Тактика поведения в конфликте
Если избежать конфликта не удалось и он развивается, надо пустить в действие механизм поведения в конфликте.
Первый при ё м правильного поведения в конфликтной ситуации – демонстрация усиления собственных ресурсов. Её цель – показать конфликтной стороне, что у Вас есть реальная возможность усилить свою позицию в такой степени, что у собеседника не останется аргументов в свою защиту. Это можно сделать, например, путём демонстрации инструкций, распоряжений, ссылкой на авторитеты.
Второй при ё м – тактика благосклонного выжидания. Отсутствие определенных действий с Вашей стороны (например, Вы медлите с окончательным ответом собеседнику). В результате создается ситуация неопределенности, которая вынуждает собеседника предпринять какие-либо действия для усиления собственной позиции. В состоянии повышенного напряжения собеседник делает неверные шаги, излишне раскрывается, что даёт Вам возможность получить дополнительную информацию, которую в дальнейшем можно использовать как аргумент.
Если демонстрация собственных ресурсов и тактика благосклонного выжидания не дает нужного результата, можно пойти на незначительные уступки конфликтующей стороне, не уступая при этом в главном.
Очень эффективной является тактика ограничения собеседника во времени. Если Вы заставите собеседника подождать, его эмоциональный настрой или агрессивность могут понизиться.
Работа секретаря связана с общением с другими людьми, и степень развития коммуникативных навыков во многом обусловливает профессиональную успешность специалиста. Остановимся на некоторых аспектах эффективного общения и рекомендациях, позволяющих развить умение вести беседу.
Эффективное общение сочетает в себе ориентацию на понимание собеседника, проявление уважения к нему, отсутствие негативных оценок его личности в сочетании с оказанием психологического воздействия для достижения своих целей, но с учётом его потребностей, собственных намерений, оценок и взглядов. Оптимальный стиль общения предполагает обязательное владение чисто внешними манерами поведения, коммуникативные умения, выразительность и нестандартность средств общения. В психологическом плане важны отсутствие эгоцентрических установок, чрезмерной рефлексии, наличие искреннего интереса к другим людям, доброжелательности и снисходительности, которые не исключают высокой требовательности.
Акт общения имеет сложную психологическую структуру. Сначала человек испытывает какую-то потребность, у него формируется намерение удовлетворить её. Затем начинается общение, в ходе которого решается задача, направленная, с одной стороны, на реализацию этого намерения, а с другой – на взаимодействие с другим человеком. При этом сначала происходит ориентировка с учётом личности собеседника, его целей и намерений. Иногда эта ориентировка сводится к минимуму, и люди общаются почти автоматически, не выбирая наилучших способов общения. Бывают ситуации, когда человеку приходиться ориентироваться в ходе всей беседы. Такое происходит, например, при общении с ранее не знакомым человеком, производится «подстройка» под него, и на ходу находятся наиболее эффективные способы общения. Такое часто случается в работе секретаря, для которого характерно огромное количество контактов с разными людьми. Поэтому для секретаря очень важно умение «почувствовать» человека при общении с ним.
СОВЕТ. Для эффективного общения необходим ряд умений, таких как быстрая и правильная ориентация в условиях общения, правильное планирование своей речи и её содержания, нахождение правильного способа передачи информации слушающему, а также умение обеспечить обратную связь.
Любая беседа требует подготовки к ней. Вот несколько правил:
1) сформулируйте конкретные цели (например, решить спорный вопрос, убедить, получить информацию и т. п.);
2) составьте план беседы. Для достаточно серьёзного вопроса нужно сделать это в письменном виде. При этом есть возможность выбрать наилучшие формулировки, подобрать необходимые аргументы и выстроить их в наилучшей последовательности, привести их в систему, а также подобрать необходимые документы и материалы;
3) выберите время, достаточное для разговора, удобное как вам, так и вашему собеседнику. Старайтесь не планировать её перед началом совещания или других жёстко фиксированных мероприятий. Не стоит начинать беседу, если вы или ваш собеседник только что испытали эмоциональную встряску, например в результате конфликта с сотрудником или получения выговора от начальника;
4) в начале разговора нужно привлечь внимание собеседника, заинтересовать его, а также добиться атмосферы взаимного доверия;
5) подчиняйте тактику ведения разговора своей цели, не отвлекайтесь от неё;
6) старайтесь, чтобы в основном говорил ваш собеседник. Психологическое преимущество получает тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Вы получите больше информации. К тому же человека можно убеждать не только с помощью красноречия, но и используя цепочку логически выверенных вопросов;
7) сохраняйте ровный тон, выслушивайте объяснения, избегайте критики, а если она необходима, то, прежде чем критиковать, сначала похвалите партнера;
8) прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Человеку свойственно лучше запоминать услышанное в начале беседы, а выполнять то, что прозвучало в конце неё. Поэтому дружеский разговор полезен в начале беседы для создания доброжелательной атмосферы, но не в её конце, так как в этом случае собеседник не вспомнит многих деталей разговора, и вы снизите эффект ваших предшествующих усилий.
Беседа будет удачной, если вы расположите к себе собеседника. Для этого можно использовать следующие приёмы:
1) начните разговор с того, что интересно собеседнику;
2) чаще произносите имя человека;
3) улыбайтесь, но улыбка должна быть уместной и не чрезмерной;
4) смотрите в глаза собеседнику, но не более 10 с, так как большее время приводит к ощущению дискомфорта;
5) не используйте следующие позы: скрещенные руки и ноги, руки, заложенные за голову, упертые в бока, не разваливайтесь на стуле или кресле. Зеркально отображайте позу собеседника, если она доброжелательная или нейтральная. Если человек скрещивает руки, то старайтесь держать свои руки не напряженными, если сидите – то открытыми ладонями вверх. Если партнер держит руки в карманах или крепко сжимает кулаки, дайте ему в руки что-нибудь, иллюстрирующее ваши слова. Это его отвлечет и поможет снять напряжение. Не приближайтесь к собеседнику ближе, чем на 1, 2 – 1, 5 м;
6) не бойтесь пауз – они крайне важны в разговоре;
7) не перебивайте собеседника;
8) не давайте советов, пока вас об этом не попросят;
9) относитесь к человеку доброжелательно;
10) делайте комплименты. Комплимент должен отражать только положительные качества человека и содержать небольшое преувеличение. В комплименте следует избегать двойного смысла (например, когда упомянутое качество может интерпретироваться и как позитивное, и как негативное). Комплимент не должен содержать дополнений и рекомендаций по улучшению или развитию упомянутого качества.
СОВЕТ. Большое значение для эффективного общения имеет умение слушать. Развивая это умение, вы сможете адекватно воспринимать информацию, исходящую от другого, относиться к нему без осуждения и не навязывать свою волю, а также побудить собеседника к продолжению и развитию разговора.