Создание базы данных в среде Microsoft Access

Дата: 2025-05-25; Просмотры: 3

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Лабораторная работа №1

Создание базы данных в среде Microsoft Access

Порядок выполнения лабораторной работы

1. Создайте базу данных из основного меню (ОМ) с именем БД_КАФ. ОМ/Файл/Создать.

2. Создайте таблицы Сотрудники (СОТР) и Кафедры (КАФ)

СОТР (НС, ФИО, Должн, Каф, Зарпл)

КАФ (Каф, НС, Спец, Кол, Тлф)

Таблица Сотрудники

Таблица Кафедры

Таблицы могут быть созданы в различных режимах: Режим таблицы, Конструктор. Для этого в окне базы данных выберите Создание/Таблица либо Конструктор таблиц. Создайте таблицы СОТР и КАФ с помощью Конструктора таблиц. В режиме конструктора на пустом бланке укажите имена полей, типы данных и размеры. Не забудьте задать ключевое поле.

Структура таблицы Кафедра

Структура таблицы - Сотрудники

3. Введите данные.

4.Выполните действия в Режиме таблиц. Для выхода в Режим таблиц выберите имя таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Открыть. При необходимости настройте таблицу. Откорректируйте ширину столбцов, размер шрифта и т.д.

Произведите добавление, удаление и корректировку данных. Произведите сортировку данных по различным полям таблицы.

5. Произведите фильтрацию данных. Фильтрация - это процесс отбора данных по тем или иным критериям. Например, необходимо отобрать в таблице Сотрудники преподавателей кафедры САПР. Для этого выделите столбец КАФ и выберите в основном меню Главная/Фильтр . В открывшемся подменю выберите САПР. Для восстановления таблицы нажмите кнопку: Применить фильтр.

6. Выполните запросы. Запросы позволяют извлекать данные из базы данных. С помощью запросов можно извлекать данные не только из отдельных таблиц, но и из множества таблиц. Запросы могут быть на выборку, на создание новой таблицы, запрос на изменение, на обновление, на добавление, на удаление и т.д. В Access существуют два способа создания запросов: с помощью Конструктора запросов и с помощью Мастера запросов. С помощью Мастера запросов можно создать Запрос на выборку (Простой запрос) из одной или нескольких таблиц.

С помощью Конструктора запросов произведите выборку по следующим запросам:

- выделите всех доцентов (доцентов и ассистентов);

- выделите всех сотрудников, оклад у которых меньше 5000 руб.;

- выделите доцентов, работающих на кафедре САПР.

Чтобы создать запрос в режиме Конструктора запросов, выделите в диалоговом окне Создание опцию Конструктор запросов. Далее выделите таблицы, на которых должен основываться запрос. Нижняя часть окна Конструктора запроса называется Бланк запроса по образцу ( QBE ). Чтобы включить поля из таблицы в Бланк запроса, выделите соответствующие поля и перетащите их в бланк или введите из меню.

7. Выполните запросы с параметрами. Эти запросы позволяет более гибко задавать условия. Откройте окно запроса и добавьте в него таблицу (СОТР). Создайте запрос, отбуксировав необходимые поля в бланк запроса QBE и задав условие выбора, например: <[ЗАРПЛ]. Далее из меню выберите команды Конструктор/Параметры . Откроется окно диалога Параметры запроса. Введите параметр ЗАРПЛ и в качестве типа данных выберите Денежный. Сохраните. Далее можно многократно запускать данный Запрос, подставляя различные условия. Например, 3000,5000,6000.

8. Произведите вычисление данных. При запросах можно выполнять групповые операции. Для этого выберите в меню команд Конструктор/Итоги. На Бланке Конструктора запросов в строке Групповые операции щелкните правой кн. мыши и из всплывающего меню выберите необходимую функцию: SUM, AVG, COUNT, MAX, MIN и т.д.

Используя групповые операции, вычислите:

- Количество сотрудников.

- Общую сумму зарплаты всех сотрудников.

- Среднюю зарплату по должностям.

- Максимальную и минимальную зарплаты.

- Число сотрудников, работающих на кафедре САПР.

Произведите сортировку итоговых данных. Для этого укажите на Бланке в строке Сортировка: по возрастанию, по убыванию.

9. Связывание таблиц в Microsoft Access.

В базах данных для уменьшения избыточности, данные различных областей применения, хранятся в разных таблицах. Для получения сводной информации из разных таблиц их необходимо связать. Различают связи 1:1, 1:М. При втором типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей подчиненной таблицы. Но при этом должны быть определены первичные ключи.

9.1.Создайте базу данных ПОСТАВКИ, состоящую из 3-х таблиц:

Поставщики (КП, Имя, Статус, Город), где КП - код поставщика. Ключевое поле - КП.

Товары (КТ, Наимен., Вес, Цвет, Цена, Город). Где КТ - код товара. КТ – ключевое поле. Цена – формат поля – Денежный.

Поставки (КП, КТ, Колич.). КП и КТ – ключевые поля.

Таблица Поставщики

Таблица Товары

Таблица Поставки

9.2. Установите связь между таблицами. Для этого в основном меню выберите Работа с базами данных/Схема данных. Добавьте все три таблицы в окно Схемы данных. Далее буксируйте поле КП из таблицы Поставщики на одноименное поле таблицы Поставки. Затем поле КТ из таблицы Товары - на одноименное поле таблицы Поставки. В появляющемся окне Изменение связей в обоих случаях отметьте Обеспечение целостности данных. Сохраните созданную схему.

9.3. Создайте запросы к связанным таблицам

Откройте окно Конструктора запроса (Создание/Конструктор запросов) и добавьте необходимые таблицы для каждого запроса.

9.3.1. Выборка из одной таблицы – Поставщики:

- всех поставщиков в алфавитном порядке. Для этого в поле Сортировка указать – По возрастанию;

- поставщиков, находящихся в г. Самаре. Для этого в поле Условие отбора указать – Самара;

- поставщиков, чей статус выше 20. Для этого в Условие отбора указать >20.

9.3.2. Выборка из двух таблиц - Поставщики и Поставки:

- выдайте сведения о поставщиках, которые поставляют товар с кодом Р2. Для этого в Условие отбора указать – Р2;

- выдайте сведения о поставщиках, которые поставляют товары в Количестве >200. Для этого в Условие отбора указать >200.

9.3.3. Выборка из всех трех таблиц: Поставщики, Товары и Поставки:

- сведения о поставщиках, которые поставляют товар Винт. Для этого в Условие отбора указать - Винт;

- поставщиков, поставляющих товары, в наименованиях которых есть буква «а». Для этого в Условие отбора указать Like "*" & "а" & "*";

- поставщиков, поставляющих товары ценой менее (или более) 10р. Для этого в Условие отбора указать >10 (или <10).

10. Отчеты

Отчеты предназначены для вывода данных на экран или печать в соответствии с требованиями пользователя. Отчет содержит ту же информацию, что таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы, в частности, заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы. Простейший путь создания отчета состоит в использовании мастеров отчетов.

10.1. В окне базы данных выберите команду Создание/Мастер отчетов.

В появившемся окне Создание отчета выберите таблицу Поставщики, нужные поля и макет отчета, например, Табличный. Мастер отчетов создаст отчет, и Access откроет его в режиме предварительного просмотра.

10.2. Если отчет должен содержать фильтр или сортировку, откройте таблицу в режиме Таблица и убедитесь в установке фильтра или сортировки. Если это так, они будут автоматически включены в отчет.

10.3. Если для создания отчета желательно использовать существующий запрос, в окне Создание отчета выберите нужный запрос.

10.4. Отчет с группировкой данных

Группировка позволяет сгруппировать отчет по дополнительным уровням. Например: Наличие товаров по городам.

Выберите таблицу Товары. Из нее выберите поля Город, Наимен., Цена. В окне Создание отчета укажите в качестве уровня группировки Город. Для получения итоговых данных по полю - Цена нажмите кнопку Итоги, выберите Sum. Выберите подходящий макет отчета. Выберите стиль. Сохраните отчет. Просмотрите отчет.

10.5. Конструктор отчетов

Пользователь может улучшить созданный ранее отчет или создать новый в режиме конструктора отчетов. По умолчанию Access различает в отчете пять областей: Заголовок, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Область примечаний. Заголовок и примечание отчета печатаются один раз в начале и в конце отчета. Верхний колонтитул содержит заголовок столбцов таблицы. Область данных содержит записи запроса. Отчет в режиме конструктора формируется так же, как и форма.

Для получения отчета из связанных таблиц необходимо вначале создать соответствующий запрос, в котором объединены данные из разных таблиц. После сохранения запроса можно приступить к созданию отчета прямо из окна запроса. Для этого необходимо выбрать пиктограмму Мастер отчетов во вкладке Создание. Воспользуйтесь услугами мастера Группировка данных и Итоги и выберите для отчета все поля исходного запроса.

Например: