7. Порядок организации и проведения Конкурса

Дата: 2025-06-14; Просмотры: 1

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

7.1. Конкурс проводится в 4 этапа: (с 1 октября по 25 ноября 2018 года). Этапы конкурса:

Для обеспечения эффективной подготовки и проведения Конкурса приглашаются Координатор, Методист по работе с участниками, Методист по информированию.

Координатор - специалист, выполняющий все организационные функции, связанные с организацией Конкурса:

- разработка оценочных листов для проведения Конкурса, согласно критериям оценки, заочного и очного этапов Конкурса, указанным в Приложениях №3, №4 к настоящему Положению;

- формирует список группы экспертов №1 и №2, осуществляющих очную и заочную оценку заявок участников Конкурса;

- организация разработки, производства и вручения дипломов победителей в рамках и сертификатов участникам Конкурса, подавшим заявку, но не ставшим победителями;

- организация разработки и производства благодарственных писем экспертам Конкурса;

- составление листов регистрации для Форума;

- проведение инструктажа для команды Форума,

- бронирование места проведения Форума;

- привлечение волонтеров;

- организация работы команды;

- организация питания участников;

- распределение участников по круглым столам на Форуме (в зависимости от направления проектов);

- закупка, изготовление и распространение раздаточной продукции;

- контроль проведения Программы и других организационных функций, связанных с проведением Форума;

- оформление места проведения мероприятий Конкурса (роллапы, банера, фотозона) в соответствии с фирменным стилем;

Методист по информированию - специалист, выполняющий все организационные функции по организации информирования молодежи Томской области о Конкурсе:

- набор участников Форума;

- написание пресс-релизов в СМИ;

- организация разработки и производства информационных афиш о Конкурсе и распространения их во все муниципальные образования Томской области;

- организация разработки и распространения листовок о Конкурсе;

- адресная рассылка информации о Конкурсе участникам проектов и программ Департамента;

- освещение Конкурса в социальных сетях;

- ведение групп Конкурса в социальных сетях.

Методист по работе с участниками – специалист, выполняющий следующие функции:

- организация и проведение консультаций по написанию заявок проектов;

- обзвон участников программ ДМПФКС ТО;

- работа с участниками, подавшими заявку на Конкурс;

- консультирование по подаче заявок по телефону и лично;

- организация презентации реализации молодежных социальных проектов Томской области 2017 года (работа с участниками, помощь в подготовке презентаций, докладов победителей 2017 года).

7.2. Этап № 1. Информационная кампания(с 1 октября по 29 октября 2018 года).

Освещение Конкурса в социальных сетях и СМИ, обзвон участников программ ДМПФКС, раздача листовок, распространение афиш, разработка логобука.

7.3. Этап № 2. Прием заявок (с 8 октября по 29 октября 2018 года).

Для участия в Конкурсе участникам необходимо:

1) Предоставить в Департамент по молодежной политике, физической культуре и спорту Томской области (г. Томск, ул. Герцена 8, кабинет № 11, пн-пт с 09:00 до 12:30 и с 13:30 до 17:00 часов) в печатном виде пакет документов, включающий:

1. Заполненную форму заявки проекта в печатном виде (Приложение № 1), заверенную подписью заявителя.

2. Три коммерческих предложения на каждую статью расходов в бюджете проекта и/или открытые данные из информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (скриншот) для обоснования цены.

3. Согласие на обработку персональных данных (Приложение № 2), заверенное подписью заявителя.

Рекомендуемые, но не обязательные документы:

1. Рекомендательное письмо от Главы Муниципального образования, заместителя Главы или специалиста Администрации, курирующего сферу молодежной политики.

В печатном виде документы необходимо принести в одной мультифоре, не скрепленные между собой. В случае, если заявитель не может привезти документы сам, их может передать доверенное лицо.

2) Предоставить в Департамент по молодежной политике, физической культуре и спорту Томской области в электронном виде заполненную форму заявки проекта (Приложение № 1, в формате .doc). Заявку необходимо направить на почту bestmol@yandex.ru (в теме письма необходимо указать ФИО заявителя, название проекта, направление проекта) или принести с собой при сдаче печатного варианта.

Форму заявки можно получить:

- Департамент по молодежной политике, физической культуре и спорту Томской области (г. Томск, ул. Герцена 8, кабинет № 11, пн-пт с 09:00 до 12:30 и с 13:30 до 17:00 часов), контактный тел.: 8 (38 22) 53-25-63.

- Сайт Департамента по молодежной политике, физической культуре и спорту Томской области http://depms.ru.

Конкурсная комиссия вправе отклонить заявку для участия в Конкурсе в случаях, если:

- документы поданы в печатном виде позже 17.00 часов 29 октября 2018 года;

- не соблюдены утвержденные формы заполнения документации на Конкурс или неполном перечне документов необходимых для участия в Конкурсе;

- запрашиваемый бюджет проекта не соответствует 100 000 рублей;

- сроки реализации проекта в конкурсных заявках не соответствует диапазону с 01 марта 2019 года по 01 ноября 2019 года.

7.4. Этап № 3. Заочный этап (с 30 октября по 18 ноября 2018 года).

Заочный этап состоит из технической экспертизы и оценки заявок проектов группой экспертов № 1.

Техническая экспертиза включает в себя просмотр заявок по техническому и содержательному принципу. По итогам работы технической экспертизы составляется Протокол, на основании которого заявки, оформленные не по установленным требованиям, не допускаются к очной защите.

Оценка заявок проектов группой экспертов № 1 согласно критериям, указанным в Приложении № 3 к настоящему Положению. Каждый член группы экспертов № 1 заполняет оценочный лист. К очной защите допускаются не более 10 проектов по каждой номинации набравших наибольшее количество баллов.

7.5. Этап № 4. Очный этап (с 19 по 25 ноября 2018 года).

Во время очного этапа происходит Защита проектов участников. Во время проведения очного этапа проекты оцениваются группой экспертов № 2 согласно критериям, указанным в Приложении № 4 к настоящему Положению.

Защита проектов для участников Конкурса предусматривается в 2 форматах:

1) Очная защита.

Устная презентация проекта в течение не более 5 минут с обязательным использованием презентации в формате .ppt на экране проектора, а также принесенных раздаточных материалов. Время на вопросы членов группы экспертов № 2 – 5 минут;

2) Видео-презентация проекта (для участников, которые не имеют возможности присутствовать на очном этапе).

Записанная презентация проекта в формате .avi, .mkv, .mp4. Презентацию необходимо прислать не позднее, чем за 5 дней до очного этапа на адрес: bestmol@yandex.ru. Длительность видео-презентации не более 5 минут. Видео-презентации, длительность которых превышает 5 минут, к защите не допускаются.

При подготовке к очному этапу проекта необходимо учесть критерии оценивания проекта и осветить в презентации все необходимые стороны проекта (согласно Приложениям № 3 и 4 к настоящему Положению).

Проекты участников, которые не присутствовали на очном этапе, и у которых не были присланы презентации проектов, оцениваются группой экспертов № 2 по заявкам.

Очный этап Конкурса проводится в формате Форума проектов, о дате которого сообщается не позднее, чем за 7 дней до него.

Общее количество участников Форума не менее 200 человек:

Для участия приглашаются представители молодежи из муниципальных образований Томской области, которые на Форуме презентуют свои уже реализованные в 2018 году молодежные социальные проекты или разработанные проекты, готовые к реализации в 2019 году.

Программа Форума рассчитана на один день, проводится с использованием мультимедийного оборудования на базе одной из организаций города Томска, вмещающей одновременно не менее 200 человек участников, обеспечивающей возможность организации мероприятий Форума согласно Программе.

Круглые столы согласно Программе, проводятся в 7 помещениях вместимостью не менее 30 человек каждое.

Обеспечение питанием (обед, чайный прием) участников в количестве не менее 200 человек на Форуме производится согласно Программе в здании проведения Форума или находящихся в шаговой доступности, общественных пунктах питания (столовые, кафе, рестораны).

Проведение Программы Форума обеспечивает команда, состоящая из специалистов:

- административный персонал (2 человека) – специалисты, выполняющие следующие организационные функции: оснащение круглых столов раздаточным материалом, организация кофе-брейков, курирование команды волонтеров.

- технический специалисты (2 человека) – выполняют следующие функции: обеспечение работоспособности компьютерной и оргтехники на Форуме, взаимодействие с персоналом арендуемого помещения по вопросам работы оборудования;

- фотогруппа – специалисты, которые фотографируют мероприятия Конкурса и передают обработанные и отсортированные фотографии организаторам Форума, организуют работу фотозоны с участием аниматора и возможностью печати фотографий на месте;

- видеогруппа – специалист, который обеспечивает видеосъемку мероприятий, на выходе предоставляет готовый «продукт», в виде видеоролика о Форуме;

- 7 инструкторов – специалисты, занимающиеся организацией и проведением защиты на каждом круглом столе, раздаточным материалом, сбором оценочных листов экспертам, переводом оценочных листов в электронный вид, подсчетом баллов и прочими организационными вопросами, связанными с защитой каждой номинации по отдельности. Также инструктора проводят регистрацию участников.

- ведущий – специалист, выполняющий функции по разработке и реализации сценария мероприятий Конкурса.

Для помощи в организации Форума привлекаются 15 волонтеров. Волонтёры, задействованные в проведении Форума, получают бейдж и брендированную футболку.

Каждый участник Форума получает брендированную ручку, блокнот и папку-конверт с логотипом Конкурса.

Программа Форума может уточняться, окончательный вариант формируется за день перед проведением мероприятия и публикуется на сайте Департамента.

Мероприятия Форума проводятся по следующей Программе: