Насколько длинным должно быть Введение ?
Вы спрашиваете у меня, насколько длинным должно быть Введение? Насколько длинными должны быть ноги человека? (Настолько, чтобы доставать до земли.) Введение должно быть настолько длинным, насколько это необходимо вам, чтобы убедиться в том, что вы и ваш читатель «начинаете с одного и того же места». И только когда вы убедились в этом, вы можете взять «прирученного» читателя за руку и повести его за собой.
Обычно длина Введения - это два-три параграфа, организованных так, как показано на рис. 11. Ситуация и проблема должны состоять из трех или четырех высказываний. Не стоит делать их длиннее, потому что это может стать неинтересно, ведь адресат уже как бы знает историю. На самом деле, если вы слишком удлините Введение, то будете повторять уже очевидное.
Однако, по контрасту. Введение может состоять всего из одного предложения, например: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о...». Чем чаще вы общаетесь по работе с кем-то, кому адресуете написанное, тем короче может быть ваше Введение. Но помните: в любом Введении должно быть полноценное разъяснение читателю о его вопросе или проблеме.
С чего начинать описание ситуации?
Вы начинаете описание ситуации с суждения о предмете, с которым читатель, на ваш взгляд, согласится, потому что вы рассказываете ему нечто известное. Если вы вдруг обнаружите, что не можете высказать такое суждение о предмете, значит, вы выбрали или неправильную тему изложения, или начинаете рассуждения не с того места. Вы рискуете спугнуть или вовсе потерять читателя.
Рис . 11. Определение линии ключевых утверждений в начале документа
Если вы можете обратиться в докладе или деловом письме к потенциальному читателю по имени, то определить, с чего начать, обычно довольно легко. Вы начинаете с суждения о предмете, которое самодостаточно и бесспорно. Самодостаточность здесь следует понимать как отсутствие необходимости в предыдущих суждениях или умозаключениях. А бесспорность — как обязательное или возможное согласие читателя с мыслью, высказанной в суждении.
Но если вы пишете доклад для широкого круга читателей, статью для журнала или книги, основной вашей заботой будет не столько напомнить читателю об известном вопросе, сколько обосновать важность и значение этого вопроса. В этом случае начинать гораздо труднее. Исходите из предположения, что ваш читатель умеренно информирован, и начните с объяснений, включающих уже признанные представления и знания о предмете. Организовав знакомый материал в привлекательной форме, выделив в нем те стороны, о которых читатель не подозревал прежде, вы подтолкнете его к наболевшему вопросу, обсуждению которого и посвящена ваша работа.
Ключевой характеристикой всех первых высказываний о ситуации является то, что они заставляют читателя ждать дополнительной информации. Именно поэтому их часто называют открытыми суждениями. Каждое такое высказывание как бы подводит базу для начала истории. Ниже приводится несколько типичных примеров:
• Энергоинвест обдумывает возможности экспорта алюминия с завода
в Мостаре в Циар, Чехословакия. (Доклад.)
• Каждая служба по охране здоровья испытывает нарастающее давление
со стороны сил, стремящихся сократить расходы. И ирландская служба
не исключение. (Отчет.)
• Если мы не вкладываем в наши слова какой-то особый смысл, то на сегод-няшний день нет ничего легче, чем опровергнуть старую поговорку: «Не-льзя держать хорошего человека внизу». (Книга.)
Что такое проблема?
Проблема во Введении - это не житейская трудность в обычном смысле этого слова. Она является таковой только в нашем рассказе о ситуации. Чаще всего она описывает альтернативу стабильному положению, а не суть затруднения саму по себе. Хотя иногда альтернатива сама по себе уже есть источник головной боли. На рис. 12 показано несколько возможных видов затруднений, описываемых в деловых документах.
Рис . 12. Затруднения как альтернатива стабильной ситуации
| СИТУАЦИЯ | ЗАТРУДНЕНИЕ | ВОПРОС |
| Обнаружена стабильная ситуация | Нечто идет неправильно Нечто может пойти неправильно | Что нам делать? Как мы можем предотвратить это? |
| Нечто изменилось | Что нам следует делать? | |
| Нечто может измениться | Как нам следует реагировать? | |
| Вот то, что мы могли бы ожидать | Мы ожидали этого? | |
| Существуют иные точки зрения | Кто прав? | |
| В этом положении мы имеем три альтернативы | Что нам выбрать? |
На рис. 13 показаны некоторые Введения, случайным образом подобранные из популярных журналов. Отдельно выделили структуры этих Введений, на которые стоит обратить внимание.
Почему выбран именно такой порядок?
Ситуация - осложнение - вопрос - это необходимые элементы любого Введения. Однако порядок этих частей может варьироваться для того, чтобы придать особое, специфическое звучание документу. Обратите внимание, как меняется тон и настроение в каждом из этих примеров.
Рис . 13. Различные примеры Введений
Маркетинговая близорукость
Каждая ведущая отрасль индустрии была когда-то растущей отраслью. Но сейчас некоторые из них, поднявшиеся на волне энтузиазма, клонятся к упадку. Другие, о росте которых думали как о временном явлении, действительно перестали расти. И во всех случаях рост находится под угрозой. Царит замедление темпов или полная остановка. Но не потому, что стагнирует рынок, а потому, что плохо организовано управление.
Ситуация = Ведущие отрасли индустрии прекратили расти или находятся под угрозой упадка.
Затруднение = Существует тенденция объяснять снижение темпов роста стагнацией рынка.
Вопрос = Верна ли эта тенденция?
«Гарвард бизнес ревью »
Взлом японских рынков
С укреплением японской иены появились дополнительные возможности для конкуренции с японскими компаниями и ликвидации торгового дисбаланса между Токио и Вашингтоном. Многие лидеры компаний в Соединенных Штатах и Европе ищут новые возможности проникнуть на японский рынок. Разочарование ждало тех из них, кто попытался стать инсайдером, то есть войти на рынок изнутри. Некоторые компании после этого оставили свои попытки, решив направить усилия в сторону растущих рынков Китая и Индии. Но, игнорируя Японию, они совершают большую ошибку.
Ситуация = Американские и европейские компании разочаровались
в японском рынке
Затруднение = Они переориентировались на Китай и Индию
Вопрос = Не совершают ли они ошибку?
«Нью - Йорк таймс»
Визуальное развитие в ледниковую эпоху
Археологические находки за период до эпохи неолита содержат исключительно утилитарные артефакты - каменные орудия труда. И только за тридцать пять тысяч лет до нашей эры в Европе происходит драматический поворот событий. Археологи находят не только новые виды каменных орудий, но и первые символические предметы: украшения для тела - бусы и подвески, украшения жилья - наскальные рисунки и скульптуры.
Этот культурный взрыв одновременно охватывает громадные территории Западной и Восточной Европы. Почему так произошло?
Ситуация = В течение двух с половиной миллионов лет - только каменные орудия труда
Затруднение = Внезапное возникновение искусства приблизительно тридцать пять тысяч лет назад
Вопрос = Почему?
«Нешнл Джиогрэфик»
Обоснованное Введение : ситуация — осложнение — вопрос
За последние годы на счета фирмы поступило большое количество денег за услуги, оказанные в диверсификации видов клиентской деятельности. Однако еще никто в лондонском офисе не смог потребовать ящик шампанского, причитающийся тому консультанту, кто первым сможет продемонстрировать клиента, чьи покупки или поглощения других компаний не могли бы быть предприняты без наших усилий. Поскольку объем наших услуг по диверсификации возрос на 40% за последние пять лет, у нас есть необходимость, время и опыт для того, чтобы предпринять исследования и установить, какие пути и способы диверсификации могут принести максимальную пользу клиенту.
Этот доклад содержит описание главных целей предполагаемого исследования и намечает пути и гипотезы для этой работы.
Вопрос на первом месте : вопрос — ситуация — осложнение
Первой целью данного исследовательского проекта будет рассмотрение наших возможностей по оказанию услуг в сфере диверсификации деятельности клиентов. Только в лондонском офисе объем наших услуг по приобретению и поглощению других компаний возрос за последние пять лет на 40%. И тем не менее мы не можем указать ни. одного поглощения или приобретения, которое не состоялось бы без наших усилий.
Главная цель нашего доклада...
Тревожное Введение : осложнение — ситуация — вопрос
Как мне известно, никто в лондонском офисе не может утверждать, что найдется хоть один наш клиент, который не достиг бы результата без нашего участия. То есть мы не можем приписать заслуги по диверсификации клиентской деятельности только себе самим. Ситуация выглядит удивительно, поскольку объемы услуг в этой сфере за последние пять лет выросли на 40%. Чтобы и дальше расширять это направление деятельности, необходимо убедиться в том, что она полезна клиентам. Иначе мы рискуем своей репутацией. Следовательно, мы должны провести необходимые исследования, опираясь на наш опыт, и убедиться в том, что наша деятельность все еще полезна клиентам.
Главная цель нашего доклада...