Раздел 1. Работа с первичной документацией
______МДК 01.01________
(дисциплина)
Группа : ЭК-21
Преподаватель: Шевченко Н. Н.
ЛЕКЦИОНННЫЙ МАТЕРИАЛ
Раздел 1. Работа с первичной документацией
1.1. Сущность и значение бухгалтерских документов
Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное и сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью предприятия с помощью документов.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения.
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Она составляет основу бухгалтерского учета.
Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами.
Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут также составляться на компьютерах. Они служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.
Бухгалтерские документы имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотребления. Сопоставление фактических данных, выявленных при инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу или излишек товарно-материальных ценностей.
С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и выявляются внутренние резервы предприятия.
Документы имеют доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или в суде. Они используются в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов.
Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявленными к ним требованиями.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
¾ своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
¾ простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
¾ рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
Различают типовые и специализированные документы.
Типовые документы используются в организациях различных отраслей экономики: промышленности, сельском хозяйстве, строительстве и предназначены для регистрации однородных распространенных операций. Специализированные формы документов служат для регистрации операций узкоотраслевого характера.
Создание и разработка документов – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат работников зачастую не в состоянии справиться с ним. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями организаций.
1.2 Классификация документов
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по следующим однородным признакам:
1. По назначению:
1) организационно-распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факт ее совершения, а поэтому не являются основанием для учетных записей. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. д.
2) исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т. д.
3) комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и исполнительных документов. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т. д.
4) документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и исполнительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости т. д.
2. По месту составления:
¾ внутренние документы составляются на данном предприятии для отражения внутренних операций. К ним относятся кассовые документы, накладные, акты, отчеты материально ответственных лиц и т. д.
¾ внешние – это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие. К ним относятся счета-фактуры, платежные поручения, платежные требования, выписки банков и т. д.
3. По порядку составления:
¾ первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, платежное требование и др.);
¾ сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. К ним относятся кассовые отчеты, авансовые отчеты, материальные, производственные отчеты и т. д.
4. По способу охвата операций:
1) разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.
2) накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К ним относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
5. По способу составления:
¾ заполняемые вручную;
¾ автоматизировано.
6. По содержанию хозяйственной операции:
¾ материальные документы – используются для отражения движения товарно-материальных ценностей;
¾ расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений с партнерами;
¾ денежные документы используют для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами.
7. По числу учитываемых позиций:
¾ однострочные;
¾ многострочные.
8. По типу носителя:
¾ бумажный;
¾ машинный.
1.3.Формы и реквизиты бухгалтерских документов
Характер операций, совершающихся на предприятии, может быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов.
Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и содержать определенные показатели.
Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские документы не могут являться основанием для подтверждения хозяйственной операции.
К обязательным реквизитам относятся:
1) наименование документа (формы), код документа;
2) наименование организации;
3) содержание хозяйственной операции;
4) измерители хозяйственной операции;
5) дата составления операции;
6) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, подписи и их расшифровки.
Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете.
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес, телефон, факс и др.
Форма документа – это порядок расположения реквизитов и их совокупность.
В зависимости от места расположения реквизитов в документах форма документов подразделяется на зональную, табельную, анкетную и комбинированную.
При зональной форме документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит располагается в своей зоне, которая для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей.
Табельная форма документа является продолжением зональной формы. Реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу.
При анкетной форме реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз.
Комбинированная форма сочетает все вышеперечисленные формы документов.
Чем сложнее и разнообразнее хозяйственная деятельность предприятия, тем больше применяется в ней разнообразных форм документов. Но в связи с переходом России на Международные стандарты учета разрабатываются унифицированные формы документов.
Основными принципами рациональной разработки форм документов являются их унификация и стандартизация.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения также должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Применение типовых унифицированных форм документов упрощает, облегчает и ускоряет работу счетного аппарата.
Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
В настоящее время Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ утверждены единые формы документов по различным разделам:
¾ учет основных средств и нематериальных активов;
¾ учет материалов;
¾ учет кассовых и банковских операций;
¾ учет рабочего времени и начисления заработной платы;
¾ учет торговых операций;
¾ учет инвентаризации;
¾ учет работы автомобильного транспорта и т. д.
Первичные учетные документы опубликованы в Альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, которые издает Госкомстат. Для тех хозяйственных операций, для которых не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.
Вопросы
1. Понятие бухгалтерского документа.
2. Классификация документов по назначению.
3. Классификация документов по месту составления и способа охвата операций.
4. Обязательные реквизиты документов.
5. Стандартизация документов.
Литература
Пименова С. В. Учебно-методическое пособие «Документирование хозяйственных операций» — Санкт-Петербург,2012: BROWSELINK [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src