Рис. 6.10. Алгоритм проведення приймання продукції

Дата: 2025-06-14; Просмотры: 1
Оценка:
0.00 из 5.00 — оценок
Скачиваний: 0

 

Перевірка супровідної документації. При прибутті транспортних засобів на склад одержувача насамперед перевіряють наявність супровідних документів (товарно-транспортної накладної, рахунку-фактури, технічного паспорта, сертифіката відповідності ДСТУ, посвідчення про якість тощо) і їх зміст на предмет відповідності умовам (кількість, асортимент, упаковка і т. д.), зафіксованим у договорі постачання. Якщо основні товарно-супровідні документи для приймання продукції відсутні, необхідно скласти акт про фактичну наявність продукції, який згодом підписують обидві сторони, що беруть участь в прийманні. Якщо відсутні додаткові документи, роблять відповідну відмітку в товарно-транспортній накладній.

Розвантаження транспортних засобів. У процесі розван­таження одночасно проводять підрахунок кількості товару, що поступив. Підрахунок необхідно вести в одиницях, вказаних у товарно-супровідній документації.

Перевірка кількості товару, що поступив. Якщо необхідно, перевірку кількості проводять у кожному вантаж­ному місці. При виявленні недостачі складають акт про приймання продукції, в якому указують: номер транспортної накладної і рахунку-фактури, кількість браку товару, його загальну вартість, передбачувані причини недостачі, осіб, що беруть участь в прийманні, їх підписи і дату складання акта. Якщо одна із сторін не згодна із змістом акта, їй надається право додатково зафіксувати в акті свою думку. Після виявлення недостачі і складання акта необхідно повідомити постачальника про результати приймання.

Приклад розміщення вантажів на складі надано на рис. 6.11

 

Рис. 6.11. Розміщення вантажів на складі

 

Приймання продукції за якістю і комплектністю. Залежно від умов, зафіксованих у договорі постачання, приймання продукції за якістю може проводитися із застосу­ванням часткової або повної вибірки товарів. Вибіркова (часткова) перевірка якості продукції з розповсюдженням результатів перевірки якості якої-небудь частини продукції на всю партію допускається у випадках, коли це передбачено стандартами, технічними умовами, особливими умовами постачання, іншими обов'язковими правилами або договором. При виявленні невідповідності якості продукції, що поступила, робітники складу зобов'язані припинити подальше приймання продукції і скласти акт, в якому вказується кількість оглянутої продукції і характер виявлених при прийманні дефектів. Після цього одержувач повинен повідомити постачальника про виявлення при прийманні продукції неналежної якості.

Залежно від рішення постачальника подальше приймання може проводитися за участю представника постачальника, незалежного експерта або одержувача в односторонньому порядку. Слід зазначити, що як повідомлення постачальника, так і його відповідь одержувачеві краще всього оформляти за допомогою телеграми, оскільки це прямий доказ (на відміну від сповіщення по телефону) дотримання обов'язку стороною, яка повинна провести повідомлення.

Проте робота з телеграфом часто пов'язана з великими часовими витратами, у зв'язку з чим найефективніше використовувати електронну пошту, але із застосуванням електронного цифрового підпису.

Крім акта, складають також претензійний лист (з метою допостачання товару з належною якістю або відшкодування в грошовому еквіваленті), який повинен містити: найменування і адресу підприємства, якому адресована претензія, вказівку щодо партії товару, кількість бракованого товару, вартість бракованого товару, номер і дату акта про приймання продукції, зміст самої вимоги (допоставити товар взамін товару з браком, сплатити вартість товару з браком тощо).

У додатку до листа необхідно надати копію акта про приймання, копію рахунка-фактури, копію товарно-транспортної накладної, копію телеграми (листа) про повідомлення підприємства-постачальника. Завершальна частина претензійного листа містить дату, підпис керівника підприємства, повне найменування підприємства.

Відповідно до принципової схеми технологічного процесу і в цілях чіткої організації робіт рекомендується складати технологічні карти, що розробляються стосовно конкретних умов складу. Технологічні карти можуть складатися для кожного товарного складу. Крім технологічної карти, рекомен­дується щодня складати добовий графік роботи складу.

Істотним резервом підвищення ефективності функціону­вання матеріалопровідних систем є перехід від традиційно розрізненого рішення завдань складування і транспортування до проектування єдиних транспортно-складських процесів.

Поєднання складського процесу із зовнішнім середо­вищем досягається рішенням різних задач, значна частина яких пов'язана з обробкою матеріальних потоків на постах розвантаження і приймання товарів.

У складській логістиці існує філософський принцип «все має своє місце і на цьому місці повинно зберігатися», тобто важливо, щоб за кожною товарною групою (товарною позицією) від постачання до постачання була закріплена певна зона зберігання, що дозволить надалі спростити пошук і підбір товару з місць зберігання, а також дотримуватись принципів товарного сусідства. Визначити кількість місць і їх конкретне місцезнаходження можна кількома способами. Перший - це використання даних інформаційної системи. Сьогодні практично будь-яка ERP- або WMS-система дозволяє достатньо швидко отримати дану інформацію. Проте кількість складів, які мають у своєму розпорядженні такі програми, складає приблизно від 3 до 5% загальної кількості складів на території України.

На складах площею до 1500-2000 м2 кількість і місце­знаходження вільних місць на складі зазвичай визначають виключно візуально, що займає значний час. Крім того, така інформація швидко втрачає актуальність, оскільки за час, який витрачає службовець на огляд, товар переміщується з однієї зони в іншу, і вільні місця вже, як правило, затоварю­ються. На складах більшої площі застосування такого методу неможливе в принципі.

Є ще один спосіб визначення місць зберігання - скла­дання карти розміщення вільних місць на складі (рис. 6.12). Цей спосіб може здатися вельми примітивним, але дозволяє істотно оптимізувати процес пошуку вільних місць на складі середньої площі - 2000-5000 м.

Рис. 6.12. Карта розміщення вільних місць на складі

Сутність методу зводиться до того, що отримується велика маркерна (пластикова) дошка, на якій незмивною фарбою наносять всі зони складу, стелажі, осередки із зазначенням адреси кожного стелажу і осередку (рис. 6.13). Коли проводиться комплектація замовлень, у листі відбирання або в іншому документі відзначається напроти кожної товарної позиції ступінь заповненості того осередку, з якого здійснюється відбір. Після комплектації замовлення або його частини той, що комплектує вписує цю ж величину маркером на дошці (карті) розміщення вільних місць на складі. ГІри цьому визначається перелік кольорів, якими проводять заповнення. Наприклад, червоний - повністю заповнений осередок, синій - осередок, заповнений наполовину, білий/ порожній - відсутність товару в осередку. Кількість кольорів збільшувати не рекомендується - це може призвести до плутанини

 

Рис. 6.13. План-схема складського приміщення

 

Ідентифікація. Така операція, як ідентифікація продукції, що поступає, має велике значення, адже якщо її не проводити, будь-який склад просто «задихнеться», оскільки надалі неможливо буде здійснювати ні облік і контроль за рухом і станом продукції на складі, ні його пошук при комплектації і інвентаризації. Проте до вибору методу ідентифікації слід підходити, ретельно зваживши завдання, що стоять перед складом, його техніко-технологічні і фінансові можливості, природу товарного асортименту тощо. У своїй практиці зустрічалися об'єкти, де ідентифікація практично не прово­дилася взагалі, а точніше, до періодично присутніх ярликів виробника на коробах і палетах вантажники підручними засобами «домальовували» їм одним зрозумілі символи і позначення, що, природно, надалі призводило до плутанини.

Проблему, як правило, намагалися вирішити різким, необдуманим введенням штрихового кодування, що в 80% випадків призводило до неефективних витрат, оскільки склади спочатку не були підготовлені до впровадження цього методу - не було техніко-технологічних можливостей для виконання даних операцій. Було відсутнє і належне програмне забезпечення. Таким чином, ефективність операцій по ідентифікації продукції на складах зводилася до нуля. У зв'язку з цим ми розглянемо три основні методи ідентифікації в складському технологічному процесі, кожний з яких може бути ефективним залежно від можливостей конкретного складу, цілей і завдань, що стоять перед ним.

Індивідуальне кодування. Це найбільш простий метод ідентифікації, що припускає мінімальні витрати на його впровадження і використання. Суть індивідуального кодування полягає у такому: кожній товарній позиції присвоюється індивідуальний код, який може містити інформацію («зміс­товий» код), а може не нести ніякої інформації («не змістове» кодування). При розробленні «змістового» коду необхідно визначити, яка інформація є найважливішою і вимагає збере­ження в коді. Наприклад, створюється дев'ятизначний код, що містить інформацію про постачальника (перші три цифри), інформацію про товарну групу (дві цифри) і товарну позицію (три цифри), про статус даного товару (наприклад, про його цінність, порядок зберігання тощо). Приклад структури індивідуального смислового коду наведено нарис. 6.14.

 

 

 

Рис. 6.14. Приклад структури індивідуального смислового коду

Абсолютно не обов'язково знати структуру коду оперативним працівникам - вантажникам, комплектуючим та ін. Важливо, щоб структура коду і значення кожної цифри були зафіксовані в нормативному документі підприємства і керівник складу, його заступники або інші особи за необхідності завжди могли розшифрувати інформацію по конкретній вантажній одиниці. Основною метою цього виду ідентифікації є можливість обліку продукції на складі, її індивідуалізації при комплектації замовлень. Аналогічну функцію має і «несмис- лове» кодування, коли кожній товарній позиції привлас­нюється свій номер, що дозволяє індивідуалізувати її серед іншої продукції при однорідному зовнішньому вигляді.

Вартість впровадження і використання цього методу невисока. Як правило, у витрати на введення індивідуального кодування включається тільки закупівля етикетної стрічки і друк на ній коду товарів, а також закупівля декількох етикет- пістолетів. Ярлик (етикетку) з надрукованим на ній кодом товарної позиції наклеюють за допомогою етикет-пістолета на кожну вантажну одиницю після закінчення операцій приймання продукції і її сортування.

Штрихове кодування (ШК). Впровадження ШК на складі дозволяє істотно прискорити процес приймання продукції (у випадку, якщо на вантажних одиницях, що надходять, вже є штрих-код), значно понизити вплив людського чинника в процесі виконання технологічних операцій і при інвента­ризації, спростити пошук (визначення) потрібного товару на стелажі або в стелажному осередку. Впровадження ШК обґрунтовується і тим, що все частіше великі клієнти торгових і виробничих компаній виставляють його наявність обов'яз­ковою умовою при закупівлях продукції.

Однак впровадження системи ШК вимагає певних основних і додаткових витрат. До основних витрат належить закупівля устаткування (термінали збору даних, сканери, сервер, принтер для друку етикеток), програмного забезпечення, сумісного з системою ШК, оплата послуг і внесків в Асоціацію Юніскан/ЕАN До додаткових витрат можна віднести навчання персоналу, послуги консультантів з підготовки складу до впровадження ШК тощо.

Радіочастотна ідентифікація (RFID), Система RFID з'явилася порівняно недавно і нині на складах практично не використовується. Проте успішний досвід впровадження цієї системи у ряді великих компаній в Європі (зокрема, в Італії і Німеччині) дозволяє зробити висновок, що в середньостроковій перспективі широке застосування системи RFID почнеться і в Україні. Система RFID складається з трьох елементів - влучна (tag), антена (reader) і комп'ютер (рис. 6.15).

У ідентифікаційну мітку заносяться необхідні дані про вантажну одиницю, після чого дані мітки можуть переда­ватися в комп'ютер за допомогою антени.

Переваги RFID:

• дані ідентифікаційної мітки можна змінювати і допов­нювати;

• на мітку можна записати значно більше даних в порівнянні з штрих-кодом;

• дані на мітці можуть бути засекречені;

• радіочастотні мітки довговічніші;

• розташування мітки не має значення для зчитування (мітка може знаходитися усередині короба або палети);

• мітка краще захищена від дії навколишнього середовища; мітки можуть бути багаторазового використання.

 

При використанні RFID з'являється можливість контро­лювати переміщення вантажу.

 

 

Рис. 6.15. Основні елементи RFID

 

Недоліки RFID:

· відносно висока вартість;

· неможливість розміщення під металевими і електропро­відними поверхнями;

· схильність перешкодам у вигляді електромагнітних полів:

· можливість тільки локального використання.

Таким чином, порядок приймання товарів регламенту­ється нормативними актами держави, а також умовами договору. Відповідно, всі процедури приймання повинні бути чітко сплановані, що дозволить, не знімаючи матеріальної відповідальності з конкретних осіб, знизити ризик зупинки логістичного процесу.

Залежно від функціонального призначення в логістичних процесах на складах беруть участь такі групи документів:

- документи, що використовуються для оформлення приймання товарів;

- документи, що використовуються для оформлення розміщення товарів на зберігання;

- документи, що використовуються для оформлення відпуску, продажу товарів.

 

Документи, що використовуються для оформлення приймання товарів.

1. Журнал обліку вантажів, що поступають на склад. Застосовується для реєстрації супровідних документів постачальників і транспортних організацій на вантажі, що надходять-й контролю їхнього оприбуткування на складі підприємства.

2. Книга реєстрації видачі рахунків-фактур.

3. Акт про встановлену розбіжність у кількості при прий­манні товару. Застосовується для оформлення приймання товароматеріальних цінностей, що мають кількісні розбіж­ності проти даних супровідних документів постачальника.

4. Акт приймання товару за якістю. Застосовується при оформленні приймання товароматеріальних цінностей, що мають розбіжності проти даних супровідних документів постачальника.

5. Картка обліку виконання договорів. Ведеться працівником підприємства оптової торгівлі для контролю надходження товарів від постачальників по договорах і разових угодах.

6. Звіт про рух товарів і тари на складі. Складається завіду­вачем складом у двох примірниках. Перший - із первинними документами представляється в бухгалтерію, а другий - із розпискою бухгалтерії про прийняття звіту й прикладених до нього документів залишається у завідувача складом.

7. Книга обліку розбраковування товарів. Ведеться бракером на підставі рахунків-фактур і актів приймання за якістю з метою контролю результатів розбраковування.

8. Звіт про одержання вантажу експедитором. Складається щодня й служить для контролю одержання вантажу зі станції залізниці й доставкою цього вантажу на склад.

9. Журнал обліку вантажів, що надходять в експедицію. Ведеться завідувачем експедиції для обліку вантажів, що надходять від постачальників і транспортних організацій через експедиційний склад.

10. Прибуткова накладна. Складається матеріально відпові­дальною особою при надходженні на підприємство цінностей у випадках, передбачених інструкціями з обліку окремих операцій.

11. Акт на оприбуткування товарів, що надійшли без доку­ментів постачальника. Застосовується для оформлення приймання товарів, що надійшли до одержання рахунку- фактури постачальника.

Документи, що беруть участь в операціях по розміщенню товарів на зберігання.

1. Ярлик складський. Виписується завідувачем складу оптового підприємства на кожне найменування й сорт товарів, що надійшли, у даній партії.

2. Книга реєстрації номенклатурних номерів на товари. Застосовується для реєстрації номенклатурних номерів на товари, що надходять на склади.

3. Картка обліку. Застосовується для ведення аналітичного обліку в складах оптової торгівлі з різноманітним асорти­ментом товарів.

4. Товарна книга. Ведеться матеріально відповідальними особами для обліку товарно-матеріальних цінностей. На кожне найменування товару (кожний номенклатурний номер) у книзі відкривається окремий рахунок. Рахунки розташовуються в порядку зростання номенклатурних номерів.

Документи, що беруть участь в операціях з продажу й відпуску товарів зі складів підприємств оптової торгівлі.

1. Замовлення-заявка. Складається покупцем і корегується товарознавцем-реалізатором з урахуванням наявності товарів на складі. Товарознавець уточнює й заповнює в замовленні-заявці дані, необхідні для виписки рахунку- фактури, а також для спрощення пошуку товарів на складі.

2. Договір поставки. Укладається між оптовим підпри­ємством та покупцем і служить для визначення розмірів, строків і умов продажу, відпуску й доставки товарів.

3. Журнал реєстрації замовлень покупців. Ведеться товарознавцем-реалізатором на підставі замовлень покупців, що надійшли як при особистому відбиранні в залі товарних зразків, так і отриманих за допомогою засобів зв'язку. Служить для контролю своєчасності виконання замов­лення покупців.

4. Картка незадоволеного попиту. Ведеться товарознавцем- реалізатором по покупцях на підставі їхніх замовлень і служить для обліку незадоволеного попиту, а також для контролю виконання незадоволених замовлень.

5. Зведений відбірний лист на комплексне відбирання. Скла­дається товарознавцем-реалізатором на підставі замовлень покупців для комплексного відбору товарів на складі для групи покупців.

6. Рахунок-фактура. Виписується на товари, фактично відібрані для покупців на складі оптового підприємства.

7. Пакувальний ярлик. Виписується в тих випадках, коли відбирання й упакування товарів здійснюється на складі без участі представника покупця.

8. Журнал передачі товарів зі складу в експедицію. Ведеться завідувачем складом на підставі рахунків-фактур для контролю передачі товарів в експедицію.

9. Журнал обліку товарів і рахунку-фактур, прийнятих в експедицію зі складів і відправляється покупцеві. Ведеться в експедиції оптового підприємства; служить для контролю відправлення товарів покупцям і повернення підписаних покупцями рахунків-фактур.

10. Товарно-транспортна накладна. Виписується в чотирьох примірниках (якщо платником є вантажоодержувач):

- перший служить підставою для розрахунків з автотранс­портною організацією і є додатком до рахунку на оплату за перевезення матеріальних цінностей;

- другий є підставою для обліку роботи автотранспорту й додається до маршрутного листа;

- третій додається до товарного звіту відправника вантажу, здається в бухгалтерію;

- четвертий направляється вантажоодержувачеві. Якщо платником є відправник вантажу, то товарно-транспортна накладна виписується в трьох примірниках.

11. Пропуск на виїзд з території підприємства.

12. Заявка на автотранспортні перевезення. Є документом для забезпечення своєчасної доставки товарів покупцям. Складається завідувачем експедиційним складом, підпису­ється заступником директора оптового підприємства.

13. Журнал обліку використання автотранспорту. Ведеться в експедиції оптового підприємства. Служить для обліку автотранспорту, що прибуває за заявкою, і контролю за його знаходженням на маршруті.

14. Картка обліку інвентарної тари. Ведеться експедицією оптового підприємства для обліку руху інвентарної тари.

15. Книга реєстрації документів, що здійснює централізовану доставку й кільцеве завезення товарів. Видається особі, що здійснює централізовану доставку й кільцеве завезення товарів.