III. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников организации ведётся в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
• дополнение к личному листку по учёту кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников организации;
• отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчётным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора организации.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов
и сотрудников организации
4.1. Хранение и учёт личных дел педагогов и сотрудников организации организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников организации хранятся 75 лет (если личные дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года) или 50 лет (если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года) (в соответствии с п. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).
4.7. Отдельные личные дела педагогов и сотрудников ОРГАНИЗАЦИИ после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
V. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора организации по заявлению сотрудника организациИ.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников организации производится в отделе кадров. В конце рабочего дня секретарь или специалист по кадрам обязаны убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.