2. Правила составления и оформления документации по личному составу.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК
Тема: «Система документации по личному составу».
План
1. Виды документации по личному составу.
2. Правила составления и оформления документации по личному составу.
3. Личное дело.
4. Подготовка документации по личному составу к архиву.
ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в ДНР регулируются Трудовым кодексом. Все этапы трудового цикла от приёма на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
¾ документация, связанная с комплектованием персонала предприятия;
¾ документация, связанная с процессом продвижения персонала по
службе;
¾ документация, связанная с выполнением работником требований
трудовой дисциплины;
¾ документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работников с предприятием, с увольнением.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Например, анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы РФ, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20 % имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Работники, отвечающие за документацию по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения и перевода сотрудников.
К документам по личному составу относятся:
¾ заявления о приёме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
¾ приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе);
¾ трудовые книжки;
¾ личные дела;
¾ личные карточки формы Т-2.
На основании Трудового кодекса при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными законами, указами и постановлениями.
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Первым делом при приёме на работу работник пишет заявление о приёме на работу. В заявлении должны быть указаны название предприятия, фамилия руководителя предприятия, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приёма. Оклад и дата приёма на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учёту кадров (или анкета) и составляется автобиография.
На заявление о приёме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приёме работника на данную должность.
В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ (распоряжение) о приёме на работу.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приёме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приёме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими на предприятии правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
«Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» ( ТК ).
Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несёт работодатель. При нарушении установленных ТК и иными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно ТК трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трёх дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.
В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
¾ место работы (с указанием структурного подразделения);
¾ дата начала работы;
¾ наименование должности, специальности, профессии с указанием
квалификации в соответствии со штатным расписанием предприятия или конкретная трудовая функция;
¾ права и обязанности работодателя;
¾ характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за
работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
¾ режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника
отличается от общих правил, установленных на предприятии);
¾ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
¾ виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счёт средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ». Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приёме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учётом различий в сроках
хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к - приказ о движении кадров (приём, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км - о командировании, № 45/о - об отпуске, № 32/п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего на предприятии свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приёме на работу (форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; документов воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учётом специфики работы в соответствии с действующим законодательством может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные на предприятии и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учёте», являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе. В пункте 9 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».
В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, администрация обязана ознакомить работника под подпись в графе 6 формы.
В разделе «Отпуск» ведется учёт всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учёта сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учёта работающих инвалидов и др.
Строка «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется после издания приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Записи вносятся в строгом соответствии с формулировками приказа.
Личную карточку подписывает работник кадровой службы, указывая свою должность и расшифровку подписи.
В заключение личную карточку должен подписать работник. Подпись работника подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
Личное дело – это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
¾ ·внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
¾ анкета или личный листок по учёту кадров;
¾ автобиография или резюме;
¾ копии документов об образовании;
¾ копии документов об утверждении в должности;
¾ копии характеристик;
¾ трудовой договор;
¾ копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
¾ дополнение к личному листку по учёту кадров;
¾ справки и другие документы, относящиеся к работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета или личный листок по учёту кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При её заполнении используются
¾ паспорт;
¾ трудовая книжка;
¾ военный билет;
¾ документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат,
свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении учёной степени и о присвоении учёного звания (диплом и аттестат);
¾ документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» анкеты или личного листка применяются формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа с начало трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ К АРХИВУ
Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на предприятия всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
¾ распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки,
заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
¾ списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на
производстве с вредными условиями труда;
¾ карточки по учёту личного состава, в том числе временных работников
(форма Т-2);
¾ личные дела;
¾ лицевые счета работников по заработной плате (расчётные
ведомости по зарплате);
¾ акты о несчастных случаях, связанных с производством;
¾ тарификационные ведомости;
¾ табели и наряды работников вредных профессий;
¾ трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не
вошедшие в состав личных дел;
¾ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа
для выплаты надбавки за выслугу лет;
¾ протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий;
¾ документы (представления, ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников предприятия к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
¾ списки работников, уходящих на льготную пенсию;
¾ штатные расстановки;
¾ книги (карточки) учёта приёма, перемещения (перевода),
увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем – 75 лет. Исключения составляют:
¾ акты о несчастных случаях, связанных с производством – 45 лет;
¾ тарификационные ведомости – 25 лет;
¾ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа
для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
¾ протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий – 15 лет;
¾ списки работников, уходящих на льготную пенсию – 50 лет.
В течение установленных сроков предприятие обязано обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце каждого года на предприятии составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе её деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения (далее – Типовой перечень).
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
¾ помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
¾ включать в дело по одному экземпляру документа;
¾ группировать в дело документы одного календарного года (исключение
составляют личные дела);
¾ помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
¾ дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4
сантиметров.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Например, формирование распорядительной документации по личному составу – приказы.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объёмах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приёме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
В соответствии с Основными правилами работы архивов предприятий распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией, т.е. приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив предприятия. В соответствии с Основными правилами работы архивов предприятий в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.
Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:
¾ проведение экспертизы ценности документов;
¾ оформление дел;
¾ составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей,
оглавлений).
При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив предприятия, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путём проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплёт дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и предприятий, при выполнении переплётных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверенной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.
Внутренняя опись составляется для учёта документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается её составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.
Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверенная надпись дела пересоставляются.
Ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Что такое кадровая документация?
2. Порядок формирования личного дела.
3. Формирование распорядительной документации по личному составу.