10. Проведение мероприятия.
11. Подведение итогов мероприятия.
Подготовка к фестивалю начинается с принятия решения о необходимости его проведения и выхода соответствующего указания. Затем разрабатывается программа фестиваля, где указываются тема, место и время проведения. После этого расписывается каждый день и час работы участников фестивали, излагаются расписание и программа выступлений, репетиций, указываются время завтрака, обеда, ужина, свободное время участников фестиваля, культурная программа (экскурсии, вечера отдыха и др.).
Таких программ составляется две:
· внешняя - для гостей - участников фестивали;
· внутренняя, более развернутая, с подробным описанием всех мероприятий, указанием ответственных лиц и их контактных телефонов - для организаторов фестиваля (оргкомитета, рабочей группы, обслуживающего персонала).
В международных фестивалях, крупных мероприятиях с большим количеством участников назначение ответственных лиц и сроков исполнения закрепляется приказом.
Важно обеспечить связь ответственных лиц с руководителем и между собой, а с некоторыми сотрудниками - круглосуточную связь на время проведения фестиваля. Рекомендуется приобретение карт оплаты мобильной связи различных операторов (по согласованию с сотрудниками), и эти расходы включаются в смету мероприятия.
Сценарий торжественного открытия и закрытия фестиваля составляется специалистами творческих отделов, с учетом пожеланий руководителя и списка предполагаемых выступлений почетных гостей.
Статус мероприятия повышается за счет присутствия на нем высокопоставленных лиц. В обязанности организаторов входит также осуществление контактов с различными высокими международными и российскими организациями.
Письмо-приглашение почетному гостю должно содержать информацию о фестивале с указанием его статуса, сообщение о согласии принять в нем участие других высокопоставленных лиц и приглашение принять участие в открытии или присутствовать на протяжении всего времени проведения фестиваля.
Организаторы заботятся о встрече почетных гостей, размещении и организации питания.
Очень важный этап - информационное и правовое обеспечение участников фестиваля, включающее рассылку информационных писем о проведении фестиваля, писем-приглашений с указанием сроков и условий участия заинтересованным партнерам. После заполнения заявок на участие и решения правовых вопросов (оформление приглашений, виз) определяется точное количество участников фестивали. Затем необходимо выяснить, какие помещения понадобятся в ходе проведения мероприятия, и оборудовать их соответственно целям, провести ремонт там, где это необходимо, приобрести дополнительную мебель и инвентарь согласно плану подготовки к фестивалю.
Транспортное обслуживание - один из главных вопросов в организации фестиваля. По заявке на участие или в ходе дальнейшей переписки с представителями делегаций выясняется, каким видом транспорта коллектив воспользуется для прибытия на фестиваль (самолет, поезд или автобус). После того как получена необходимая информация, составляется заказ на транспортное обслуживание, учитывая количество автобусов и маршруты, соответственно программе проведения фестиваля.
Сотрудник, ответственный за транспортное обеспечение, составляет сводный график работы транспорта на время проведение фестиваля, где указываются дата, время и место прибытия, пункт назначения, количество человек для перевозки, лицо, ответственное за перевозку, фамилия, имя, отчество водителя и его контактный телефон.
Решая вопросы финансирования за счет предприятия, нельзя забывать и о тех, которые потребуют дополнительных расходов, а именно:
· приобретение дополнительных технических средств, мебели, инвентаря согласно плану подготовки к фестивалю;
· изготовление рекламной продукции и проведение рекламной кампании.
Рекламная кампания является важным этапом в подготовке мероприятия.
1.За месяц до события в областных, городских и районных газетах публикуются статьи о фестивале, рассказывающие об истории его создания и проведении предыдущих фестивалей, дается информация об очередном и приглашение его посетить. За неделю до фестиваля в газетах публикуется подробная программа его проведения, информация о зарубежных коллективах-участниках и именитых почетных гостях фестиваля. Желательно наличие нескольких фотографий.
2.Для телевизионной рекламы снимается небольшой рекламный ролик, дается информация о сроках и месте проведения фестиваля, участницах, ссылка на источник более подробной информации.
3.Для радиоэфира целесообразно провести накануне мероприятия небольшую передачу, посвященную фестивалю. Акцент должен быть сделан не столько на фактах из истории проведения, сколько на ярких впечатлениях зрителей и, возможно, самих участников.
Рекламное сообщение должно включать информацию о сроках и месте проведения фестиваля, участницах. Во время проведения фестиваля по радио в течение дня можно транслировать программу выступлений коллективов на текущий день.
4.Изготовление афиш, оформление учреждений культуры, размещение подробной программы фестиваля на стендах возлагается на художников-оформителей. Самое важное во внешнем оформлении - установление эмблемы фестиваля на центральном фасаде и флагов стран - участниц фестиваля. Изготавливаются программки и пригласительные билеты, которые распространяются по школам, организациям и предприятиям города.
Составляя смету расходов, нужно подумать и о дополнительных источниках финансирования мероприятия. Процесс сбора средств, которые используются для поддержки и реализации социально значимых программ, называется фандрайзинг. Для организации фестивалей возможно несколько способов фандрайзинга.
1.Средства из местного бюджета. Данный способ, бесспорно, подходит, так как администрация сама заинтересована в проводимом мероприятии.
2.Участие в государственных (или региональных) целевых программах. Такими программами управляют соответствующие ведомства, а на местах создаются специальные фонды. Таким образом, можно рассчитывать на средства из федерального, областного и городского бюджетов.
3.Обращения в коммерческие компании, банки. Многие из них начинают финансировать благотворительные программы и мероприятия. Здесь можно рассчитывать, как на получение целевого пожертвования, так и на спонсорские средства. Последние отличаются от пожертвований тем, что спонсор получает определенную коммерческую выгоду от взаимодействия с организацией.
Так, например, во время проведения фестиваля проводится рекламная кампания его спонсоров. Нужно учесть, что компании бывает легче предоставить свои товары (бесплатно или с ощутимой скидкой) или оплатить какие-то счета, чем выделить деньги.
Накануне открытия фестиваля проводится совещание на предмет готовности всех служб к мероприятию, выясняется состояние материально-технической базы, устанавливается, насколько реализованы все пункты плана по подготовке к фестивалю, решаются незавершенные вопросы.
По итогам проведения фестиваля выясняется, насколько технология процесса его подготовки и проведения была эффективно спроектирована, рационально распределены функции и ответственность между руководителями подразделений, как четко координировалась их деятельность во время проведения мероприятия.
Все фестивали сходны между собой своими целями, стремлением к восстановлению народных традиций, возвращению их в нашу жизнь. Вместе с тем ни один из них не повторяет другой, каждый раз обнаруживаются новые грани деятельности, выявляются проблемы и перспективы развития.
9. Методика подготовки и проведения выставки
Выставки могут быть: рекламные, тематические, конкурсные, итоговые, учебные, персональные.