Требования к первичной документации и ее реквизиты
Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:
- наличие всех обязательных реквизитов;
- составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
- подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
- обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.
Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.
При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.
Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.
В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:
- наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
- код документа;
- дата формирования документа;
- наименование предприятия, создавшего документ;
- содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
- величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
- наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.
Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.
Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.
Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.
Нельзя производить исправления в следующих видах документов:
- кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).