Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации (далее – Положение) определяет порядок формирования и ведения личных дел педагогов, а также иных сотрудников и работников ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (далее – ОРГАНИЗАЦИЯ), устанавливает порядок учёта, хранения и выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права и обязанности работников и директора организации.
1.2. Положение разработано в соответствии с:
- Трудовым Кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
- Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных данных»;
- Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 г. № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;
- иными нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства, архивного дела и трудовых отношений между работником и работодателем;
- Коллективным договором ОРГАНИЗАЦИИ;
- Уставом организациИ.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом директора ОРГАНИЗАЦИИ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ОРГАНИЗАЦИИ.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ОРГАНИЗАЦИИ возлагается на специалиста по кадрам организации.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учёта, содержащий наиболее полные сведения о работнике организации и его трудовой деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника организации не допускается.
II. Порядок формирования личных дел
педагогов и сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников организации производится непосредственно после приёма в организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации вкладываются следующие документы:
Для педагогов:
• заявление о приёме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приёме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.
Для работников:
• заявление о приёме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных работника;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учёта (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приёме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:
• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приёме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
• с нормативно-правовыми документами ОРГАНИЗАЦИИ (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и другими локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
• присвоение личному делу номера согласно журналу учёта личных дел (приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел организации; полное наименование организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
ü внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
ü личный листок по учету кадров (приложения № 6);
ü заявление о приёме на работу;
ü приказ о приёме на работу;
ü трудовой договор;
ü договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
ü характеристики и рекомендательные письма;
ü согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещённых в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов дела.