Документальное оформление транспортных расходов организаций оптовой торговли
Торговые организации, в особенности оптовые, используют транспорт (автомобильный, железнодорожный, воздушный, водный) как для доставки товаров от поставщиков на склады, так и для развоза товаров покупателям.
Транспортные услуги по перевозке товаров торговым организациям оказывают, как правило, специализированные транспортные предприятия. Торговые организации могут иметь собственные автомобили, железнодорожные вагоны. В составе крупных торговых организаций может быть автотранспортное хозяйство.
Торговая организация, имеющая собственные автомобили, осуществляет доставку товаров через экспедиторов или водителей-экспедиторов. С каждым экспедитором и водителем-экспедитором заключается договор о материальной ответственности.
На товары, отгруженные покупателям, оформляется товарная накладная (ф. № ТОРГ-12). В форму накладной следует добавить строку для подписи экспедитора (водителяэкспедитора). О доставленных и возвращенных товарах, а также о возможных потерях при транспортировке экспедитор составляет отчет экспедитора.
Если покупатель отказался от части доставленного товара, то непринятые товарные позиции могут быть вычеркнуты из накладной. При этом внесенные исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали документы, т. е. экспедитора (водителя-экспедитора) и представителя покупателя, принявшего товар. Не принятый покупателем товар должен быть возвращен на склад. Это необходимо отразить в отчете экспедитора. Следует также оформить накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ф. № ТОРГ-13), на основании которой заведующий складом сделает восстановительные записи в карточках и журналах складского учета товаров.
Договором поставки или купли-продажи может быть не предусмотрена возможность отказа покупателя от доставленного по его заявке товара. В таком случае составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-2).
Со стороны грузоотправителя (торговой организации) такой акт может подписать работник, имеющий удостоверение на право участия в приемке поступившего к покупателю товара, в определении его качества и комплектности.
В бухгалтерском учете торговой организации услуги экспедитора списываются в расходы на продажу (счет 44). Уплаченные экспедитором налоги, сборы и пошлины отражаются на счетах учета этих платежей в корреспонденции со счетом учета расчетов с экспедитором (счета 60 или 76).
Порядок перевозки товаров сторонней организацией регулируется главой 40 ГК РФ. Транспортные услуги оказываются по договору перевозки груза. Согласно ст. 785 ГК РФ, по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю. В свою очередь, отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.
Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).
Отношения грузоотправителя и перевозчика регулируются ГК РФ и следующими основными документами: Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”; Общими правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Минтрансом РСФСР 30 июля 1971 г.); Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).
За перевозку грузов взимается провозная плата, размер которой устанавливается соглашением сторон, если иное не предусмотрено законами. При перевозке грузов транспортом общего пользования (например, железнодорожные перевозки) провозная плата определяется на основании тарифов, которые утверждаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Если перевозчик выполняет по требованию грузовладельца работы и услуги, не предусмотренные тарифами, то они оплачиваются по соглашению сторон.
Перевозчик несет ответственность за сохранность товаров после принятия их к перевозке и до выдачи товаров грузополучателю. ГК РФ (ст. 796) установлены следующие виды ущерба, которые перевозчик должен возместить заказчику: утрата или недостача груза — в размере стоимости недостающего или утраченного груза; утрата груза с объявленной ценностью — в размере объявленной стоимости груза; повреждение (порча) груза — в размере суммы, на которую понизилась стоимость груза, а при невозможности восстановления поврежденного груза — в размере полной стоимости груза.
При решении вопроса о возмещении ущерба стоимость груза определяется исходя из его цены, указанной в счете продавца или предусмотренной договором. Если счет отсутствует и цена не указана в договоре, то применяются цены, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные товары.
Перевозчик также возвращает отправителю (получателю) провозную плату, взысканную за перевозку утраченного, недостающего, испорченного или поврежденного груза.
При систематических перевозках товаров торговая организация может заключить с транспортным предприятием долгосрочный договор об организации перевозок. По такому договору транспортное предприятие обязуется в установленные сроки принимать, а торговая организация — предъявлять к перевозке товары в обусловленном объеме. В договоре необходимо определить объемы, сроки и другие условия предоставления транспортных средств и предъявления грузов для перевозки, порядок расчетов, иные условия организации перевозок.
Торговая организация может заключить со сторонней организацией или физическим лицом договор аренды транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (договор аренды с экипажем).
В таком случае арендодатель не несет ответственности за сохранность груза.
Отгрузка товара автотранспортной организацией производится по товарно-транспортной накладной (ф. № 1-Т).