записка.

3. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА

3.1. АДРЕСНАЯ ЧАСТЬ

Адресная часть паспорта расположена в левом верхнем углу бланка:

В строке «Кому представляется» указывается наименование архивного органа, на учете которого находится организация, его почтовый адрес с индексом. наименование:

Например:

В строке «Кем представляется» организация указывает свое полное и сокращенное наименование, официальный адрес с почтовым индексом и адрес фактического нахождения архива организации, если он расположен в другом здании.

В случае если с момента предыдущей паспортизации произошло изменение месторасположения архива организации, в пояснительной записке указывается информация об этом.

В строке «Форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности.

Форма собственности организации определяется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации:

1) государственная собственность:

­ федеральная собственность;

­ собственность субъекта РФ;

2) муниципальная собственность;

3) частная собственность.

Например:

В заголовке паспорта указывается наименование организации на текущий год.

3.2. РАЗДЕЛ 1«ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ»

В строке 101 графы 1 «Количество фондов» указывается количество фондов, находящихся на хранении в архиве организации.

Если хранятся документы только данной организации, то указывается «1».

Если в архиве хранятся документы других организаций (организации-предшественники, ликвидированные организации, правопреемником которых стала организация, ликвидированные подведомственные организации и др.), образующих самостоятельные фонды, указывается общее количество фондов, хранящихся в архиве организации. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая документация или документы по личному составу) учитывается в паспорте только один раз. В пояснительной записке приводится информация о фондообразователях (наименование, состав документов, крайние даты и др.), чьи фонды находятся на хранении в архиве организации.

В строке 101 графы 2 «Площадь архивохранилища (кв. м)» указывается площадь помещения в квадратных метрах.

В случае отсутствия отдельного архивохранилища в графе ставится прочерк.

Если в организации имеется несколько отдельных помещений для хранения архивных документов, то указывается площадь каждого из них.

Изменение площади архивохранилища по сравнению с предшествующей паспортизацией объясняется в пояснительной записке.

Строка 101 графы 3 «Загруженность архивохранилища (%)» заполняется при наличии архивохранилища.

Загруженность архивохранилища рассчитывается исходя из протяженности стеллажей, находящихся в архивохранилище.