5. Подача материала и Использование текста презентации
Следует ли ведущему презентации заранее подготовить написанный текст или он может вести ее более-менее спонтанно, опираясь на отрывочные записи? Этот вопрос задают постоянно и отвечают на него чаще всего неверно.
Давайте согласимся с утверждением: «Лучший оратор - это естественный оратор». Он говорит легко, свободно, плавно, практически не заглядывая в свои шпаргалки. Импровизатор запросто разговаривает с нами в естественной манере. Он обращается только к нам, реагирует на нас. Такая свободная презентация не может быть подготовлена заранее и не основана на написанном тексте. Других же листочки с каракулями заметно связывают по рукам и ногам.
5.1. ПРОБЛЕМЫ , ВОЗНИКАЮЩИЕ ИЗ - ЗА ОТСУТСТВИЯ ТЕКСТА ВЫСТУПЛЕНИЯ
Для большинства из нас неподготовленная презентация - это скорее проблема вдохновения, а не описания предмета речи. Зачастую наш язык не так гладок, а слова не так выразительны, как нам того хотелось бы. И даже те, кто не испытывает видимых трудностей, сталкиваются с тремя проблемами.
5.1.1. Наглядные материалы
Превосходному оратору не нужны наглядные материалы, потому что аудитория и так слушает его, а не погружается в сон. Но тема презентации очень часто может быть раскрыта только с использованием наглядных материалов. Если это так, то оратор попадает в зависимость от плакатов или слайдов и порядка их подачи. Слайды, иллюстрации идут в строгой последовательности, оператор или проектор подают их один за другим, в результате чего многословный оратор или не успевает прокомментировать их, или пропускает значительные куски своего доклада.
5.1.2. Хронометраж
Презентация почти всегда ограничена по времени. Поскольку необходимо высказать все важное, текст готовят заранее. В противном случае можно либо нарушить регламент, либо забыть о важных вещах.
5.1.3. Обоснованный порядок подачи
Все вы согласны с тем, что определенные мысли следует высказывать в определенное время и в определенной аудитории. Любой доклад должен быть логически оптимизирован. Другими словами, существует наилучший порядок подачи мыслей. Он делает ваши мысли понятными и доступными для каждого слушателя. Существуют удачные слова и фразы, с помощью которых вы можете подчеркнуть весомость своих аргументов. Как только вы обнаруживаете все это, любая гениальная, но спонтанная презентация кажется не совсем удачной, потому что, будучи написанной заранее, она могла бы выглядеть лучше.
Многие, осознав это, садятся за свои письменные столы и записывают то, что хотят сказать. Они убеждены, что полностью подготовили свои презентации. Но, увы, это не так. Они просто заполняют словами бумагу.
5.2. НЕ ЧИТАЙТЕ СЛУШАТЕЛЯМ НИКАКИХ БУМАГ
Я не совсем понимаю, почему чтение вслух документов, бумаг и озвучивание написанного кажется таким раздражающим и до некоторой степени обидным на презентациях. Выдающиеся ученые читают свои доклады в научных обществах, и никто не возражает против этого. Вероятно, в таком случае аудитория получает (или надеется получить) привилегию услышать и узнать первыми о новых открытиях до их официального появления на страницах научных журналов и книг...
Графическое выделение
Иногда ваш документ настолько короток, что структурировать его содержание бессмысленно ни с помощью заголовков, ни посредством нумерации. Тем не менее в нем есть идеи, объединенные в группы, и для вас желательно подчеркнуть это каким-то способом. Ведь читателю легче воспринимать ваши рас-суждения и аргументацию, когда он не только следит за вашей мыслью, но и видит единицы текста. Разберемся в двух вариантах графического выделения, показанных на рис. 27-А и 27-Б.
Рис . 27- А
Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и инженерами-производственниками, посвященную проблемам творческого мышления на вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой - на третью.
Полагаю, мне потребуется несколько слайдов для Введения, чтобы проиллюстрировать предлагаемую концепцию наглядного мышления.
Также необходимы слайды со специфическими примерами позитивного воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы использовать в конце встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции необходимо напечатать и применять как визуальный раздаточный материал.
Слайд-шоу, посвященные результатам нововведений, вполне могут подой-ти для встречи с Франком Гриффитом на второй неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.
Также мы собираемся использовать как часть Введения фильм «Почему че-ловек творит».
Слайды необходимы и для работы секции «Значимые детали творческой атмосферы».
Предложенный вариант выделения структуры абсолютно прост и понятен, но второй кажется еще более ярким и удобным для читателя.
Рис . 27- Б
С длинным документом вы имеете дело или с коротким, наглядное вы деление групп идей и исходных суждений всегда делает их более легкими для запоминания. Однако запомните: как и в случае с заголовками, придер-живайтесь единообразия и экономичного подхода, иначе этот прием не сработает.
Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и инженерами-производственниками, посвященную проблемам творческого мышления на вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой -на третью. Для обеих этих встреч потребуется слайд-шоу, чтобы подчеркнуть:
1. Главные положения Введения. Предложенная концепция наглядного мышления должна быть проиллюстрирована.
2. Специфические примеры позитивного воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы использовать в конце встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции необходимо напечатать и применять как визуальный раздаточный материал.
3. Результаты нововведений, которые мы осуществили, вполне могут подойти для встречи с Франком Гриффитом на второй неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.
4. Шаги, которые необходимо предпринять для создания творческой атмосферы.
Обратите внимание на то, что все выделения определенных суждений в этом примере помогают читателю. Они подчеркивают логическую взаимосвязь, которую тут же улавливает сознание и оценивает разум. Эти приемы экономят совсем немного времени, но если читатель - это человек, который работает с документами денно и нощно, суммарная экономия времени весьма значительна.
Запомните главное правило наглядного выделения единиц текста: идеи и суждения, выделенные графически или позиционно, необходимо выражать в одинаковых грамматических формах. Это помогает не только сделать текст более ясным и легким для читателя, но и проконтролировать правильность своих высказываний. Например, на рис. 27-Б автор вообще не сообщает чего-либо о слайдах в связи с созданием творческой атмосферы, очевидно потому, что это сообщение здесь лишнее.
Часть II
Логика
делового
мышления
Введение
Используя принцип магической пирамиды для решения специфических
задач составления бизнес-текстов, вы часто будете испытывать трудности при управлении логическими структурами своего мышления. Обычно вы без особых усилий определяете объект (тему), формулируете вопрос, описываете ситуацию и осложнение, составляете перечень основных тезисов документа. Выбрав название и составив оглавление, можно приступать к серьезному занятию - изложению всего этого хозяйства на бумаге.
Однако вне зависимости от того, насколько тщательно и аккуратно вы придумали начальные фразы документа, вы вряд ли сможете сразу же в первом черновике описать все логично и с соблюдением всех правил. Те суждения, которые казались сгруппированными так убедительно в пирамидальные формы, вдруг оказываются сомнительно связанными только взаимным местоположением в документе. А казалось бы, железная аргументация при первых же попытках тщательнее проверить выводы вдруг рассыпается как карточный домик на ряд неубедительных фраз.
К сожалению, вы вряд ли сможете устранить недостатки, если не приложите к этому особые усилия. И все потому, что идеи - при изложении их на бумаге - имеют свойство приобретать в глазах автора невыразимое очарование. От них исходит ослепительный свет авторского озарения, с которым очень сложно бороться.
Самым эффективным способом преодолеть это психологическое давление будет иметь под рукой контрольный список правил, которыми вы постоянно пользуетесь, объединяя идеи в группы. Список позволит вам оценить свой текст критически. Вы освободитесь от родительской гордости и сможете объективно понять, что вы написали. (Конечно же, этот метод вдвойне эффективен, если вы читаете чьи-либо чужие наброски.)
Существует четыре ключевых подхода к процедуре проверки построения магической пирамиды, позволяющие полностью высвободить ваши критические способности:
1. Вы можете критически оценить, в каком порядке выстроены идеи в группах.