Учет численности работников, отработанного времени и выработки
Учет личного состава организации ведется отделом кадров в лице инспектора по кадрам или другого лица, уполномоченного на это руководителем. Отдел кадров обеспечивает получение данных о численности персонала организации, причинах ее изменения, о составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам.
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
На всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, лицом, ответственным за прием, составляются приказы (распоряжения) о приеме работника на работу (ф. № Т-1 и № T-1а). Кроме того, на них на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. № Т-2ГС(МС)). Форма № Т-2ГС(МС) применяется для учета лиц, замещающих должности государственной службы.
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации составляется штатное расписание (ф. № Т-3).
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников помимо личной карточки применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4).
Для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а).
Оформление и учет отпусков осуществляются с помощью приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (ф. № T-6) или приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 “Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику”. По этой же форме рассчитывают и другие выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам составляют график отпусков (ф. № Т-7).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 “Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”.
Для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а). При необходимости в них указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку. При этом работнику (работникам) выписывается командировочное удостоверение (ф. № Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а).
Оформление и учет поощрений за успехи в работе осуществляются с помощью приказа (распоряжения) о поощрении работника (ф. № Т-11) или приказа (распоряжения) о поощрении работников (ф. № Т-11а).
Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины применяют табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Названия форм говорят сами за себя: первая предназначена для учета рабочего времени и расчета заработной платы, а вторая — только для учета рабочего времени. При применении формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).
Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. В этих целях применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Они содержат следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумма заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, и количество нормо-часов по выполненной работе. Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.