Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов
Основой организации материального учета являются первичные документы, по которым непосредственно осуществляют предварительный, текущий, последующий контроль за движением материальных запасов.
Для целей бухгалтерского учета различают сырье и материалы: собственного производства; поступившие от поставщиков; подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета; от списания пришедших в негодность основных средств.
В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте материальных запасов на предприятиях разрабатывается номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение — номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению материальных запасов.
Для сокращения номенклатуры материальных запасов и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер. Номенклатурные номера строятся по-разному, они могут иметь следующую структуру: номер балансового счета, номер группы, номер подгруппы, порядковый номер материалов в подгруппе и т. д.
Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Она представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используется в качестве справочника всеми отделами предприятия (отдел технического снабжения, бухгалтерия, финансовый и т. д.).
Экспедитор организации принимает прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации его проверки.
В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению.
При приемке материалов экспедитор проверяет их не только по количеству, но и по качеству. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера.
В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это способствует сокращению количества первичных документов.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.
Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цехаполучателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитнозаборная карта может выписываться в одном экземпляре.
В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требованиянакладной на замену (дополнительный отпуск материалов).
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской получателя, — у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри организации также применяют одно- или многострочные требования-накладные, которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающие ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. При перевозке материалов автотранспортом применяют товарно-транспортную накладную.
Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.
На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.