Невыполнение Арендатором условий настоящего договора является для
Арендодателя основанием для возбуждения в одностороннем порядке вопроса о расторжении договора в соответствии с действующим законодательством.
Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки.
Примерами могут служить доклады, отчёты, , договора, служебные письма и т.д.
2. Трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые
заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нём заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.
Примеры трафаретных текстов – бланки справок, командировочных
удостоверений.
Справка № _____ выдана __________________
в том, что _______________________________
Справка дана для представления ____________
Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию: о типе документа, например «Справка...»; о сфере его использования, например, «Донецкая Народная Республика» или «Харцызск» и т.п.
У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.
1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причём вопрос и ответ – два связанных по смыслу самостоятельных предложения.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).
Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали, например:
¾ фамилия;
¾ имя;
¾ отчество;
¾ год, число и месяц рождения;
¾ место рождения;
¾ образование;
¾ какими иностранными языками владеете;
¾ какие имеете научные труды и изобретения, и т.д.
2. Еще один тип формализованного текста – таблица. Таблица – это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
Типовая Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, ГОСТ и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объёму, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определённые требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.
Обратите внимание
Процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка: лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка, называемый языком документа.
УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Унификация – действия, результатом которых должно быть достижение единообразия тех объектов, к которым применено это действие. Унификация предполагает последовательный отбор языковых средств на базе не меняющихся в процессе этого отбора правил или требований. В результате унификации получаем не только сокращение списка языковых средств, которые рекомендованы для использования в документных текстах, но и резкое сокращение их вариантов, существующих в общенациональном и литературном языках. В связи с унификацией неуместно говорить об обеднении языка официально-деловых документов. Результатом унификации становится обоснованный отбор и системное представление рекомендуемых языковых средств. При этом обеспечивается компактность и управляемость состава языковых единиц, их однозначное и одинаковое понимание членами документной коммуникации, отсутствие нарушений, связанных со стилевыми требованиями, предъявляемыми к документным текстам. Как правило, унифицирующие процессы имеют более конкретные по сравнению с упорядочением формы. Однако методика унификации документных средств пока что детально не разработана в области синтаксических реализаций.
В результате унифицирующих ограничений и рекомендаций, представленных в различных формах, достигаются важные цели – повышение надёжности документной коммуникации за счёт большей определенности значений реализуемых в текстах единиц, обеспечивается лингво-технологическое единообразие создания текстов.
По большому счёту это самая жёсткая форма регулирования параметров объекта, который подвергается стандартизации. Процесс стандартизации предполагает наличие стандарта – документа, в котором устанавливается и закрепляется система требований к документу, к его параметрам, к составляющим элементам.
Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:
¾ объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;
¾ строгое соответствие между составом информации и видом документа;
¾ использование текстовых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измере-ния и т.д.
Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объёму, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.
Стандартизация и унификация – обязательные свойства официально-деловой письменной речи – в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.
Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов – единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов – свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.
Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
______________________________________________________________________
1. Охарактеризуйте предмет и задачи редактирования.
2. Расскажите о задачах редактирования служебных документов.