Лекция №14: Делопроизводство дошкольной организации
Цель: познакомить с содержанием делопроизводства дошкольной организации
План
1. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных организациях.
2. Инструкция кадрового делопроизводства
3. Составление номенклатуры дел
4. Порядок использования и хранения персональных данных работников организации
Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления в дошкольных организациях на требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности ДО.
Основные задачи делопроизводства в дошкольной организации - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Качество управления дошкольной организацией напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Инструкция кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
Организационные документы
Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Организации, организацию работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого структурного подразделения.
К основным организационным документам относятся:
- устав;
- штатное расписание;
- правила трудового распорядка;
- должностные инструкции;
- различного рода правила, положения и т. д.
- Распорядительные документы
- К распорядительным документам относятся:
- приказы;
- распоряжения;
- решения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие процессы движения кадров, их учета, оценки и т.д.
Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относятся:
- акты;
- справки;
- докладные и объяснительные записки;
- телеграммы и телефонограммы;
- протоколы;
- заявления;
- графики ежегодных отпусков;
- другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
Устав детского сада
Устав ДО является основным организационным документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности ДО в соответствии с Законом РК «Об образовании» и Типовыми правилами организации деятельности дошкольной организации. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.
Устав разрабатывается самостоятельно и утверждается его учредителем согласно Закону РК «Об образовании». Для каждого ДО устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 41 Закона РК «Об образовании».
Подготовка устава – ответственная и трудоемкая работа, так как важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДО, права и обязанности участников образовательного процесса.
Составление устава рекомендуется проводить с участием юриста.
Содержательная часть состоит из следующих основных разделов:
- Общие положения.
- Цели и предмет деятельности.
- Организация образовательного процесса.
- Участники образовательного процесса.
- Управление учреждением.
- Финансовая и хозяйственная деятельность.
- Регламентация деятельности.
- Реорганизация и ликвидация.
- Завершающим этапом в работе над уставом является его регистрация, после чего выдается свидетельство.
Наличие свидетельства о регистрации позволяет ДО открывать счета в банковских учреждениях, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень оформленных в установленном порядке заголовков дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием сроков их хранения и является частью сводной номенклатуры дел Организации, а потому составляется, оформляется и ведется по общим правилам, как и номенклатуры дел других структурных подразделений Организации.
Номенклатура дел предназначена для:
- организации группировки исполненных документов в дела;
- систематизации и учета дел;
- определения сроков их хранения;
- служит основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 6 лет) и временного (до 6 лет включительно) хранения;
- является учетным документом дел временного (до 6 лет включительно) хранения.
Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего календарного года.