Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации

Дата: 2025-05-25; Просмотры: 2

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

ТЕМА 2.

АНАЛИТИКО - СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА РЕТРОСПЕКТИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

2.1.Понятие об описании документов и дел.

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии этапов классификации, идет сверху вниз: от Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.

Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.

Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов.

Описание дел - это обязательное условие составления всех видов справочников о составе и содержании архивных документов.

2.2. Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.

Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:

в делопроизводстве учреждений описание производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года и представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

в ведомственных архивах и государственных архивах описание производится, если поступили дела, неудовлетворительно или совсем не описанные.

Описание - первый шаг в создании архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.

А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

2.3. Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются :

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре ;

- заголовок дела ;

- крайние даты ;

- количество листов ;

- архивный шифр.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Имейте в виду, если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последние название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например, “руководство” и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте :

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

2.3.1. Элементы заголовка дела.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов : простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

- указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

- автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

- корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

- предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

- территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).

- время (событий или составления документов);

- формальные признаки (подлинность или копийность)

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Для компактности заголовка приходится прибегать к обобщенным заголовкам - обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Избегайте заголовков, хотя бы отдаленно напоминающих тип “разные бумаги по разным вопросам” (“общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству” и т.п.). Излишне подробный заголовок все - таки лучше излишне схематичного, который превращается в простую отписку и ничего не говорит “ни уму, ни сердцу”.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания (последовательного перечисления в соответствии со значимостью видов документов) простых или обобщенных заголовков.

2.3.3. Составление аннотаций.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах, о наиболее выдающихся деятелях. Аннотируются также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:

- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;

- аннотация составляется на несколько однородных документов;

- аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.3.4. Типовые заголовки.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

2.3.5. Требования, предъявляемые к заголовку.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Могут возникнуть: смысловая неточность, некорректные формулировки и литературная неграмотность заголовков.

2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.

2. 4. Особенности описания документов и дел личного происхождения.

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

Перечислите виды документов, характерные для дел личного происхождения.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц.

Перечислите дополнительные элементы информации, которые присутствуют при описании дел личного происхождения.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные Вам элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.

Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а так же дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.

Особым своеобразием отличаются документы XV-XVII вв., т.к. в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным, с точки зрения приема их описания. Если документы XV-XVII вв., из-за своеобразия делают возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII-XIX вв. такие заимствования, как правило, не производятся.

При описании документов и дел XV-XVII вв. Особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, названия должностей и титулов.

Укажите правила передачи должностей и титулов при описании документов

XV--XIX вв.

При описании документов и дел XV-XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям документов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени.

При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, с тем, чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ.

Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов (объясните, почему):

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Дайте определение вторичной документной информации.

2. Почему опись называют матерью “всех архивных справочников”?

3. Охарактеризуйте этапы и способы описания.

4. Перечислите информационные характеристики документов и дел.

5. В чем состоит разница между простыми, обобщенными и сложными заголовками?

6. Найдите ошибки в заголовках дел.

Дело о нырнутии в воду и самовольном невыхождении из оныя.

Общая переписка по вопросам работы отдела снабжения.

Дело о немирном житии ключаря Федотова.

Переписка о поставках по обязательствам синтетических материалов финской фирме “Эрко” Главного управления механика и энергетика Министерства строительных материалов СССР.

ТЕСТЫ

1. Заголовок дела составляется:

- на основании внимательного изучения документов дела;

- на основании поверхностного просмотра первых листов дела;

- списывается с обложки дела;

- сочиняется на основании изучения исторической справки о фондообразователе и фонде.

2. Данный заголовок единицы хранения является:

1) Записная книжка актера МХАТ Орлова В.А. 1927-28 гг.

простым

обобщенным

сложным

2) Переписка с архивными учреждениями о разработке проекта Правил работы государственных архивов СССР.

простым

обобщенным

сложным

3) Устав акционерного общества “Экспо-строй”, переписка с Министерством юстиции Российской Федерации о регистрации учредительных документов общества.

простым

обобщенным

сложным

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1) Определите, кому могли принадлежать эти высказывания.

“Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда : лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное.”

“Если нет инвентарей ( inventaire sommaire ) хранилищу документов, то это равносильно невозможности узнавать о существовании документов иначе как случайно - следовательно, мы можем сказать, что успехи истории в значительной степени зависят от усовершенствования общего инвентария архивных документов.”

2) Объясните, как проявляется в процессе описания диалектическая взаимосвязь всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа?

Cписок основных источников и литературы по теме

Источники

Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. Вып. 1. М., 1969.

Методы описания документной информации: Метод. рекомендации. М., 1986.

Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.

Литература

Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.

Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. М., 1985.

Хлопов В.Г., Благодатская В.И. Описание документов бывших партийных контрольных органов//Отечественные архивы. 1999. №3.