VI. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам организации. Эта процедура включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 8);
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объём дела (тома) не превышал 250 листов (путём сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и сотрудника организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имён и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трёх лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и приём производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
VII. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники организации обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
• сохранность личных дел педагогов и сотрудников организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.
VIII. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников организации, педагоги и сотрудники имеют право:
• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.