Рис. 3. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
¾ уставом или положением об организации,
¾ положениями о структурных подразделениях,
¾ штатным расписанием,
¾ номенклатурой дел организации за прошлый год,
¾ описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
¾ регистрационными формами,
¾ ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
¾ типовыми и примерными номенклатурами дел.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
¾ в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
¾ в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
¾ в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
¾ в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
¾ в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
| Передал __________________________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и ______________________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял _________________________________________ ед. хр. и ______________________________________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам. Наименование должности работника архива организации Подпись Расшифровка подписи Дата |
Рис. 4. Форма итоговой записи и заверительной надписи
Вопросы
1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.
2. Передача дел в архив организации.
3. Ответственность за утрату документов.
4. Порядок восстановления документов.
5. Порядок уничтожения и утилизации документов.
6. Номенклатура дел и направления ее использования.
7. Виды номенклатур дел.
Литература
Пименова С. В. Учебно-методическое пособие «Документирование хозяйственных операций» — Санкт-Петербург,2012: BROWSELINK [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src