Инвентаризация основных средств
С целью выявления фактического наличия основных средств и контроля за их сохранностью организации периодически проводят инвентаризацию основных средств. Ее периодичность устанавливается организацией самостоятельно. Как правило, инвентаризацию основных средств проводят не менее одного раза в год перед составлением годовой финансовой отчетности, но не ранее ноября; зданий, сооружений и других неподвижных объектов — один раз в два-три года; продуктивных животных и рабочего скота — ежеквартально и перед составлением годового отчета (на 31 декабря отчетного года).
Задачами инвентаризации является получение достоверных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Данные о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств записывают в инвентаризационные описи основных средств, которые после проведения инвентаризации передаются в бухгалтерию субъекта. В описях должно быть указано полное название объектов и даны их технические характеристики. По основным средствам, сданным или полученным в аренду, переданным на хранение или во временное пользование, проверяют наличие и законность договоров, других документов.
До начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.
Основные средства заносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Оценку выявленных и неучтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов производят по стоимости, определенной экспертным путем. Износ по этим объектам устанавливают по действительному техническому состоянию объектов. Выявленные излишки основных средств приходуют по текущей рыночной стоимости по дебету счета 01 “Основные средства” с кредита счета 91 “Прочие доходы и расходы”.
При недостаче или порче объектов основных средств их остаточную стоимость списывают с кредита счета 01 “Основные средства” в дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”, а сумму амортизации — с кредита счета 01 в дебет счета 02 “Амортизация основных средств”. При выявлении конкретных виновников стоимость недостающих или испорченных основных средств оценивают по рыночным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Разницу между рыночной и остаточной стоимостью основных средств отражают по дебету счета 94 и кредиту счета 98 “Доходы будущих периодов”. По мере погашения задолженности ее виновником соответствующую часть списывают со счета 98 в кредит счета 91 “Прочие доходы и расходы”.
Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают у организаций с кредита счета 94: у коммерческой организации — на финансовые результаты (счет 91); у некоммерческой организации — на увеличение расходов.
Результаты инвентаризации отражают в учете того месяца, в котором она была закончена. Данные инвентаризационных описей заносят в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств, причем заполняются только те ее позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.
Важным документом по результатам инвентаризации является протокол инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и для предупреждения отрицательных явлений в дальнейшем.