2.4. Прием граждан , организация работы органов Пенсионного фонда РФ с обращениями граждан
2.4.1. Организация приема граждан , застрахованных лиц , представителей организаций и страхователей
Прием граждан в органах ПФР является одним из основных показателей, характеризующих его работу. В целях совершенствования организации приема граждан, застрахованных лиц, представителей организаций и страхователей управлением ПФР разработано Положение «Об организации приема граждан, застрахованных лиц, представителей организаций и страхователей».
Прием граждан осуществляют начальник управления ПФР, его заместители, руководители структурных подразделений и их заместители, а также иные должностные лица, наделенные не-
36
обходимыми полномочиями, по вопросам, относящимся к их компетенции. Должностные лица ведут прием граждан в рабочих кабинетах управления согласно утвержденному графику.
Предварительная запись на прием к начальнику управления, его заместителям осуществляется делопроизводителем в тех случаях, если заявитель ранее обращался в управление и не удовлетворен полученными ответами или принятыми по его обращениям решениями, а также по поручениям управляющего отделением ПФР, его заместителей.
Делопроизводитель заблаговременно информирует руководство управления о гражданах, записавшихся на прием, и представляет имеющиеся материалы.
Решение вопросов приема граждан, а также осуществление контроля за соблюдением правил его организации возлагается на руководителей структурных подразделений.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Принимающее должностное лицо (либо его помощник) заполняет карточку установленного образца, которая после завершения приема регистрируется и хранится у руководителя каждого структурного подразделения.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, с резолюцией принимающего должностного лица регистрируется руководителем структурного подразделения и направляется для рассмотрения и разрешения по существу поставленных вопросов в соответствии с имеющейся резолюцией. На лицевой стороне первого листа такого обращения ставится штамп «С личного приема». На оборотной стороне последнего листа заявления проставляется регистрационный штамп с указанием даты и его порядкового номера. Указанные письменные обращения подлежат рассмотрению структурными подразделениями управления ПФР в порядке, установленном Инструкцией о порядке работы с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей в управлении ПФР.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию ПФР, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
37
2.4.2. Порядок работы с обращениями граждан , застрахованных лиц , организаций и страхователей
В связи с вступлением в силу Федералыюго закона от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и в целях совершенствования деятельности органов ПФР по рассмотрению обращений граждан и повышению уровня защиты их прав и законных интересов начальником управления утверждается и вводится в действие Инструкция о порядке работы с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей.
Под обращением гражданина (далее — обращение) понимаются направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
Предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Должностное лицо — лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
Письменные обращения граждан поступают через отделения почтовой связи по информационным системам общего пользования, а также непосредственно от заявителей при их посещении органов ПФР либо в ходе приема граждан, застрахованных лиц, организаций, страхователей.
Работа с обращениями граждан включает несколько этапов.
1. Прием, регистрация и рассмотрение обращений. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан, а также
38
контроль за сроками исполнения осуществляется в управлении сотрудником, назначенным приказом начальника управления.
При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, возвращаются почтовому отделению связи невскрытыми.
При вскрытии конверта проверяется целостность вложения, наличие в нем обращения и прилагаемых документов. При отсутствии упомянутого в письме приложения составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к обращению, а второй направляется автору обращения.
После экспедиционной обработки все заявления в течение трех дней с момента их поступления в управлении регистрируются в журнале. При регистрации письма проверяется повторность обращения.
При первичной регистрации учитываются реквизиты, подробный перечень которых разрабатывается в ПФР. В частности, он содержит такие сведения, как:
- фамилия, имя, отчество автора;
- дата рождения;
- наименование органа ПФР, к которому заявитель относится по адресу проживания;
- тип обращения (индивидуальное, коллективное, анонимное);
- адрес;
- категория заявителя (гражданин, застрахованное лицо, организация-страхователь); содержание письма; тематика поставленного автором вопроса;
- корреспондент (через какую организацию поступило обращение; исходящий номер документа и его дата).
На каждое письменное обращение заводится личное дело.
На обращении в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп. В соответствующие поля штампа заносится регистрационный номер, который состоит из буквенного индекса (начальной буквы фамилии автора), порядкового номера поступившего письма (например, А-21) и даты поступления.
При повторном поступлении обращения к нему подбирается Имеющаяся переписка из базы данных по обращениям заявителей И архивных материалов, а в правом верхнем углу на самом заявлении проставляется пометка «повторное». Повторными следует фчитать обращения, поступившие от одного и того же лица, организации, страхователя по одному и тому же вопросу, если со §ремени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. При поступлении повторного обращения проводится анализ при-
39
чин, побудивших автора вновь обратиться по одному и тому же вопросу.
Письма граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей, поступившие с сопроводительными письмами из вышестоящих организаций, органов законодательной и исполнительной власти РФ, с поручением сообщить им о результатах рассмотрения, ставятся на особый контроль и на них заводятся контрольные карточки (рис. 2.1). На сопроводительном письме в правом верхнем углу делается пометка «Контроль».
Лицевая сторона
Управление ПФР (государственное учреждение)
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
на письмо (жалобу)
№___________ дата поступления «___ »_________ 200 г.
Корреспондент ______________________________________
Адрес заявителя ______________________________________
Откуда поступило_______________________________________
________________ №_______ от________________
Краткое содержание _
Резолюция _
Оборотная сторона Отметка о ходе исполнения.
Отметка об исполнении _
Рис. 2.1. Образец контрольной карточки
40
Аналогичные письма граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей, поступившие на рассмотрение с сопроводительными письмами от вышеперечисленных корреспондентов, требующими ответа только заявителям, регистрируются в порядке, установленном для этой категории документов.
На письма граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей, полученных на личном приеме, делается пометка «С личного приема», затем эти письма передаются для регистрации. Письма с пометкой на конверте «Лично», не регистрируются, а передаются по назначению.
Обращения по вопросам, не относящимся к ведению органов ПФР, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения, за исключением случаев, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.
2. Исполнение, сроки разрешения обращений. Исполнитель принимает все необходимые меры по рассмотрению письменного обращения, готовит проект ответа и несет всю полноту ответственности за его содержание и достоверность ссылки на нормативные правовые акты. Если в резолюции начальника управления указаны несколько исполнителей, ответственным за исполнение данного обращения является исполнитель, указанный в списке первым. При отсутствии в обращении достаточных данных для вынесения обоснованного решения могут быть истребованы необходимые материалы. По указанию руководителя их сбор осуществляется работником, который выезжает на место. Результаты оформляются в виде справки.
В случае рассмотрения письма руководителями нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект ответа готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими и передается на подпись. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. Проект подготовленного ответа о результатах рассмотрения обращения визируется в левом нижнем углу на его копии начальником отдела и вместе с обращением передается начальнику управления для подписи. Кроме того, в левом нижнем углу обязательно проставляются фамилия исполнителя и его телефон.
Ответы на обращения граждан подписываются начальником управления либо его заместителем. Ответ должен быть своевременным, основываться на действующем законодательстве и охватывать все поставленные в письменном обращении вопросы, относящиеся к компетенции ПФР.
41
Ответ может быть как в письменной, так и в устной форме. В случае устного ответа его содержание излагается в справке должностным лицом, беседовавшим с автором обращения, и докладывается соответствующему руководителю. Справка приобщается в личное дело. Информация об этом также вносится в базу данных по обращениям граждан. В случае, когда после получения разъяснения в устной форме заявитель настаивает на письменном ответе, ему дополнительно дается письменное разъяснение.
Результаты рассмотрения обращений сообщаются автору, а в необходимых случаях — контролирующему органу. По обращениям, поступившим из контролирующих органов, взятым на «контроль», ответ направляется корреспонденту лишь при наличии поручения контролирующих органов. В ответах контролирующим органам на поступившие от них обращения заявителей, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц. При наличии специального поручения в эти органы возвращаются подлинники обращений заявителей.
Первый экземпляр ответа на письменное обращение передается после регистрации на отправку, а второй экземпляр с визами и всей перепиской подшивается в хронологическом порядке в личное дело.
В левом нижнем углу этого экземпляра ответа проставляется отметка «В дело».
Ответы в вышестоящие органы ПФР и органам ПФР в других регионах отправляются в установленном порядке.
Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях со дня его регистрации. Обращения граждан рассматриваются в срок до 30 дней со дня регистрации, а если они не требуют дополнительного изучения и проверки, — безотлагательно, не позднее 15 дней. Обращения, поступившие от контролирующих органов, рассматриваются в сроки, установленные ими, но не более 30 дней, а в случае отсутствия указания на сроки — также в сроки не более 30 дней.
В тех случаях когда для рассмотрения обращения необходимы специальная проверка, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены начальником управления либо его заместителем, но не более чем на 30 дней.
О продлении срока рассмотрения обращения сообщается автору обращения и контролирующему органу (промежуточный ответ). Отметка о продлении срока исполнения обязательно делается в журнале и в контрольной карточке.
42
Обращения граждан, содержание предложения, рассматриваются в срок до 30 дней, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается заявителю.
Для соблюдения установленных сроков в журнале обязательно указывается ожидаемый срок направления ответа заявителю.
3. Анализ обращений граждан. Анализ поступивших обращений граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей осуществляется по параметрам, перечень которых разрабатывается управлением по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей ПФР.
Результаты проведения оперативного анализа служат основой для разработки мероприятий по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы граждан. При анализе результатов рассмотрения обращений особое внимание уделяется жалобам, по которым были восстановлены нарушенные права и законные интересы заявителей, а также выявлены недостатки в деятельности соответствующих органов ПФР или отдельных должностных лиц.
Обращения заявителей, содержащие предложения, направленные на совершенствование действующего законодательства, систематически обобщаются.
Для изучения характера писем и причин, порождающих обращения граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей, с учетом данных отчетов, ежеквартально (до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом) проводится анализ, который оформляется справкой. Копия анализа направляется в отдел по работе с обращениями граждан отделения ПФР.
Отчеты о состоянии работы с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей ведутся в управлении по установленным формам.
Срок хранения обращений граждан и материалов по их рассмотрению и исполнению составляет 5 лет. По истечении срока хранения переписки дела подлежат уничтожению.
Обращения граждан, содержащее предложения по совершенствованию работы органов ПФР, способствующие устранению серьезных недостатков и злоупотреблений, подлежат постоянному хранению.
2.5. Организация справочно - кодификационной работы в органах Пенсионного фонда РФ
В работе органов ПФР важное значение имеет правильное применение действующего законодательства, что требует его всестороннего и глубокого знания работниками Фонда. По-
43
скольку удержать в памяти многочисленные нормативные акты практически невозможно, необходимо обеспечить надлежащий учет, систематизацию и хранение материалов с тем, чтобы в ходе работы быстро найти конкретную норму закона и дать правильный, исчерпывающий ответ на л*>бой правовой вопрос. Большую помощь в этом оказывает справочно-кодификационная работа.
Приказом Министерства социального обеспечения РСФСР от 3 марта 1989 г. «О справочно-кодификационной работе по законодательству о социальном обеспечении в органах социального обеспечения» определены основные формы кодификации, обязательные для органов1 ПФР: хронологические журналы регистрации нормативных актов» контрольные экземпляры нормативных актов, хронологические и тематические подшивки.
В хронологическом журнале регистрации нормативных ак тов регистрируются все документы имеющие отношение к правовому и организационному обеспечению пенсиями, индивидуального (персонифицированного) учета и др. Журнал регистрации должен содержать следующие графы: дата издания документа, его номер, название, кем издан, куда подшит (номер тематической подшивки). Документы в журнале регистрируются в строго хронологическом порядке, в зависимости от даты издания документа. На титульном листе журнала указывается перечень тематических подшивок. Журнал регистрации должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя отдела и печатью.
В отделах органов ПФР ведутся контрольные экземпляры нормативных документов. На титульном листе делается надпись «Контрольный экземпляр» и отмечается дата начала его ведения. Изменения и дополнения в официальный текст контрольных экземпляров вносят в полном объеме аккуратно, со ссылкой на первоисточники. При этом зачеркивается старая редакция статьи закона или пункта положения, вносится новая редакция. В контрольный экземпляр, помимо изменений редакции официального текста, не следует приобщать разъяснения и инструктивно-методические материалы, которые должны храниться в тематических подшивках.
В отделах органов ПФР ведутся контрольные экземпляры:
- Федерального закона «О трудовых пенсиях в России»;
- Федерального закона «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» ;<
- Федерального закона «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
- Федерального закона «О погребении и похоронном деле»;
44
- Федерального закона «Об индивидуальном (персонифици
рованном) учете в системе обязательного пенсионного страхова
ния» и др.
Хронологические подшивки являются основной систематизацией. Документы в них подшиваются в строго хронологическом порядке в одну папку отдельно за каждый год.
Тематические подшивки ведутся по основным разделам законодательства. По желанию можно вести более углубленную тематику, по статьям закона, пунктам положения.
Например, в органах ПФР в отделе назначения, перерасчета пенсий ведется следующий перечень подшивок:
- по Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (страховой стаж, размер пенсий, правила применения Списков № 1, 2 и др.);
- по Федеральному закону «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (условия назначения пенсий, размеры пенсий, выплата пенсий и др.).
Документы в них подшиваются в хронологическом порядке в разные папки до отмены основного нормативного акта. Страницы подшивок нумеруются. При отсутствии достаточного количества экземпляров нормативного акта он подшивается в тематическую подшивку, а в хронологической подшивке делается ссылка на этот акт с указанием его дат™, номера названия, а также дела, в котором он подшит.
Если какая-то статья или пункт нормативного акта относятся одновременно к нескольким темам, то приобщать их нужно в каждую из соответствующих тематических подшивок. Обязательны взаимные ссылки на наличие данной информации в том или ином разделе.
Отметки об изменениях, дополнениях и утративших силу документах в тематические подшивке вносятся со ссылкой на основание. Изменение нужно вносить внимательно, так как не всегда утрачивает силу весь прежний текст, а могут быть изменены или отменены только отдельные слова, предложения. В этом случае также следует зачеркнуть утратившее силу слово или предложение, но текст должен при этом прочитываться.
По возможности подшиваются и статьи из специальных изданий (например: журналы «Пенсии», «Социальное обеспечение», газета «Ваше право») или «Российской газеты».