Это заголовок раздела
Подбирайте слова для названия раздела так, чтобы они отражали идею, которая будет в нем развита или обоснована. Не забывайте о грамматическом сходстве заголовков в пределах одной главы. В дальнейшем раздел может быть разбит на подразделы или, если его части невелики, на нумерованные параграфы. Особо важные идеи подразделов следует предварять объяснениями. Также их можно выделить точками:
• первая мысль подраздела,
• вторая мысль подраздела.
Это заголовок подраздела
Здесь также важно подбирать слова, отражающие принципиальные положения подразделов, и пользоваться единообразным, «параллельным» оформлением. Если необходимо или желательно деление подразделов, можно воспользоваться нумерацией параграфов.
1. Это нумерованный параграф . Первое предложение или фраза , открыва ющая его , могут быть подчеркнуты , чтобы указать на сходство суждений в группе. Развитие мысли может потребовать большего объема, чем объем одного параграфа, однако постарайтесь ограничиться максимум тремя. - — Это подпараграф, выделенный горизонтальным тире, который используется, чтобы разделить мысль параграфа на составные части.
• Мы редко структурируем содержание до такой глубины, но если вы все же делаете это, пользуйтесь именно таким приемом.
* * *
Кроме всех перечисленных способов разделения текста можно использовать звездочки и цифры в круглых скобках (5). Звездочки могут быть выставлены в ряд по центру страницы для обозначения перехода к выводу в особо длинных разделах. Цифры в скобках используются для выделения списков, когда число пунктов не превышает пяти, или для того, чтобы привлечь внимание читателя к параграфу, содержащему особо важную мысль.
• Эти пожелания следует законспектировать на отдельном листе и всегда держать перед глазами, когда вы работаете над документом.
6. Не переусердствуйте . Возможно, это самое главное правило. Желательно использовать заголовки, только если они действительно подчеркивают вашу мысль, если они помогают читателю разобраться в документе и запомнить его. Слишком мелкое структурирование документа на разделы и подразделы никому не нужно.
Если вы умело подберете заголовки, объединенные в удобное оглавление, они точно передадут содержание вашего документа и станут еще одним исключительно полезным инструментом для читателя, с помощью которого он сможет ориентироваться в написанном и точнее поймет вашу мысль.
Подчеркивание
Другим популярным подходом к выделению идей в документе является подчеркивание суждений, объясняющих или обосновывающих утверждения ключевой линии (рис. 25). Иногда встречается подчеркивание и на более низких уровнях, но для этого используются другие варианты и формы подчеркивания.
Главная цель этого способа - обеспечить быстрое и легкое восприятие при чтении документа. Теоретически предполагается, что читатель может пробежаться глазами по выделенным местам и в основных чертах ознакомиться с аргументацией документа и его главными положениями.
Используя этот подход, помните о том, что:
1. Вы должны строго следовать логике вопросов и ответов . Мысль, находя
щаяся ниже, должна четко отвечать на вопрос, возникающий после ознаком
ления с тезисом, расположенным выше в тексте. При грубом однозначном
подчеркивании нет места для языковых изысков и усложненных по
форме суждений. Эти «завитушки» разрушают ясную и последователь
ную логику. Если вам необходимо развить какое-то суждение или углу
биться в ситуацию, сделайте это во Введении или в заключительных
параграфах.
2. Вы должны экономно подбирать слова так , чтобы общая мысль была
распределена между ними , но не потеряна . Многословие существенно
разрушает логику восприятия, особенно если читатель должен сложить
воедино, скажем, тридцать слов, чтобы схватить всю мысль в целом. По
этому, если вы не уложились в дюжину слов в описании субъекта или
предиката, поработайте еще.
3. Вы должны быть беспощадны , ограничивая число подчеркнутых строк ,
выражающих дедуктивную или индуктивную аргументацию . Многие иг
норируют это требование и в итоге бездумно выделяют при помощи под-
черкивания все мысли, не учитывая индуктивной или дедуктивной связи
между ними. Вы должны помнить, что в дедуктивной цепочке аргу-
ментов не более четырех звеньев, а в индуктивном множестве - не бо
лее пяти членов.
Если вы обнаружили, что превышаете этот предел, значит, группа перегружена и следует «переформатировать» мысли как компьютерную дискету, стерев с нее все лишнее.
Рис . 25
ОТРАЗИТЕ ГЛАВНУЮ МЫСЛЬ В НАЗВАНИИ ДОКУМЕНТА
Напишите параграф или чуть более, содержащий описание ситуации...
Напишите один параграф или что-то около того, содержащий проблему и вопрос, которые вырастают из этой ситуации. Иногда вопрос неявно подразумевается автором...
Изложите главное суждение. Если в документе больше семи параграфов, изложите утверждения, входящие в ключевую линию:
• первое утверждение ключевой линии,
• второе утверждение ключевой линии,
• третье утверждение ключевой линии.
ПРИДУМАЙТЕ ЗАГОЛОВОК , ПРЕДВАРЯЮЩИЙ ПЕРВОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ КЛЮЧЕВОЙ ЛИНИИ
Напишите короткое вступление, указывающее направление развития мысли и ее отношение к главному тезису всего документа. И снова, если в разделе более семи параграфов, распределите мысли по приоритетам их важности, подчеркните все самое необходимое, а затем:
1. Пронумеруйте подчиненные суждения, подчеркните, определите для них особое расстояние от левого края страницы, НАПИШИТЕ БОЛЬШИМИ БУКВАМИ.
(1) Пометьте БОЛЬШИМИ БУКВАМИ , пронумеруйте цифрами в скобках , поставьте необходимые значки , подчеркните с учетом предыдущего подчеркивания и возможных подчеркиваний на нижних уровнях струк туризации .
1. Если документ очень объемен , пронумеруйте без скобок , под черкните с учетом важности и уместности мыслей на уровне ниже .
• ВЫДЕЛИТЕ следующий уровень иерархии жирной точкой, а первое слово - прописными буквами.
- ВЫДЕЛИТЕ знаком тире самый низкий уровень, прописными буквами только первое слово. Все эти процедуры наверняка понравятся читателю, однако до некоторой степени затрудняют работу автора, потому что потребуют терпеливой последовательной работы и соответствия строгим правилам.
Десятичная нумерация
Менеджеры многих компаний и большая часть чиновников государственных учреждений предпочитают заголовкам нумерацию. Она используется для сквозного структурирования документа. Некоторые обозначают цифрами каждый параграф. Этот подход имеет то преимущество, что на любую единичную мысль или рекомендацию можно легко и точно сослаться.
Однако изобилие номеров сбивает читателя, отвлекая его от содержания документа или раздела. Если вы все же решите воспользоваться нумерацией, возможно, самым мудрым вариантом будет ее сочетание с заголовками, а не полный отказ от них. Заголовки помогают читателю получить частичное представление об идеях, которые содержатся в документе. К тому же они способствуют запоминанию. По ним читатель быстрее найдет то, что ему нужно, даже через много дней после изучения документации.
К сказанному добавлю, что обычно мы легче воспринимаем комбинированное указание «см. в разделе 4.1 о доходах от производства...», чем сухую ссылку «см. в разделе 4.1...». В первом случае у нас сразу возникает определенное представление о содержании, во втором - мы вынуждены ориентироваться только на «географию».
На рис. 26 показано начало главы 5 замечательной книги Энтони Джея «Эффективная презентация» (в США она известна под названием «Новая риторика»). Это прекрасный пример комбинированного сочетания нумерации и заголовков.
Какую числовую систему следует использовать? Вот одна из самых распространенных:
I. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина
1. Другие животные убегают от опасности
А. Собака остается
Б. Даже если это может привести к ее гибели.
Вот другая, возможно, более простая:
1. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина 1.1. Другие животные убегают от опасности
1.1.1. Собака остается
1.1.1.1. Даже если это может привести к ее гибели.
Эти примеры показывают, скорее, цифровую связь между нумерованными высказываниями, нежели действительную форму рассуждения. На рис. 23 указан похожий метод, которым можно воспользоваться при выделении логической структуры. Помните только, что не стоит нумеровать параграфы в Введении, в заключительных выводах, в переходах между разделами и во вступлениях в отдельные главы.
Рис . 26. Пример одновременного использования нумерации и заголовков