Официальный документ составлен!
Как правильно оформить и отправить письмо, запрос, требование чтобы ответ получить непосредственно от лица имеющего право без доверенности действовать от юридического лица.
1. ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТ ПРАВИЛЬНО!!!
Шаг 1. Составляем текст нужного документа. С простановкой Даты и подписи.
Шаг 2. В шапке прописываете в первую очередь от кого и записываете себя ИОФ. Адрес фактического пребывания. И только затем (ниже) в части «Кому» - Название организации, и из выписки ОГРН, лицу имеющему право без доверенности действовать от юридического лица название его должности, ФИО и (обязательно!) ИНН начальника которому адресовано. Адрес юридического лица.
Шаг 2. Проставьте нумерацию листов, даже если это 1 лист.
Если документ составлен на одном листе, то пишем строчку под основным текстом документа, перед датой и подписью: Документ составлен на одном листе с текстом на одной стороне листа (либо «…с текстом на каждой стороне листа). Если есть приложения, то дописываем еще «…с приложением на стольких-то листах (пример: Документ составлен на одном листе с текстом на одной стороне листа с Приложением на 3 (трех) листах.
Если документ составлен на нескольких листах или с приложениями, то пишем сточку (Пример. Документ составлен на 7 (семи) листах с текстом на одной стороне каждого листа с Приложениями на 3 (трех) листах.
Шаг 3. (Если документ составлен на одном листе без приложений, то сразу переходим к следующему 4 му шагу) Если документ составлен на нескольких листах, то обязательно прошиваем его капроновыми нитками, приклеиваем квадратик из бумаги захватывая концы ниток и пропуская их между квадратиком и последним листом документа. На квадрате пишем: Прошито, пронумеровано и скреплено личной подписью и личной печатью (если есть) 4(четыре) листа с текстом на одной стороне каждого листа. Ставим Дату и Инициалы с Фамилией, подпись и печать. Печать захватывает часть подписи и последнего листа документа (съезжает на документ с квадратика). Для пущей важности можно дописать «при свидетеле» или свидетелях их Инициалы с фамилией и они тоже ставят автографы свои.
Официальный документ составлен!
2. ОТПРАВЛЯЕМ ПРАВИЛЬНО!
Отправка по Почте заказным письмом с уведомлением о вручении – это самый надежный способ подтверждения Официальности документа.
Почта выступает при этом неким официальным посредником между Вами и оппонентом и фиксирует факт того, что вы действительно отправляли документы .
Но факт фиксации действия нужно пройти по правильному алгоритму. Это очень важно, поскольку у Почты как оказалось есть некоторые подводные камни. Как их обойти?
1. На почте покупаете отдельно конверт для отправки документа. Одновременно берете уведомление
На конверте в части Кому полностью, точно как в шапке своего документа прописываете организацию и лицо. Пишем адрес.
Заполняем Уведомление о вручении. Там, где адрес кому отправлено письмо игнорируя все строчки пишем не только адрес (Куда), но и вновь прописываем как на конверте и в шапке документа. Все взаимосвязанные документы должны содержать идентичную информацию.
2. У оператора просим продать марки на документ для отправки заказным письмом с уведомлением. Это проделываем отдельно. Они взвешивают письмо и продают марки. Если будут что-то спрашивать, то говорите, что нужно отдельным чеком и наклеивать хотите самостоятельно. Получаете марки и чек. Никуда не отходите от окна, сразу наклейте марки.
3. Далее вы говорите оператору, чтобы она оформила отправку заказного письма с указанием, что у клиента свои марки! У них есть эта строка. Если будет говорить, что они оформят просто графой с 0 (нулем), то сразу пресекайте и говорите, что нет. Мне не нужен ноль , а нужно подтверждение, что я произвел(а) оплату именно марками . Настаивайте, что бы они проставили в оформлении отправки именно графу «У клиента свои марки».
Примечание: Объяснение для вас (им говорить это не нужно!)
При выборе именно этой графы в их платежном документе отображается строка «Оплата марками». Почему нам нужны именно марки? Кратко, не вдаваясь в подробности - Марка является ценной бумагой, бибарики ею не являются. Марка – общемировая ценная бумага, то есть имеет не только местное значение, но и дает легализацию общемировую.
4. На этом этапе вам возможно придется повоевать. Дело все в том, что почта печатает чеки с использованием исчезающих чернил. Сразу требуйте копию их чека с заверением «Копия верна» должность и фамилия. Они требуют за копию деньги. Если вы не готовы дать отпор, то платите. За право, получить документ, который они и так обязаны дать, приходится давать отпор. Но обычно это впервый раз. Нехотя, но делают. Далее ходите к тому же оператору, который Вас наверняка )) запомнил. Или устраиваете дрессуру следующему. На нашей почте осталась только одна оператор которая нас не обслуживала, но и она уже слышала все наши требования и видела, что они в итоге исполнялись.
Итак! С вас требуют деньги за копию. Говорите: выставляйте счет по 103 ФЗ. Они делают круглые глаза. Пока они не очухались вы делаете следующий удар . «По этому закону вы обязаны выставить счет за оказание услуг по счету для платежного агента. Вы таковым не вляетесь, а следовательно у вас нет специального счета, а оплата на другие счета является финансированием терроризма. Если вы будете настаивать, то это будет принуждением меня к нарушению уголовной статьи, следовательно сами попадете под уголовную статью причем лично Вы. Вы не заставите меня нарушать уголовный кодекс.
Во вторых, мы не обязаны доказывать, что у нас был документ, а осталась голая бумажка. Это ваша вина, что ваши чернила исчезают, вот и заверяйте и делайте копии своих документов сами.»
Ответы которые мы слышали )))
* я заплачу за вас из своего кармана! Ответ: мне все равно, платите.
*Если начальник разрешит, то я сделаю.
Ответ: Начальника сюда! И Те же «снаряды» посылаете начальнику. Начальник обычно, чтобы снять напряжение и чтобы остальные посетители не грели уши дает распоряжение сделать копию. Если начальник продолжает упираться, то говорите, что обратитесь в налоговую, прокуратуру и запустите процедуру проверки по использованию специальных счетов. Любая проверка - это неудобства для них, поэтому из-за 20 рублей они настаивать на своей правоте не продолжают.
5. После получения заверенный копий Вежливо и с улыбкой говорите «Спасибо!» и спокойно уходите ждать ответа.
На такие документы не приходится ждать долго ответа. Обычно отвечают быстро. Со всеми доставками по почте не более 2х недель выходит, то есть ответ они составляют в течение 10 дней с момента получения, хотя в документе вы этого даже не указываете.