Главная ® Вставить ® Специальная вставка.
Средство EXCEL "СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА"
Самый простой способ копирования – это использование команд:
Вырезать (на клавиатуре – клавиши Ctrl + X)
Копировать (на клавиатуре – клавиши Ctrl + C)
Вставить (на клавиатуре – клавиши Ctrl + V).
При использовании этих команд копируемые данные вместе с выставленными форматами данных и атрибутами ячейки (содержимое ячеек, форматы данных, формулы, размер штифта, цвет, выделения, границы, условные форматы и т.д.) сначала целиком заносятся в буфер обмена, а затем переносятся на новое место.
Иногда нужно переместить или скопировать не всю информацию, а только значение, хранящееся внутри ячейки, не перенося при этом формулу, с помощью которой это значение получено. Иногда нужно скопировать только формулу, по которой производились вычисления, но без формата ячейки. Для таких случаев EXCEL предлагает удобный способ вставки только определённых элементов копируемых ячеек при помощи режима Специальная вставка.
Для вызова этого режима нужно:
1. Выделить копируемые ячейки и поместить их в буфер. Признаком размещения информации в буфере является появление на экране бегающей полосатой рамки вокруг этих данных. Проверить или изменить содержимое буфера обмена можно вызвав его на экран командой Главная ® Буфер обмена.
2. Выделить мышкой диапазон ячеек, куда будет копироваться данные.
3. Вызвать режим командой
Главная ® Вставить ® Специальная вставка.
Другой способ – щелкнуть правой кнопкой мышки по экрану и в выпавшем контекстном меню выбрать команду Специальная вставка.
Открывается окно, в котором предлагается выставить разные варианты копирования данных при помощи переключателей и галочек в окошках. Если в контекстном меню команда Специальная вставка окрашена в серый цвет, то это означает, что буфер обмена пуст. Не путать со специальной вставкой внешнего объекта – смотри картинку!!!.
Первая группа параметров – Вставить позволяет выбрать, что именно будет вставляться в диапазон вставки. Предлагаются следующие варианты копирования.
Всё - вставляет формулы, значения, форматы и примечания к ячейкам из копируемого диапазона в диапазон вставки. Аналог команд Вырезать, Копировать и Вставить.
Формулы копирует только формулы. Форматы, границы и примечания в заполняемом диапазоне не меняются. В заполняемых ячейках сразу рассчитываются новые значения по копируемой формуле.
Значения переносит только числовые значения или текст, хранимые в исходных ячейках.
Форматы копирует только форматы. Этот режим равносилен выделению диапазона ячеек и выбору всех параметров команды “Формат” на Ленте, включая все закладки в окне Формат ячеек и всего, что выставлено для исходной ячейки в режиме Условное форматирование.
Без рамки переносит все, кроме границ ячейки. Удобно использовать, если не хочется портить уже прочерченные границы.
Ширины столбцов – копирует ширину исходных столбцов.
Условия на значения переносит в диапазон вставки только условия, выставленные на значения в ячейках.
Вторая группа параметров - Операция применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат какие-либо данные.
Нет - копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.
Сложить - вставляемая информация будет складываться с существующими значениями
Вычесть - вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений
Умножить - существующие значения будут умножены на вставляемую информацию
Разделить - существующие значения будут поделены на вставляемую информацию
Пропускать пустые ячейки - действия выполняются только для ячеек, содержащих информацию. Пустые ячейки игнорируются.
Транспонировать – строки и столбцы поменяются местами.
Специальную вставку удобно использовать для копирования атрибутов форматирования сразу для нескольких ячеек, когда формулы, форматы, условия на значения и условное форматирование для исходных ячеек уже заданы и откорректированы.
При заполнении большой таблицы оптимальным является заполнение сначала одной строки, выставление для каждой ячейки форматов данных, прорисовка границ ячеек, написание формул и проверка их работоспособности, задание условий на значения в ячейках, добавление условного форматирования. Затем следует размножить атрибуты на всю таблицу, и лишь после этого заполнять оставшуюся часть таблицы данными.
При копировании данных на другой лист часто теряется исходная высота строк и ширина столбцов. В этом случае помогает использование режима Ширины столбцов. Высоту строк, к сожалению, придется выставлять вручную заново.
При задании правил выделения ячеек при помощи режима Условное форматирование использование средства Специальная вставка позволяет значительно сэкономить время, так как далеко не все правила форматирования в зависимости от условия (особенно при применении формул) удается сразу задать для диапазона ячеек. Прописывать вручную условное форматирование для каждой ячейки долго. Правильно заданные ссылки и адресация ячеек в исходной ячейке и навыки по размножению уже выставленных форматов на диапазон ячеек облегчает задачу для пользователя